Для чего нужны BI-системы и как их использовать

BI-системы востребованы в компаниях, уделяющих повышенное внимание аналитике бизнес-процессов. Описание функционала подобного ПО во многом заложено в самом названии — аббревиатура системы управления BI расшифровывается как Business Intelligence, а по-русски как бизнес-аналитика.

Если простыми словами описывать, как система управления BI помогает руководителям бизнеса, то можно представить следующую схему.

Как видите, руководителю компании или отдела не приходится самостоятельно анализировать данные из каждого источника — он видит картину целиком, в сравнении всех факторов. И это основное преимущество BI-систем.

Внедрение BI-системы позволяет сделать управление организацией более ситуативным и соответствующим конкретной бизнес-стратегии. Это положительно сказывается на развитии компании. Инструменты BI-системы помогают анализировать любой аспект работы, от эффективности рекламных кампаний до динамики набора сотрудников. Поэтому отличительная черта этих программ — возможность подключения к любому ПО, которое используется в компании, что нужно для проведения аналитической работы без ограничений.

Что представляют собой BI-системы

Аналитическая система BI — это не просто алгоритм обработки данных. Такое программное обеспечение представляет собой набор инструментов, которые не только собирают информацию и обрабатывают ее, но и дают предварительный прогноз. Не менее важный аспект — это «упаковка» полученных выводов, которые предоставляются пользователям в наглядном и понятном виде. Как и в CRM, оснащенных аналитическими инструментами, все отчеты качественно оформлены, поэтому не придется расшифровывать итоги бизнес-аналитики BI-системы. Визуализация анализа в BI-системах играет большую роль, поэтому стоит это учитывать при выборе программного обеспечения.

И платные, и бесплатные BI-системы можно сравнить с диагностическим оборудованием в мастерских. С его помощью тоже можно получить исчерпывающую информацию о состоянии устройства, чтобы принять решение о методике ремонта. Если ведете бизнес, BI-система поможет определить как проблемные зоны, так и точки роста.

Практически у каждой BI-системы аналитика универсальна, и это еще один важный нюанс. Благодаря этому рабочий стол программы на компьютере логиста будет отличаться от того, что увидит на экране юрист или бухгалтер. Возможности BI-систем в плане аналитики почти безграничны, поэтому программы оценивают все направления работы компании. Каждый сотрудник организации, имеющий доступ к программе, настраивает ее внешний вид под себя — вряд ли HR-специалисту будет интересен отчет по маркетинговой активности. И кастомизация очень важна — в этом давно убедились пользователи Мегаплана, которые могут настроить интерфейс CRM под себя, убрав с рабочего стола всё лишнее.

Какие программные продукты относятся к BI-системам

Мы не просто так упомянули CRM. Кроме специализированных программных продуктов, среди которых есть и российские BI-системы, к числу ПО, выполняющего аналитическую функцию, можно отнести и некоторые CRM. Поэтому во многом выбор BI-системы зависит от особенностей предприятия — если речь идет о крупной организации, можно внедрить профильную программу, обладающим всем необходимым для полноценного анализа по разным направлениям. В случае с менее крупными компаниями можно обойтись CRM с хорошим аналитическим потенциалом.

Как использовать BI-системы: примеры эксплуатации ПО

Важное преимущество BI-системы — сравнение информации, полученной не только из внутренних баз данных, но также из внешних источников. Это могут быть метрики сайта или сведения из внешних баз данных. При необходимости можно настроить доступ к информации, которая хранится в других программах для бизнеса, в том числе доступна интеграция с CRM. Благодаря такому подходу пользователи получают максимально объективные отчеты, на основании которых могут принимать взвешенные управленческие решения.

Исследование, проведенное TAdviser, показывает, что чаще всего BI-системы используют в таких сферах, как розничная торговля (67%), электроэнергетика (60%) и металлургическая промышленность (53%). В списке отраслей с наименьшим присутствием подобных программ: фармацевтика, автомобильная индустрия и горнодобывающая промышленность — на них приходится 17% и 20% соответственно.

Как правило, BI-система экономит время. Если в обычной ситуации руководителю или другому сотруднику компании нужно ждать, пока аналитик предоставит свой отчет, то при наличии профильного ПО ожидание сведено к минимуму. Достаточно ввести параметры, чтобы получить не только нужные графики, таблицы или диаграммы, но и прогноз развития ситуации.

Виды BI-систем

Как и CRM, такое ПО можно разделить на типы по принципу локализации. То есть базы данных могут быть в облачном хранилище, за которое отвечает разработчик, либо на сервере компании-пользователя. Использовать в качестве критерия для классификации архитектуру BI-систем будет не совсем правильно — такие платформы представляют комплекс программ, и их набор может меняться в зависимости от целей компании. Различаются также источники информации для анализа, алгоритмы их обработки, а еще способы визуализации. Упрощенная схема системы класса BI выглядит так, как показано дальше.

Проблемы BI-систем

Можно внимательно изучить какой-либо рейтинг BI-систем, чтобы выбрать лучшую платформу и при этом столкнуться с проблемами при внедрении или во время эксплуатации ПО. Обычно неудачи вызваны сложностями в адаптации коллектива к новому программному обеспечению. Кроме того, к факторам, вызывающим проблемы, можно отнести следующие:

1. Завышенные ожидания. После установки дорогостоящей программы некоторые руководители начинают воспринимать ее как волшебную палочку, которая должна работать сама по себе.
2. Отсутствие плана внедрения ПО. Посмотреть обзор BI-системы недостаточно. Нужно четко понимать, зачем нужна программа и как ее масштабировать по мере развития бизнеса.
3. Некорректная настройка. Попытки сэкономить на услугах интегратора могут привести к тому, что программное обеспечение не будет работать полноценно.
4. Слабое понимание бизнес-процессов. Как показывает практика, некоторые руководители или главы отделов недостаточно хорошо понимают специфику процессов, запущенных в компании. По этой причине менеджмент не всегда понимает, какие меры принять для улучшения отдельных этапов работы организации.

Поэтому недостаточно проанализировать рынок BI-систем в России, пытаясь отыскать лучшую программу. Важно понимать, что подобное ПО — не статичное, оно не работает по принципу «установил и забыл». BI-система должна развиваться вместе с компанией, адаптируясь под меняющиеся условия.

Какую программу выбрать

Для внедрения в крупной компании, где запущено много бизнес-процессов, можно выбрать профильную BI-систему, которых много на российском рынке. Важно понимать, что затраты на внедрение будут высокими — на итоговый ценник влияет не только абонентская плата, но и стоимость настройки программного обеспечения. К тому же, если речь идет не о крупном, а о среднем бизнесе, BI-система может оказаться слишком сложной по функционалу — объем ее опций будет избыточным.

В большинстве случаев оптимальным решением окажется CRM, в которой проработаны аналитические возможности. При правильном использовании программы можно получать все необходимые отчеты, информация в которых будет скомпонована максимально наглядно. К числу таких CRM можно отнести и Мегаплан.

Пользователи Мегаплана получают современную программу, которую можно тонко настроить, адаптировав под специфику компании. Все отчеты и аналитические выкладки формируются автоматически — достаточно один раз настроить параметры их выдачи. Новым пользователям доступен бесплатный тестовый период.

Вопросы и ответы

Существуют ли полностью российские BI-системы?

Да, на фоне санкций многие зарубежные разработчики, занимавшие большую долю на российском рынке BI-систем, ушли из нашей страны. Это дало толчок для развития отечественного программного обеспечения, поэтому сейчас доступно множество программ различного уровня.

Можно ли использовать BI-системы или CRM в государственных учреждениях?

Да, это возможно. Процессы в частных компаниях и государственных структурах не имеют критических различий, а аналитические функции ПО будут востребованы везде. Но важно, чтобы выбранная программа присутствовала в Реестре отечественного ПО. Это обязательное условие для использования программного обеспечения в госструктуре или компании с госучастием.

Насколько похоже разные BI-системы анализируют данные?

Качество аналитики зависит от программных алгоритмов, которые задействованы в этом процессе. Поэтому, выбирая BI-систему, важно обратить внимание на эти аспекты. В некоторых программах может быть несколько сотен алгоритмов, обрабатывающих полученную информацию.

Может быть инетресно:

• Что такое CRM система?
• Как внедрить CRM систему
• Сколько стоит CRM система