Система управления задачами

Система управления задачами – инструмент, который помогает сделать рабочий процесс прозрачным, понятным и упорядоченным. Используя такую систему, руководитель получает возможность постоянно держать руку на пульсе каждого проекта, а сотрудники четко понимают, чем и когда им нужно заниматься.

Зачем нужны системы управления задачами

Одна голова – хорошо, две – терпимо, три и больше – хаос. К любым командным проектам это правило хорошо применимо: чем больше людей выполняют задачу, тем сложнее им координировать свои действия. Обычные проблемы:

1. Непрозрачная зона ответственности. Неясно, кто за что и в какой момент отвечает – и чем объемнее задача, тем сложнее выйти на конкретного исполнителя.
2. Потери времени. Если распределять задачи традиционными инструментами – например, на совещаниях и планерках – на это будут уходить часы.
3. Затрудненный контроль. Вслепую, без наглядного представления плана-графика по проекту, сложно отследить сроки выполнения каждой отдельной задачи. А составить такой план-график вручную – и, что еще более важно, поддерживать его в актуальном состоянии – само по себе будет трудоемким делом.

Все эти проблемы решает программа по управлению задачами.

Возможности системы управления задачами

По своей сути такое решение – это и есть план-график, просто в очень удобном и наполовину автоматизированном представлении. Как только возникает задача, вы:

1. Создаете ее карточку – описываете, что нужно сделать и в какие сроки.
2. Указываете участвующих в выполнении задачи сотрудников.
3. Они получают уведомление о том, что им поставлена задача, и приступают к работе.
4. Как только исполнитель выполняет работу или сталкивается с вопросом, требующим внимания руководства, – он меняет статус задачи и уведомление об этом получает уже его руководитель.

При этом исполнителей задачи может быть столько, сколько вам нужно – и все они будут получать сообщения об обновлениях, комментариях от коллег, изменении статусов. Кроме того, автоматически рассылаются напоминания о том, что по запланированным задачам приближается дедлайн: у сотрудника просто не будет возможности забыть про дела.

Система исключительно простая и эффективная, она помогает отслеживать сроки и статус каждой задачи на одном экране. Одновременно с этим программа для управления задачами собирает подробную статистику: записывает, кто чем занимался, сколько потратил времени, как активно участвовал в процессе.

Таким образом вы максимально упрощаете собственную работу: не нужно тратить время на созвоны и переписки с объяснением, что и кому нужно сделать – достаточно просто добавить сотрудника в карточку задачи. Нет необходимости писать коллегам: «Ну что там?», статус задачи виден в системе. Всё систематизировано, прозрачно и удобно.

Экономический эффект от внедрения системы управления задачами

Немного статистики от сайта Finances Online:

• 35% руководителей высшего звена считают, что главный фактор успеха – организационная гибкость.
• Компании с низким уровнем управления проектами теряют бюджет из-за ошибок в организации в 42% случаев.
• Внедрение системы управления проектами позволяет значимо сократить расходы на их реализацию в 54% случаев.
• Управление проектами с помощью цифровых решений экономит до 45% времени руководителя и повышает эффективность труда сотрудников на 15-25%.

Это вполне весомые причины для внедрения CRM в вашей компании.

Что нужно для внедрения системы управления задачами

Практически ничего: именно такие решения обычно становятся основой для цифровой инфраструктуры контроля над компанией, первым шагом к её созданию. Вам достаточно:

1. Выбрать подходящую программу для управления задачами, поддерживающую все нужные вам функции.
2. Установить ее и настроить, зарегистрировать сотрудников в системе.
3. Объяснить подчиненным, как работать с новой платформой.

В ходе внедрения системы нужно будет адаптировать методологию процессов компании к новым условиям работы – четко распределить зоны ответственности сотрудников, сформулировать принципы распределения задач между ними, прописать способы взаимодействия. Хорошая система управления задачами поможет вам с этим, предложив оптимизированные и интуитивно понятные схемы действий.

Как выбрать подходящую систему управления задачами

Ключевых критериев три:

1. Программа должна иметь максимально низкий порог входа при широких возможностях. В случае с Мегапланом, например, сотрудник может разобраться с основными функциями системы за 5 минут – при этом руководитель получает доступ к сервисам аналитики и отчетности, закрывающим все потребности в информации о персонале.
2. Должен быть потенциал для интеграции с другими решениями. Корпоративная система управления задачами, CRM, коммуникации и автоматизация рутины – убедитесь в том, что выбранная вами система подходит для объединения с другими инфопродуктами.
3. Должен быть пробный период. Возможность попробовать систему управления задачами бесплатно помогает понять, действительно ли это решение подходит именно вам, соответствует ли ожиданиям и потребностям вашей компании.

Мегаплан предлагает все необходимое для управления задачами вашей компании – воспользуйтесь бесплатным 14-дневным доступом и убедитесь в этом сами.

Вопросы и ответы

Как быстро можно начать пользоваться Мегапланом?

Вам хватит одного рабочего дня: для этого нужно всего лишь зарегистрироваться в системе и создать профили ваших сотрудников. Интерфейс Мегаплана интуитивно понятен, вы легко с ним разберетесь. А если возникнут вопросы, мы будем рады на них ответить.

Есть ли возможность попробовать вашу систему бесплатно?

Да, мы предлагаем 14-дневный пробный период, на протяжении которого вам доступен весь функционал Мегаплана совершенно бесплатно.

Вы защищаете данные пользователей?

Да, в Мегаплане используются современные технологии шифрования, ваша информация будет находиться под надежной защитой.