Как выбрать систему управления проектами: ключевые критерии и рекомендации

Системой управления проектами (СУП) называют комплекс методов, инструментов и процессов, которые используются для планирования, выполнения, мониторинга и завершения проектов. Такой же аббревиатурой можно обозначить программу, помогающую реализовать эти функции. Она пригодится для проектного управления, включая тайм-менеджмент, расходы бюджета, распределение ресурсов и внутреннюю коммуникацию.

Компаниям необходимо внедрять специализированные программные инструменты для управления проектами, потому что они повышают прозрачность работы – СУП покажет ход работ и поможет избежать срыва сроков. С помощью программы можно равномерно распределять задачи, ориентируясь на загруженность сотрудников. А после завершения проекта быстро формировать отчёты – эта трудоёмкая часть работы автоматизирована.

Для чего нужна система управления проектами

СУП, как и другое программное обеспечение для бизнеса, – продукт многоцелевой, и доступный функционал во многом зависит от настроек. Одним компаниям важнее аналитика, а другим нужно операционное управление проектами. От задач заказчика зависит не только выбор программы, но и её адаптация к условиям эксплуатации. Одна и та же платформа в различных организациях может использоваться по-разному, но с похожими преимуществами.

Плюсы систем управления проектами:

• Повышение продуктивности. Этой цели можно достигнуть за счёт автоматизации рутинных задач, которая помогает сотрудникам сконцентрироваться на самом важном.
• Улучшение коммуникации. Большинство современных программ для бизнеса оснащены собственными мессенджерами. Кроме этого, сотрудники могут писать комментарии в карточках задач и проектов.
• Контроль сроков. Программа помогает следить за дедлайнами, направляя уведомления всем причастным к задаче сотрудникам. Так снижается вероятность не уложиться в установленный дедлайн.

Это не все преимущества программ для управления проектами – каждый руководитель компании найдёт для себя что-то полезное. Потому что возможности систем планирования если не безграничны, то очень широки. Это не только планирование задач, но и управление ресурсами, аналитика, база знаний. Кроме того, они подходят для совместной работы, что незаменимо для работы с фрилансерами или подрядчиками. Достаточно предоставить им гостевой доступ в систему, и внештатные сотрудники быстро вольются в общую структуру организации.

Что влияет на выбор системы управления проектами

Выбирая систему управления проектами, можно руководствоваться разными факторами. Например, важно правильно связать цели внедрения системы с общими бизнес-целями компании. Например, это может быть улучшение качества работы по проектам: сокращение сроков, снижение затрат, повышение удовлетворённости клиентов. Какую цель вы бы ни выбрали, она должна быть «созвучна» с потребностями бизнеса. Необходимо проанализировать процессы, запущенные в компании, чтобы понять, какие этапы работы нуждаются в оптимизации.

Система управления проектами должна соответствовать ключевым требованиям, чтобы эффективно помогать команде в работе над задачами. Вот некоторые из них:

• Планирование проектов. Одна из основных задач СУП, которая помогает не только создавать проектные планы, но и определять цели, задачи, сроки.
• Управление ресурсами. В этом случае главный ресурс – время сотрудников. СУП поможет адекватно распределить задачи, не допустив перенагрузки или простоя исполнителей.
• Отслеживание и отчётность. Не стоит думать, что отчёты нужны только по завершении проектов. Работу важно анализировать на всех этапах, чтобы не допустить ошибок и срывов сроков.
• Коммуникация. Взаимодействие сотрудников во время работы над проектом очень важно. Если не уделять ему внимания, можно столкнуться с затягиванием сроков, сбоями при передаче задач между отделами и банальным недопониманием.
• Автоматизация рутины. Это важный инструмент, чтобы сделать работу проще и эффективнее.

Стоит обратить внимание на систему, в которой большое внимание уделяется кастомизации и защите данных. Мобильное приложение тоже дополнительный плюс. Не последнее место занимает интерфейс, который влияет на удобство использования программы. Так называемый пользовательский опыт (UX) иногда относят к ключевым факторам при выборе программы. Хороший UX облегчает пользователям взаимодействие с продуктом, а это снижает количество ошибок и время, затрачиваемое на выполнение задач. Сотрудники быстрее достигают целей. Команда, в распоряжении которой удобные инструменты и отлаженные процессы, сосредотачивается на креативных решениях, а не занимается борьбой с неудобствами или проблемами, возникающими из-за плохого UX. Упрощает повседневную работу и интеграция с другими сервисами: CRM, почтой, популярными мессенджерами, продуктами 1С, IP-телефонией, CMS.

Очень важный момент, о котором многие забывают, – это способность системы к масштабированию. Хорошие СУП, CRM или другая платформа для бизнеса должны учитывать потенциал для роста. Иначе может получиться так, что через 2-3 года, когда бизнес нарастит обороты, программа уже не будет соответствовать изменившимся требованиям. Придётся тратить время на поиск и внедрение нового программного обеспечения. Чтобы этого избежать, заранее учитывайте возможность адаптации к требованиям растущего бизнеса.

Неправильно было бы умолчать стоимость программы – любой бизнес ориентирован на снижение затрат. В случае с программным обеспечением чрезмерная экономия может привести к негативным последствиям. Помимо цены обращайте внимание на функциональность. К тому же существуют различные модели оплаты – можно выбрать тот, что компенсирует затраты на программу. Проанализируйте тарифы, потому что иногда единовременная покупка будет выгоднее ежемесячной оплаты подписки.

Мегаплан как система управления проектами

Мегаплан – известная российская платформа для бизнеса. Это универсальное программное обеспечение, которое можно использовать не только в качестве CRM для работы с клиентами. Мегаплан также подходит для управления проектами. С его помощью можно решать много задач.

• Удобно распределять нагрузку и отслеживать ход работ.
• Система уведомлений не даст пропустить новую задачу или приближающийся дедлайн.
• Мегаплан интегрируется с различными сервисами от IP-телефонии до продуктов 1С. Благодаря открытому API организация может интегрировать программу в собственную инфраструктуру.
• Все рутинные операции автоматизированы, как и отчёты.
• Мегаплан показывает полную картину проекта, объединяя данные из разных источников.
• Доступно мобильное приложение.
• Включены известные инструменты – диаграмма Ганта и канбан-доска.
• Большие задачи можно делить на подзадачи.
• Работает не только внутренний чат, но и комментарии под задачами, а также видеоконференции.

Мегаплан – это масштабная бизнес-платформа, которая подходит даже для больших компаний. А малый и средний бизнес, выбравший эту программу, получает продукт, в котором заложен большой потенциал для роста. Более того, Мегаплан помогает внедрить новые бизнес-процессы, что стимулирует развитие бизнеса.

Этапы внедрения системы управления проектами

Определение задач и целей для компании – это ключевой элемент стратегического планирования, который помогает направить усилия организации в правильное русло. Чтобы понять, что именно важно для компании, можно сделать следующие шаги:

1. Провести анализ текущей ситуации.
2. Определить приоритеты.
3. Расставить цели по принципу SMART – они должны быть конкретными, измеримыми и ограниченными по времени.
4. Опросить сотрудников, которые будут пользоваться программой.

Такой комплексный подход поможет адекватно определить цели и задачи, важные для компании. Затем можно переходить к выбору подходящей платформы. На этом этапе важно тщательно сопоставить возможности разных систем. При этом стоит обращать внимание не только на все возможности, но и спрогнозировать, чем программа может быть полезна в будущем.

После выбора платформы начинается следующий этап – это настройка и адаптация. Здесь стоит обратить внимание на интеграцию с бизнес-процессами. Внедрите программу в одном отделе и посмотрите, насколько получилось перенести рабочие алгоритмы. Не бойтесь исключить некоторые этапы бизнес-процессов, если они не вписываются в общую картину. Часто программное обеспечение уже на старте помогает оптимизировать работу компании. Одновременно со стартом внедрения начните обучать сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать программу.

Когда стартовое внедрение прошло успешно, можно развернуть программу в других отделах. В этом случае важно проконтролировать, насколько успешными оказались первые шаги. Оцените затраты времени сотрудников, удобство повседневной работы и объём автоматизированной рутины. Это поможет окончательно настроить программу.

Ошибки при выборе и внедрении систем управления проектами

От ошибок при внедрении программного обеспечения не застрахован никто. К самым распространённым промахам можно отнести:

• Отсутствие чёткого понимания целей и задач.
• Игнорирование требований команды и специфики бизнес-процессов.
• Выбор слишком сложного или чрезмерно ограниченного решения.
• Недостаточное обучение сотрудников и сопротивление изменениям.
• Пренебрежение интеграцией с другими бизнес-инструментами.

Даже одна из перечисленных ошибок может негативно сказаться на результатах внедрения системы и снизить эффект от её использования.

Мегаплан для управления проектами: примеры

Мегаплан – универсальная программа, которую используют в различных сферах. Сценарии эксплуатации ПО зависят от целей компании, а также запущенных в ней бизнес-процессов. И примеры клиентов показывают пользу, которую приносит Мегаплан при ежедневном использовании.

Так, в отраслевой IT-экосистеме Datamotor Мегаплан незаменим при управлении проектами. Помимо этого, программа применяется здесь для документооборота, выполнения бухгалтерских задач и IT-деятельности.

Отлично программа проявила себя и в сфере производства оборудования для лабораторий – здесь через Мегаплан проводят проекты полного цикла. Платформа обеспечивает информационное пространство, в котором можно видеть историю работы, ход проекта, все приложенные чертежи и обсуждения. Основные эффекты от внедрения программы – экономия времени, повышение комфорта сотрудников и оптимизация рабочих циклов.

Digital-агентства тоже широко используют Мегаплан, потому что проектная работа – суть подобного бизнеса. Постановка задач, назначение ответственных, отслеживание прогресса – в digital-отрасли программы, помогающие управлять проектами, незаменимы.

Заключение

Как видите, существуют ключевые факторы при выборе системы управления проектами. Это не только соответствие функций задачам компании, но и правильная подготовка персонала. Можно предоставить сотрудникам настроенную и адаптированную программу, но они не будут ей пользоваться, потому что руководство не уделяло должного внимания информированию. Но если соблюсти рекомендации и сделать всё правильно, вы получите универсальный инструмент, который пригодится на каждом этапе проектной работы.

Чтобы внедрить современную систему управления проектов, проанализируйте возможности Мегаплана. Подберите тариф, чтобы получить представление о ежемесячных расходах и способах экономии – это может быть единоразовая оплата годовой подписки или покупка коробочной версии навсегда.

Новым клиентам доступен двухнедельный тестовый период – в этот срок Мегаплан будет доступен в полном объёме без каких-либо ограничений. Это поможет понять, какие опции программы пригодятся, а какие могут оказаться избыточными. К услугам новых пользователей Отдел внедрения, сотрудники которого помогают в интеграции и настройке программы, а также учат персонал использовать Мегаплан. Это повышает шансы на то, что ошибок при внедрении программы допущено не будет, и она станет ежедневным помощником в рабочих делах.