Просмотрено 123 Комментарии 6 минут

Для чего нужны BI-системы и как их использовать

BI-системы востребованы в компаниях, уделяющих повышенное внимание аналитике бизнес-процессов. Описание функционала подобного ПО во многом заложено в самом названии — аббревиатура системы управления BI расшифровывается как Business Intelligence, а по-русски как бизнес-аналитика.

Если простыми словами описывать, как система управления BI помогает руководителям бизнеса, то можно представить следующую схему.

система управления BI

Как видите, руководителю компании или отдела не приходится самостоятельно анализировать данные из каждого источника — он видит картину целиком, в сравнении всех факторов. И это основное преимущество BI-систем.

Внедрение BI-системы позволяет сделать управление организацией более ситуативным и соответствующим конкретной бизнес-стратегии. Это положительно сказывается на развитии компании. Инструменты BI-системы помогают анализировать любой аспект работы, от эффективности рекламных кампаний до динамики набора сотрудников. Поэтому отличительная черта этих программ — возможность подключения к любому ПО, которое используется в компании, что нужно для проведения аналитической работы без ограничений.

Что представляют собой BI-системы

Аналитическая система BI — это не просто алгоритм обработки данных. Такое программное обеспечение представляет собой набор инструментов, которые не только собирают информацию и обрабатывают ее, но и дают предварительный прогноз. Не менее важный аспект — это «упаковка» полученных выводов, которые предоставляются пользователям в наглядном и понятном виде. Как и в CRM, оснащенных аналитическими инструментами, все отчеты качественно оформлены, поэтому не придется расшифровывать итоги бизнес-аналитики BI-системы. Визуализация анализа в BI-системах играет большую роль, поэтому стоит это учитывать при выборе программного обеспечения.

И платные, и бесплатные BI-системы можно сравнить с диагностическим оборудованием в мастерских. С его помощью тоже можно получить исчерпывающую информацию о состоянии устройства, чтобы принять решение о методике ремонта. Если ведете бизнес, BI-система поможет определить как проблемные зоны, так и точки роста.

Практически у каждой BI-системы аналитика универсальна, и это еще один важный нюанс. Благодаря этому рабочий стол программы на компьютере логиста будет отличаться от того, что увидит на экране юрист или бухгалтер. Возможности BI-систем в плане аналитики почти безграничны, поэтому программы оценивают все направления работы компании. Каждый сотрудник организации, имеющий доступ к программе, настраивает ее внешний вид под себя — вряд ли HR-специалисту будет интересен отчет по маркетинговой активности. И кастомизация очень важна — в этом давно убедились пользователи Мегаплана, которые могут настроить интерфейс CRM под себя, убрав с рабочего стола всё лишнее.

CRM вместо BI систем

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

41%

Повышение эффективности работы менеджеров

29%

Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов

10%

Сокращение оттока клиентов


Какие программные продукты относятся к BI-системам

Мы не просто так упомянули CRM. Кроме специализированных программных продуктов, среди которых есть и российские BI-системы, к числу ПО, выполняющего аналитическую функцию, можно отнести и некоторые CRM. Поэтому во многом выбор BI-системы зависит от особенностей предприятия — если речь идет о крупной организации, можно внедрить профильную программу, обладающим всем необходимым для полноценного анализа по разным направлениям. В случае с менее крупными компаниями можно обойтись CRM с хорошим аналитическим потенциалом.


Как использовать BI-системы: примеры эксплуатации ПО

Важное преимущество BI-системы — сравнение информации, полученной не только из внутренних баз данных, но также из внешних источников. Это могут быть метрики сайта или сведения из внешних баз данных. При необходимости можно настроить доступ к информации, которая хранится в других программах для бизнеса, в том числе доступна интеграция с CRM. Благодаря такому подходу пользователи получают максимально объективные отчеты, на основании которых могут принимать взвешенные управленческие решения.

Исследование, проведенное TAdviser, показывает, что чаще всего BI-системы используют в таких сферах, как розничная торговля (67%), электроэнергетика (60%) и металлургическая промышленность (53%). В списке отраслей с наименьшим присутствием подобных программ: фармацевтика, автомобильная индустрия и горнодобывающая промышленность — на них приходится 17% и 20% соответственно.

Как правило, BI-система экономит время. Если в обычной ситуации руководителю или другому сотруднику компании нужно ждать, пока аналитик предоставит свой отчет, то при наличии профильного ПО ожидание сведено к минимуму. Достаточно ввести параметры, чтобы получить не только нужные графики, таблицы или диаграммы, но и прогноз развития ситуации.

Виды BI-систем

Как и CRM, такое ПО можно разделить на типы по принципу локализации. То есть базы данных могут быть в облачном хранилище, за которое отвечает разработчик, либо на сервере компании-пользователя. Использовать в качестве критерия для классификации архитектуру BI-систем будет не совсем правильно — такие платформы представляют комплекс программ, и их набор может меняться в зависимости от целей компании. Различаются также источники информации для анализа, алгоритмы их обработки, а еще способы визуализации. Упрощенная схема системы класса BI выглядит так, как показано дальше.

Виды BI-систем

Проблемы BI-систем

Можно внимательно изучить какой-либо рейтинг BI-систем, чтобы выбрать лучшую платформу и при этом столкнуться с проблемами при внедрении или во время эксплуатации ПО. Обычно неудачи вызваны сложностями в адаптации коллектива к новому программному обеспечению. Кроме того, к факторам, вызывающим проблемы, можно отнести следующие:

  1. Завышенные ожидания. После установки дорогостоящей программы некоторые руководители начинают воспринимать ее как волшебную палочку, которая должна работать сама по себе.
  2. Отсутствие плана внедрения ПО. Посмотреть обзор BI-системы недостаточно. Нужно четко понимать, зачем нужна программа и как ее масштабировать по мере развития бизнеса.
  3. Некорректная настройка. Попытки сэкономить на услугах интегратора могут привести к тому, что программное обеспечение не будет работать полноценно.
  4. Слабое понимание бизнес-процессов. Как показывает практика, некоторые руководители или главы отделов недостаточно хорошо понимают специфику процессов, запущенных в компании. По этой причине менеджмент не всегда понимает, какие меры принять для улучшения отдельных этапов работы организации.

Поэтому недостаточно проанализировать рынок BI-систем в России, пытаясь отыскать лучшую программу. Важно понимать, что подобное ПО — не статичное, оно не работает по принципу «установил и забыл». BI-система должна развиваться вместе с компанией, адаптируясь под меняющиеся условия.

Какую программу выбрать

Для внедрения в крупной компании, где запущено много бизнес-процессов, можно выбрать профильную BI-систему, которых много на российском рынке. Важно понимать, что затраты на внедрение будут высокими — на итоговый ценник влияет не только абонентская плата, но и стоимость настройки программного обеспечения. К тому же, если речь идет не о крупном, а о среднем бизнесе, BI-система может оказаться слишком сложной по функционалу — объем ее опций будет избыточным.

В большинстве случаев оптимальным решением окажется CRM, в которой проработаны аналитические возможности. При правильном использовании программы можно получать все необходимые отчеты, информация в которых будет скомпонована максимально наглядно. К числу таких CRM можно отнести и Мегаплан.

Пользователи Мегаплана получают современную программу, которую можно тонко настроить, адаптировав под специфику компании. Все отчеты и аналитические выкладки формируются автоматически — достаточно один раз настроить параметры их выдачи. Новым пользователям доступен бесплатный тестовый период.

Вопросы и ответы

Существуют ли полностью российские BI-системы?

Да, на фоне санкций многие зарубежные разработчики, занимавшие большую долю на российском рынке BI-систем, ушли из нашей страны. Это дало толчок для развития отечественного программного обеспечения, поэтому сейчас доступно множество программ различного уровня.

Можно ли использовать BI-системы или CRM в государственных учреждениях?

Да, это возможно. Процессы в частных компаниях и государственных структурах не имеют критических различий, а аналитические функции ПО будут востребованы везде. Но важно, чтобы выбранная программа присутствовала в Реестре отечественного ПО. Это обязательное условие для использования программного обеспечения в госструктуре или компании с госучастием.

Насколько похоже разные BI-системы анализируют данные?

Качество аналитики зависит от программных алгоритмов, которые задействованы в этом процессе. Поэтому, выбирая BI-систему, важно обратить внимание на эти аспекты. В некоторых программах может быть несколько сотен алгоритмов, обрабатывающих полученную информацию.

Может быть инетресно:


Вам понравилась статья?

0

  • Леонид 2023-12-26 04:00:18

    Чем больше данных вы автоматизируете, тем проще и точнее вам смогут посоветовать внедрение BI-системы.   Недоверие к внедрению некоторых функций никак не сказывается на  сервисности производства BI-систем.   Прогноз окупаемости технологии BI некорректен, поскольку его расчёт производится после внедрения.    По статистике, интеграция с BI — оптимальное решение, но напрямую из 90% источников может привести к ошибкам в коммуникации и лучшему пониманию данных.

  • Егор Журавлев 2024-01-09 08:00:12

    Даже простой эксель умеет анализировать данные, было бы только желание пользователя разобраться.

  • Иван Иванов 2024-01-19 08:00:12

    Для сбора аналитики множество BI-систем, однако важнее понять, какое именно ПО станет оптимальным вариантом.

  • Афанасий Дрозд 2024-03-24 20:00:12

    Круто! Знал бы прикуп — жил бы в Сочи BI — наше всё!

  • Никита Задорожный 2024-03-29 00:00:17

    BI — это сила! Погнали анализировать!

  • Егор Загорский 2024-04-11 00:00:13

    BI — это мегакруто! Помогают собирать аналитику, прям огонь!

  • Анатолий Бекетов 2024-04-12 00:00:11

    Хмм... Вот такой комментарий: «BI — это круто! Хочу знать больше о том, как они работают».

Комментарии для сайта Cackle