Как управлять несколькими отделами компании

Во многих организациях практикуется совместная работа отделов компании в рамках одного проекта. Поэтому не стоит недооценивать важность координации действий сотрудников. Особенно это касается случаев, когда исполнители приступают к своим обязанностям не поэтапно, а действуют параллельно — в этом случае работа между отделами компании должна быть распределена предельно точно.

Как показывает практика, зачастую сотрудники разных отделов не всегда понимают, где начинается и кончается их зона ответственности, из-за чего случаются недопонимания и накладки. Поэтому крайне важна система работы отдела с фиксированными правилами для каждого исполнителя.

Каких ошибок помогает избежать правильная организация работы отдела

Сотрудники и руководство компаний, в которых не уделяется должного внимания координации взаимодействий персонала, неизбежно сталкиваются с различными неприятными последствиями. Среди них чаще всего встречаются:

• Задержки при передаче задач от одного исполнителя к другому.
• Срыв запланированных сроков.
• Несвоевременное подписание документов.
• Неэффективное планирование.
• Снижение прозрачности бизнес-процессов.

Список негативных последствий, к которым приводит некачественное управление работой отделов, можно продолжать очень долго. Но гораздо важнее поговорить о том, какие методы помогают наладить контроль работы подразделений внутри компании.

Организация работы структурного подразделения

Методика управления напрямую зависит от руководителя, особенно от того, насколько он хочет погрузиться во внутренние дела каждого отдела. Поэтому можно выделить два типа менеджмента.

В первом случае схему управления можно сравнить с пирамидой — на вершине находится руководитель, который взаимодействует со своими заместителями. Именно через контакт с ними происходит обеспечение работы подразделений. При такой схеме директор не вникает в каждый нюанс, узнавая лишь наиболее важные моменты, связанные с работой по проектам. Руководитель играет роль вождя: он задает направление, а подчиненные реализуют его идеи. О внутренних делах компании он знает только по отчетам и той информации, которую предоставляют заместители.

Во втором случае руководитель сильнее погружен во внутренние дела каждой рабочей группы. Это касается не только планирования работы подразделений, но и решения каких-либо операционных задач. Директор старается обходиться без посредников, лично анализируя работу персонала. При подобной стратегии сложно действовать без специализированных программ, с помощью которых можно оценить работу каждого сотрудника и проверить, как выполняется план работы отдела. В то же время неправильный выбор программы может, напротив, привести к хаосу.

Как избежать проблем при управлении несколькими отделами компании

Чтобы обеспечить порядок при организации работы подразделений, желательно использовать CRM, но при этом важно правильно настроить программу и избежать «винегрета» из задач. Зачастую руководители не придают этому значения, из-за чего система управления превращается в громоздкую конструкцию, с которой со временем становится сложно работать.

Основная ошибка руководителей заключается в том, что они не уделяют должного внимания сегментации по отделам. Им кажется, что раз есть план работы подразделения — значит направление работы задано. Да, направление есть, но усложняется контроль за работой персонала. Эффективность работы подразделения можно оценить только по каким-либо итоговым показателям.

Таким образом, для каждого отдела должны быть предусмотрены отдельные рабочие пространства в CRM. Только в этом случае можно быстро оценить главные показатели проектов — достаточно вывести канбан с задачами на экран и, если понадобятся уточнения, перейти в их карточки.

И чем больше компания, тем острее может быть необходимость в такой сегментации. Она помогает не только оценить результаты работы подразделений, но и выполнять различные оперативные задачи, когда нужно срочно отреагировать на проблемную ситуацию.

В отдельную категорию можно отнести работу обособленных подразделений или деятельность сотрудников на удаленке. Все больше компаний практикует такое сотрудничество. В этом случае можно либо ежедневно тратить время на созвоны в мессенджерах, либо настроить понятную и прозрачную систему, которая поможет с легкостью оценивать результаты труда. В любой момент руководитель компании сможет посмотреть, как идет работа над проектом, а если будут задержки на каком-то этапе — CRM предупредит.

Как показывает исследование Aberdeen Group, эффективность работы компании во многом зависит от использования CRM. Так, коммерческие организации с высоким уровнем доходов на 81% чаще практикуют использование CRM, если сравнивать их с менее успешными конкурентами.

Какую программу выбрать

Выбирая CRM, которая будет использоваться в компании, важно обратить внимание на техническую составляющую — хорошо, если будет возможность создать отдельные рабочие пространства для каждого подразделения. В Мегаплане такая возможность есть.

Если раньше не пользовались Мегапланом, можно воспользоваться услугами специалистов, которые адаптируют CRM к специфике работы вашей компании. Это сэкономит время и позволит сразу получить программу, в которой будут учтены все пожелания руководящего состава и линейных сотрудников.

Вопросы и ответы

Как в Мегаплане посмотреть задачи сотрудника?

В CRM заведены все сотрудники компании, поэтому через организационную структуру можно выбрать конкретного исполнителя и перейти в его профиль. Так будет выведена вся статистика по его задачам, от выполненных до тех, что еще в работе. Если есть просроченные задачи — их тоже будет видно.

Смогут ли сотрудники видеть задачи других отделов?

В Мегаплане внедрена система доступов. При необходимости можно настроить CRM так, что сотрудники будут видеть только свои задачи. Это заметно упрощает работу и обеспечивает конфиденциальность, если есть такая необходимость. Когда сотрудника одного отдела нужно привлечь к работе другого подразделения, его достаточно внести в список исполнителей или аудиторов, чтобы он увидел новые задачи.

Как проверить, подойдет ли Мегаплан для нашей компании?

Новым пользователям доступен тестовый период. Две недели Мегаплан можно использовать без каких-либо ограничений. За это время на CRM можно «примерить» все бизнес-процессы компании, чтобы понять, насколько программа вам подходит.