Как программа контроля выполнения плана помогает в работе

Программа контроля выполнения плана помогает отслеживать работу и по масштабным проектам, и по отдельным задачам. При этом подобное ПО отлично себя проявляет и в небольших компаниях, и в организациях, где насчитывается несколько сотен сотрудников — можно найти массу примеров того, какую пользу приносят CRM, и причин этому несколько.

Простая постановка задач

Если раньше приходилось объяснять исполнителю все нюансы дела, которое ему предстоит выполнить, то после внедрения CRM все становится намного проще. В карточку задачи можно загрузить все нужные документы, чертежи или другие файлы, а также добавить ссылки, которые могут пригодится в работе. Благодаря этому программа начинает приносить пользу почти сразу.

Распределяя задачи между исполнителями, можно сориентироваться по проставленным дедлайнам, чтобы понять, сколько времени займет выполнение всего проекта или отдельного этапа. Это помогает легко планировать работу отдела.

Система приоритетов

Когда речь идет о выполнении плана, важно не тратить время на рутину или сторонние задачи, поэтому большинство CRM помогают акцентировать внимание на важном. Для этого существует система статусов, с помощью которых можно отметить по-настоящему важные задачи, работу над которыми нужно начать как можно скорее. Благодаря этому достаточно сделать пару кликов мышкой, чтобы исполнитель увидел приоритетные дела. Статусы избавляют от дополнительных инструкций, наглядно показывая все этапы работы.

Диаграмма Ганта

Любая программа для контроля выполнения плана не обходится без диаграммы Ганта. Это удобный инструмент для наглядного отображения динамики работы по проекту. Она показывает не только даты начала и завершения работы задач, но и контрольные точки. Особенно удобно использовать этот инструмент, когда отдельные этапы проекта линейно связаны — каждый из них отмечен цветом, поэтому в итоге хорошо видно, как движется проект целиком. Как показывает анализ активности клиентов Мегаплана, диаграмма Ганта очень востребована среди пользователей CRM.

Несмотря на внешнюю простоту этого инструмента, не стоит недооценивать его эффективность. Диаграмма Ганта отлично себя проявляет не только в небольших стартапах, но и при ведении масштабных проектов на больших предприятиях.

Эффективные совещания

При работе над любым проектом много времени уходит на различные совещания и планерки. Этого можно избежать, внедрив CRM. Например, в Мегаплан встроены видеозвонки. С их помощью проводят совещания, не покидая рабочего места. Важные выводы в ходе совещания можно фиксировать в обычном чате — вся переписка сохраняется.

Распределение нагрузки между сотрудниками

Программа контроля выполнения плана также полезна для распределения дел между сотрудниками. В любой момент можно посмотреть на количество задач у каждого исполнителя. Это помогает соблюдать баланс в нагрузке на персонал. То же самое касается запланированных отпусков: в Мегаплане планировщик показывает время, когда сотрудники будут отсутствовать на рабочем месте. Это помогает не ставить задачи сотрудникам, которые собираются в отпуск.

Доступность

Используя любое современное ПО для бизнеса, можно забыть о необходимости ежедневно приезжать в офис. Большинство CRM — это облачные сервисы, которые работают если есть интернет, так что даже поездка на дачу не помешает эффективно работать.

Шаблоны для экономии времени

Такой рабочий инструмент, как шаблоны в CRM, помогает и руководителям, и рядовым сотрудникам. С их помощью можно ставить задачи, оформлять проекты, заполнять документы. Достаточно в настройках указать основу для шаблона счета или договора, и программа будет использовать эти данные, подтягивая данные о заказчике из карточки клиента. Это одно из самых востребованных средств автоматизации, за которые пользователи ценят CRM-системы.

Учет рабочего времени

С помощью CRM можно учитывать, сколько времени сотрудники тратят на работу по определенной задаче и это тоже упрощает контроль над выполнением плана. Всегда можно проанализировать эффективность каждого исполнителя, оценив время, затрачиваемое на работу. Кроме того, одно из важных преимуществ CRM — внедрение принципов тайм-менеджмента, за счет чего рабочие дни становятся продуктивнее.

Информативные отчеты

Полноценный контроль за выполнением плана невозможен без отчетов, и в этом поможет CRM. Можно настроить программу, чтобы она через определенное время автоматически составляла отчеты, в которых учитываются разные моменты, от финансовой аналитики до рабочих показателей персонала. Наряду с шаблонами эта функция востребована среди пользователей CRM-системы. Она не только помогает создавать наглядные и объективные отчеты, но и исключает рутину из списка дел.

Как видите, в CRM-системе предусмотрены разные инструменты, помогающие контролировать выполнение плана и отслеживать ход проектных работ. И во многом эффективность этого мониторинга зависит от выбора программы: чем больше функций доступно руководителю, тем проще работать. И это подтверждают данныеисследования агентства TAdviser, в соответствии с которыми 90% пользователей выбирают CRM, ориентируясь на ее функциональность.

Вопросы и ответы

Какую периодичность составления отчетов можно установить в настройках?

Любую. Если потребуется, CRM может формировать отчеты ежедневно.

Как узнать, что сотрудник увидел поставленную ему задачу?

Мегаплан отмечает сотрудников, которые посмотрели описание или комментарий. К тому же перед началом работы, исполнитель должен принять задачу и поменять ее статус.

Как выглядит учет рабочего времени сотрудника в CRM?

Если говорить о Мегаплане, программа показывает общее время рабочих сессий. То есть можно посмотреть, сколько времени за конкретный период сотрудник провел онлайн в CRM.