Чем полезна CRM в офисе

CRM в офисе используют вне зависимости от профиля организации — такие программы активно используют и торговые, и производственные компании. При этом масштабы бизнеса не имеют особого значения. CRM необходима, даже если количество сотрудников в офисе не превышает и десяти человек. И без такого ПО точно не обойтись в больших офисах.

Какие преимущества дает CRM система для офиса:

• Удобное распределение задач между сотрудниками.
• Напоминания о дедлайнах.
• Простой контроль над выполнением задач.
• Автоматическое формирование отчетов.
• Комфортная работа с клиентской базой.
• Интеграция с телефонией, мессенджерами, электронной почтой или CMS сайта.
• Быстрое оформление заявок.
• Автоматизация документооборота и рутинных дел.

Это далеко не полный список плюсов от внедрения CRM. Но даже если после начала ее использования вам пригодится хотя бы половина из перечисленных опций — уже можно говорить, что ресурсы не потрачены впустую.

Сколько стоит CRM

CRM для офиса бесплатно — это реальность. Но в этом случае нужно понимать, что в какой-то момент вы столкнетесь с нехваткой функциональности ПО. Это касается и полностью бесплатных программ, и тарифов без абонентской платы. Во втором случае разработчики предоставляют пользователям лишь базовые функции, которые подойдут только для малого бизнеса. Если в компании рабочий процесс чуть сложнее схемы «приняли заказ от одного из трех заказчиков и отгрузили товар», стоит сразу выбирать более функциональную CRM.

В большинстве случаев, если нужен доступ к CRM для 3-5 сотрудников, лучше изначально обратить внимание на программу с абонентской платой. Это даст доступ к ПО с набором полезных инструментов, которые впоследствии сэкономят время. Например, можно будет навсегда забыть про составление отчетов — офисная CRM автоматически будет выводить аналитическую сводку через нужные временные интервалы, указанные в настройках.

Если хотите сэкономить на оплате CRM, можно перечислять деньги на год вперед — в этом случае многие разработчики, в том числе и Мегаплан, дают скидку. Большим компаниям с собственными серверами может подойти вариант с коробочной версией программы, за которую придется заплатить всего один раз. И не будет никакой абонентской платы.

Как выбрать CRM для офиса

При выборе программы лучше ориентироваться не на ее стоимость, а на функции которые получаете. Можно купить CRM по привлекательной цене, но при этом использовать только базу с контактами клиентов, потому что другие инструменты для вашей компании не подходят.

Не стоит ориентироваться и на чужой опыт, даже если у CRM много положительных отзывов. Потому что программа, подходящая строительной компании, не всегда будет актуальна для медицинского центра.

У многих CRM есть отраслевые решения. Одной из таких программ является Мегаплан. При настройке ПО достаточно выбрать сферу, в которой работает компания, чтобы CRM автоматически подстроилась под особенности этого бизнеса.

Поэтому изначально стоит составить список из конкретных задач, которые должна выполнять CRM. В нем не нужно упоминать такие общие моменты, как рост продаж — это слишком абстрактно. Лучше ориентироваться на более конкретные цели, например, сократить время оформления заявки или проанализировать воронку продаж. В этом случае проще найти разработчика, чья программа соответствует требованиям. Кроме того, стоит выбирать CRM на перспективу, чтобы была «зона роста». Тогда программа будет актуальна даже если увеличится численность персонала компании или появятся новые бизнес-процессы.

Иногда, прежде чем найти идеальную CRM, приходится протестировать несколько программ. Поэтому не стоит сильно огорчаться, если какое-то ПО вам не подошло.

За счет чего CRM полезна в офисе

Каждая CRM при правильном использовании приносит пользу. Например, сокращается время оформления заявок, сотрудники избавляются от еженедельного составления отчетов, новый персонал быстрее адаптируется. И у этого есть вполне понятные объяснения.

Хранение данных о клиентах и автоматизация рутинных дел

Благодаря тому, что вся информация о каждом заказчике хранится в единой базе, менеджерам проще работать. Они видят историю заявок, CRM автоматически напоминает о запланированном звонке — по этим причинам CRM незаменимы в компаниях с длинным циклом сделок, когда работа по одной заявке может занимать несколько месяцев. Кроме того, если используются шаблоны документов, информация подставляется автоматически в большинство заполняемых полей — это экономит время при оформлении счетов и договоров. И даже если менеджеру передали клиента, с которым он раньше не работал, все данные о заказчике можно посмотреть в карточке.

Интеграция со сторонними сервисами

CRM можно интегрировать с мессенджерами, сайтами, соцсетям или IP-телефонией. У многих программ есть возможность объединения с продуктами 1С, которые активно используются в России. Также иногда доступна интеграция с профильными сервисами. В результате все данные с легкостью переносятся из одной программы в другую, заявки автоматически фиксируются в CRM, и больше нет необходимости постоянно переключаться между разными окнами на экране компьютера.

Работа с аналитикой

За счет того, что CRM автоматически составляет объективную аналитику, руководство компании получает чистые, никем не приукрашенные данные о рабочих показателях. Это помогает своевременно отреагировать на снижение дохода — анализ воронки продаж покажет на каком этапе клиенты отказываются от сделки.

Удержание клиентов

Многие заказчики остаются там, где их обслуживают, уделяя должное внимание и оперативно реагируя на пожелания. Да, кто-то может сделать выбор в пользу низкой цены, смирившись с отсутствием должного сервиса. Однако для большинства клиентов важнейшим фактором остается качественное обслуживание. И CRM в этом помогает — это прямое назначение каждой программы из этого сегмента. Если вам звонит менеджер из интернет-магазина, в котором пару месяцев назад сделали заказ, и интересуется, всем ли вы довольны — не сомневайтесь, ему об этом напомнила CRM.

Простая работа над проектами

С помощью CRM даже масштабные проекты можно разбить на ряд мелких задач:определить сроки их выполнения, назначить ответственных и при необходимости привлечь ресурсы со стороны. Благодаря этому работа становится прозрачной, и руководителю проще контролировать каждый этап. Если задача не будет выполнена вовремя, CRM автоматически направит уведомление не только исполнителю, но и его непосредственному начальнику.

Упрощение коммуникации внутри коллектива

Этот фактор сказывается, когда в работе над задачей задействовано несколько отделов. Без CRM менеджеру придется тратить время на звонки или письма, чтобы связаться с коллегами. Если используется профильное ПО, достаточно сделать несколько кликов мышкой, чтобы сотрудники из другого отдела получили задачу. Кроме того, рабочие вопросы всегда можно обсудить во внутреннем чате, не разрываясь между мессенджерами — ведь все в офисе знают, что логист Сергей предпочитает Telegram, а Антонина Сергеевна из бухгалтерии использует только Viber. Например, в Мегаплане можно не только вести переписку в чате, но и оставлять комментарии под задачами, а также, при необходимости, создавать видеоконференцию. Если настроена интеграция с мессенджерами, при необходимости можно отправить сообщение напрямую из CRM.

По данным англоязычного исследования Forrester, результаты которого были обнародованы в феврале 2021 года, 61% опрошенных руководителей и лиц, принимающих решения о внедрении ПО в компаниях, уже сделали выбор в пользу той или иной CRM. При этом 18% директоров компаний, где еще нет CRM, собираются в ближайшее время внедрить автоматизацию в отделах продаж.

Вопросы и ответы

Зачем мне пользоваться CRM-системой, если в компании и без нее продажи идут хорошо?

Важно понимать, что CRM — это не только инструмент для продаж, но и средство обеспечения безопасности. Прежде всего это касается клиентской базы и внутренних бизнес-процессов. Почти в каждой CRM есть такая полезная опция, как разграничение по уровням доступа. В результате каждый сотрудник работает в своем информационном поле — он просто не сможет зайти на те уровни программы, где у него нет пользовательских прав. Это снижает вероятность того, что произойдет утечка служебной информации.

Какую CRM выбрать для офиса? Коробочную или облачную?

Зависит от технической оснащенности вашей компании. При выборе коробочной версии вся техническая поддержка ложится на вас — в этом случае CRM представляет замкнутую экосистему. Когда используется облачная версия, все данные хранятся на серверах разработчика, который несет полную ответственность за сохранность информации и дальнейшее развитие продукта. Так, в Мегаплане отдел разработки регулярно вносит изменения в опции CRM, ориентируясь на пожелания пользователей.

Зачем интегрировать CRM с сайтом или мессенджерами, если можно объединить ее с IP-телефонией?

Не стоит забывать, что сейчас многие люди предпочитают общаться с помощью текстовых сообщений. Если не будете использовать этот канал коммуникации, можете потерять часть потенциальных клиентов. Кроме того, если CRM интегрирована с сайтом компании, заявки оттуда будут напрямую попадать в карточки заказов — это сэкономит время менеджерам.

Может ли CRM в офисе заменить 1С?

Нет, это разные продукты, и функционал программ различается. Но можно настроить интеграцию, чтобы упростить обмен данными между платформами.

Есть ли смысл заказывать разработку CRM под свои задачи?

Разработка собственной CRM обойдется дорого. Дешевле и быстрее выбрать CRM и заказать доработку под свои задачи. Так, в Мегаплане есть специальный отдел, сотрудники которого занимаются настройкой и интеграцией CRM в офисах клиентов. Они помогут адаптировать ПО для нужных задач.