Как выстроить контроль бизнес-процессов в организации

Задача решается настолько результативно, насколько эффективен слабейший бизнес-процесс в цепочке решения. Поэтому основой для развития организации становится грамотная оценка процессов, повышение результативности каждого из них. Рассказываем о достижении этих целей.

Отсутствие корректного выполнения задач в срок можно назвать распространенной проблемой бизнеса. Так, согласно отчету компании Project.co, лишь 16% людей согласились с тем, что при выполнении работы не нарушают дедлайны. Остальные респонденты оценили свою эффективность намного ниже.

Что такое контроль бизнес-процессов

Бизнес-процесс – стандартизированный набор действий, которые необходимо выполнить для достижения поставленной цели. Контроль бизнес-процессов – совокупность его мониторинга, оценки и оптимизации.

Формализованный контроль бизнес-процессов организации:

• даёт представление о работе компании;
• выявляет точки роста;
• повышает управляемость бизнеса;
• снижает влияние человеческого фактора.

Так ли необходим контроль бизнес-процессов?

Обычно этот вопрос задают представители малого бизнеса, утверждая: «Наши процессы интуитивно понятны, нет смысла уделять внимание». Данное мнение ошибочно, покажем почему.

Пример базового бизнес-процесса:

Проблемы, регулярно возникающие в такой цепочке:

Перечисленные затруднения легко исправить:

1. определить желаемое время, в течение которого необходимо связаться с клиентом;
2. наладить оперативную связь между складом и отделом продаж, чтобы менеджеры имели информацию об остатках товаров;
3. включить в сценарий разговора предложение сопутствующих товаров.

Без контроля бизнес-процессов руководство не узнает об этих проблемах – а также не будет уверено в том, что процесс выполняется.

Система контроля бизнес-процессов

Фундамент контроля качества бизнес-процессов в организации – система сбора данных о происходящем в компании. Необходимо формализовать работу, сделать процессы легко управляемыми, проверяемыми.

Задача решается внедрением CRM. В состав таких решений входят функции, частично автоматизирующие бизнес-процессы, а также собирающие необходимые для контроля данные:

• Клиентская база. Единое хранилище данных о клиентах, контрагентах, партнерах организации. Состав заказов, даты обращений, контакты с менеджерами: исчерпывающая статистика по сделкам. Дает возможность оценить итоговую результативность бизнес-процессов, влияние принятых решений на количество заказов, средний чек, прибыль.
• Планировщик задач, учёт рабочего времени. Упрощает распределение задач между сотрудниками, обеспечивает автоматический контроль над бизнес-процессами внутри организации. Отслеживает занятость подчиненных в решении задач, временные затраты на процессы, результативность труда.
• Мессенджер. Единый архив переписки между сотрудниками помогает следить за тем, что люди обсуждают, выявлять слабые места. Например, информация по заказам ежедневно запрашивается в переписке: добавление таких данных в автоматический обмен сведениями позволит упростить процесс.
• Работа с документооборотом. Практика контроля исполнения бизнес-процессов показывает, что среди самых распространенных проблем присутствуют ошибки в заполнении документации. CRM автоматически формирует коммерческие предложения, акты, счета. Сведения ПО получает из собственной базы данных.

CRM поможет контролировать бизнес-процессы организации с минимальными вложениями.

Что конкретно даёт система контроля бизнес-процессов компании

Применение методов контроля бизнес-процессов обеспечивает следующие выгоды:

1. Оптимизация деятельности. Во время развития организации процессы складываются стихийно – цепочки действий изначально далеки от оптимума, либо становятся таковыми в ходе развития компании. Контроль помогает подсветить слабые места, привлекает внимание к проблемам.
2. Упрощение рутины. Автоматизация – стандартная точка роста. Внедрение CRM для контроля качества процессов в организации параллельно обеспечивает автоматизацию самого контроля, а также иной рутины: заполнения бумаг, составления отчётности, создания архивов.
3. Повышение качества работы. Напоминания о задачах, автоматическое информирование об изменении статуса проекта, оперативный контроль со стороны руководства. Перечисленные функции обеспечивают рост результативности работы компании.

Мегаплан обеспечивает рост результатов деятельности на уровнях от линейных сотрудников до топ-менеджмента.

Как выбрать систему контроля бизнес-процессов

Базовое требование – соблюдение баланса между сложностью внедрения решения и получаемыми результатами. В 90% случаев приоритетом становится минимизация издержек.

Кроме того, важны следующие факторы:

1. Доступность. Чем быстрее сотрудники компании освоят новое решение, тем полнее ПО раскроет собственный потенциал.
2. Способность к масштабированию. Со временем появится потребность в отслеживании других бизнес-процессов – например, в большем внимании к бухгалтерии. Выбранная платформа должна изначально предполагать интеграции.
3. Пробный период. Одна либо две недели на то, чтобы попробовать функционал решения, оценить результативность контроля бизнес-процессов с помощью данного ПО.

Мегаплан отвечает указанным требованиям. CRM доступна, надежна, поддерживает интеграции, предлагает пробный период 14 дней.

Внедрение системы контроля бизнес-процессов в организации

Чтобы начать контролировать бизнес-процессы с Мегапланом, нужно:

1. Зарегистрироваться в системе. ПО доступно в облачном развертывании и коробочном виде (для установки на собственный сервер). Для ознакомления с функциями решения рекомендуем облачную версию.
2. Пригласить в Мегаплан сотрудников организации, сделать базовые настройки.
3. Объяснить сотрудникам, как пользоваться Мегапланом.

Эти задачи решаются за один рабочий день, после чего система сразу упрощает работу, сокращает издержки.

Нужна консультация? Готовы предоставить экспертную поддержку: 8 800 555-56-37.

Вопросы и ответы

Можно ли контролировать бизнес-процессы организации без специального ПО?

Да, но это трудоемко. Статистику по процессам придется собирать вручную, нагружая сотрудников отчетами. Достоверность сведений также будет под вопросом.

Сложно ли настроить программу для контроля бизнес-процессов?

Интерфейс Мегаплана интуитивно понятен, для настройки программы достаточно одного дня. Если возникнут затруднения, техническая поддержка поможет.

Как часто нужно заниматься контролем бизнес-процессов?

Постоянно. Ситуация на рынке меняется, сотрудники в разные дни работают по-разному – нужен непрерывный контроль. CRM делает его возможным.