Организация управления в компании с помощью CRM

Организация управления в компании невозможна без использования специальных программ, и одним из самых эффективных инструментов является CRM. Внедрение такого ПО сделает эффективное взаимодействие как между отделами, так и между руководителями и подчиненными.

Правильно выбранная и настроенная CRM приносит пользу ежедневно и помогает не только в плане работы с рутинными задачами, но и в организации стратегического управления компанией. Это может быть:

• Реализация масштабных проектов, которые могут вывести компанию на новый уровень.
• Долгосрочное планирование проектов и контроль над выполнением каждого этапа.
• Определение ключевых показателей, которые станут индикатором роста организации — увеличение доходов, числа клиентов, доли на рынке.
• Грамотное распределение ресурсов компании.

Поэтому нужно выбирать программу, которая обеспечит качественную организацию системы управления в компании за счет различных инструментов. Они должны быть направлены не только на оперативный контроль и планирование, но и на аналитику.

Любая система организации и управления деятельностью компании помогает быстро навести порядок. Профильное программное обеспечение пригодится при планировании проекта, а также для расчета ресурсов, необходимых в работе. Благодаря этому использовать CRM можно уже на этапе подготовки, а не только для оперативного управления персоналом.

Как не допустить ошибок при организации процессов управления в компании

Основная ошибка при внедрении CRM — неправильный выбор программы. Чаще всего она оказывается «не по размеру» компании. Либо слишком сложная и наполненная ненужным функционалом, либо наоборот — слишком упрощенная, ориентированная лишь на одно направление, например, продажи. Поэтому, выбирая CRM, важно смотреть, какие потребности она может закрыть не только сейчас, но и в будущем, когда компания будет развиваться. Программа не должна потерять актуальность и спустя несколько лет.

Другая ошибка — расплывчатость целей, которых вы хотите достичь с помощью CRM. Особенно это касается стратегического планирования. Если ваша цель звучит как «рост компании» — она сформулирована плохо. Нужны конкретные значения, по достижении которых задача будет считаться выполненной. Например, достаточно ли вашей компании роста прибыли на 2% за год?

Когда планируете цели, важно смотреть не только на показатели прошлого года, анализируя прошлые успехи или провалы. Лучше ориентироваться на то, какая сейчас ситуация на рынке.

Еще одна вещь, которая может помешать достичь нужных результатов, — это оценка организации управления компанией, исходя из доходов. Многие руководители считают, что если прибыль растет, значит дела у компании идут хорошо. Увеличение доходов — это хорошо, но не стоит забывать, что у бизнеса есть и другие важные стратегические цели. Это может быть сокращение себестоимости продукции, развитие новых направлений и проектов, увеличение производительности. И это тоже стоит учитывать, оценивая эффективность управления компанией.

Как организовать управление персоналом в компании

Ни одна компания не сможет обойтись без сотрудников, поэтому управление персоналом — основа всех бизнес-процессов. И в этом очень помогает CRM: руководить коллективом без помощи профильных программ очень сложно. Особенно, если в нем несколько десятков или сотен человек. CRM помогает:

• Отслеживать занятость сотрудников.
• Распределять задачи.
• Контролировать работу сотрудников разных отделов.
• Быстро решать рабочие вопросы онлайн.

В некоторых CRM, например, Мегаплане, есть встроенные видеочаты, с помощью которых можно оперативно проводить планерки и совещания — причем неважно, в офисе вы или дома. В программе также можно проводить вебинары.

В CRM также можно быстро посмотреть, как сотрудники справляются с задачами — какие уже выполнены, а какие еще в работе. Благодаря этому руководителям не приходится постоянно опрашивать сотрудников, чтобы понять, как идут дела.

Ставить задачи с CRM гораздо комфортнее. Не нужно писать сообщения, звонить или лично говорить с сотрудниками, чтобы дать им поручение. А чтобы подчеркнуть важность задачи, достаточно указать статус «срочная».

В управлении персоналом помогут и отчеты, которые автоматически составляет CRM. Они объективно отражают ситуацию. Но здесь важно выбрать правильную CRM, потому что не в каждой программе достаточно функционала. В некоторых системах можно выгрузить данные только по продажам. Поэтому многие пользователи ценят Мегаплан — в нем можно выбрать много параметров, по которым программа составит отчет, вплоть до оценки эффективности каждого сотрудника в компании.

Как управлять проектами с помощью CRM

Организация управления проектами в компании невозможна без использования CRM или подобного ПО. Прежде всего потому, что с помощью программы можно синхронизировать работу разных отделов. В результате экономится время за счет простой коммуникации между сотрудниками, быстрой передачи задач из одного подразделения в другое, и в результате процессы становятся более прозрачными. При этом любой, даже самый сложный и масштабный проект можно для удобства разделить на отдельные задачи — это упростит работу.

CRM также поможет избавить от лишней информации сотрудников, которые работают над проектом.. Программу можно настроить так, что каждый исполнитель видел только свои задачи.

Кроме того, CRM упрощает поиск нужной архивной информации. Это касается не только задач, но и файлов. Все документы, используемые в работе, находятся в облачном хранилище — доступ к ним можно получить с любого устройства, подключенного к интернету.

В целом плюсы CRM для проектной работы следующие:

• Комфортное отслеживание каждой задачи.
• Визуализация проектов.
• Система приоритетов — с использованием статусов и дедлайнов.
• Экономия времени за счет шаблонов для отдельных задач и проектов.
• Оценка затраченного времени по каждой задаче.
• Возможность назначить не только исполнителя, но и аудитора, который тоже будет нести ответственность за результат.
• Удобный обмен данными и документами между сотрудниками.

При этом CRM подходит для проектной работы вне зависимости от сферы. Так, Мегаплан используют в строительстве, рекламе, digital-сфере, IT, тяжелой промышленности.

По данным исследования, проведенного IBM Institute for Business Value в 2021 году, большинство опрошенных руководителей склоняется к тому, что в ближайшие годы акцент в разработке ПО для бизнеса должен быть на управлении сотрудниками, которые работают удаленно. Разумеется, такое мнение стало следствием пандемии, но, тем не менее, пережитый опыт доказал — работа из дома будет актуальна еще весьма длительное время.

Благодаря насыщенному функционалу Мегаплан, как и большинство других современных CRM, эффективно используется как для ведения проектной работы, так для управления компанией. Как показывает практика наших клиентов, программа отлично справляется со своими задачами как в офисе, так и на производстве.

Вопросы и ответы

Как настроить Мегаплан?

Мегаплан — это интуитивно понятная CRM, и ее легко настроить самостоятельно. Но чтобы использовать его возможности по-максимуму, рекомендуем обратиться к специалистам нашего Учебного центра. Это не только поможет сократить сократить сроки внедрения, но и повысит эффективность использования CRM, а также сэкономит деньги, которые придется потратить на настройку. Кроме того, наши сотрудники могут адаптировать программу под специфику компании.

Если компания ведет однотипные проекты, нужно ли их постоянно оформлять с нуля?

Нет, можно использовать шаблоны. В Мегаплане они доступны для проектов. В этом случае оформление будет взято из более раннего проекта. Это сэкономит время.

Как дать доступ к CRM фрилансеру, который выполняет часть работ по проекту?

Сотруднику, работающем на аутсорсе, можно предоставить отдельный аккаунт или оформить гостевой доступ. Видеть остальные проекты и задачи он не сможет — в Мегаплане есть детальная настройка пользовательских прав.