Система контроля за сотрудниками: зачем нужна и в чем ее преимущество

Система контроля за сотрудниками — программное обеспечение, функционал которого понятен уже из названия. Это ПО, которое помогает проанализировать эффективность распределения рабочего времени персоналом, работающим в организации. Но кроме этого, такие системы позволяют вести контроль не только над сотрудниками, но и за ходом бизнес-процессов, а также они снижают вероятность утечки конфиденциальных данных.

Как показывает статистика, собранная платформой Finances Online, в организациях, где с помощью CRM настроено проектное управление, на 63% реже происходит срыв запланированных сроков. А в компаниях, где работа выстроена более хаотично, дедлайны соблюдаются только в 39% случаев.

Методы контроля различаются в зависимости от предпочтений руководства компании и специфики сферы, в которой она работает. Это могут быть и программные средства, и камеры наблюдения, и биометрические замки, и даже GPS-трекинг. Но мы поговорим об одном конкретном способе обеспечения контроля — за счет использования CRM, наделенной подобным функционалом.

Преимущества контроля за работой

Не стоит думать, что контроль важен только для руководителя. Сотрудникам компании внедрение таких методов тоже приносит пользу. Прежде всего тем, кто качественно работает и безупречно выполняет свои функции, справляясь с задачами в срок. Полный список преимуществ от такого решения можно сформулировать следующим образом:

• Сотрудники получают прозрачный инструмент для отслеживания своего KPI. Каждое действие учтено, поэтому не возникает спорных ситуаций по истечению календарного периода.
• Повышается мотивация. Персонал видит слабые места в своей работе – работникам проще повышать свою эффективность.
• Руководство с помощью данных из CRM может принимать более взвешенные решения. Субъективные оценки меньше влияют на рабочий процесс.

Кроме того, CRM, обеспечивающие контроль над персоналом, выполняют и другие функции. Если все рабочие файлы хранятся в рамках системы, снижается вероятность утечки информации — для этого используется такой инструмент, как настройка разноуровневого доступа. Также после внедрения такого ПО становится проще ставить задачи и отслеживать этапы их выполнения.

Но в первую очередь, подобные программы помогают выявить сотрудников с низким уровнем мотивации. Но основе показателей работы персонала становится понятно, чьи действия не приносят эффекта, а иногда причиняют вполне ощутимый вред компании. И оценки эти объективны, потому что выводятся на основании общей статистики.

Внедрение системы контроля — это не только про «кнут», но и про «пряник». С ее помощью руководитель сразу видит кто из сотрудников работает хуже, а кого следует отметить за хорошие результаты. На основании этих показателей становится проще выбрать исполнителей для реализации ответственных задач, когда нельзя допустить ошибки или сорвать сроки.

Почему CRM эффективнее для контроля за работой сотрудников

Установив биометрический замок, руководитель будет знать, сколько времени каждый сотрудник проводит в офисе. Но у него не будет информации о том, чем именно он занимается, сидя за компьютером. Если в компании сотрудники регулярно составляют отчеты, это тоже не гарантирует объективности ‒ многие могут заниматься имитацией бурной деятельности, выполняя ненужные и неэффективные задачи.

По сравнению с другими способами контроля, CRM можно назвать одним из самых эффективных. Прежде всего, потому что она может сочетать в себе и другие методы мониторинга. Например, руководитель всегда может посмотреть время входа в систему, а также в режиме реального времени оценить работу над различными задачами – для этого предусмотрена система статусов. А некоторые CRM дают возможность прослушать звонки, сделанные менеджерами накануне.

Внедряя систему контроля, нужно помнить, что мониторинг активности персонала не должен причинять компании вред. Например, такие методы, как анализ поисковых запросов в браузере или скрытое наблюдение, давно признаны неэффективными. То же самое можно сказать и про тотальный контроль, когда на рабочем месте фиксируется каждый шаг сотрудников.

Внедрение CRM обеспечивает мягкий и ненавязчивый контроль за работой всех отделов компании. Сотрудники прекрасно понимают, что их результаты в любой момент могут быть подвергнуты оценке, но при этом не испытывают дополнительного давления, как это бывает, когда в спину смотрит объектив камеры, направленной на экран компьютера. Согласитесь, лучше сосредоточиться на работе, чем ощущать себя участником реалити-шоу.

Вопросы и ответы

Насколько объективны оценки работы сотрудников в CRM?

Оценка эффективности работы персонала базируется на данных об изменении статусов задач. Так, сотрудник не сможет поставить статус «Выполнено», если результат не достигнут — это сразу заметят. Поэтому по окончанию недели, месяца или другого временного отрезка руководитель сможет объективно оценить эффект от работы подчиненных, опираясь на данные о выполненных ими задачах.

Подходит ли CRM для оценки сотрудников, работающих на удаленке?

Для удаленной работы CRM — самый эффективный способ контроля. В этом случае не так важно, в какое время сотрудник приступил к своим обязанностям. Имеет значение лишь количество выполненных задач.

Можно ли обмануть CRM?

Сделать это можно лишь одним способов — имитировав успешное выполнение задачи. Но такой обман очень быстро будет обнаружен аудитором, в роли которого выступает непосредственный начальник такого сотрудника. Поэтому все попытки обмануть CRM превратятся в завуалированную форму заявления на увольнение.

Может быть интересно

• Что такое CRM система
• Стоимость CRM системы