Блог

Просмотрено 17

Автоматизация управления документооборотом в организации

Система автоматизация управления документооборотом – это программное обеспечение, которое позволяет внедрить на предприятии электронный документооборот. После этого большая часть документов переводится в цифровую форму: они создаются, редактируются, пересылаются и хранятся в электронном виде. Таким образом можно управлять как служебными бумагами, так и юридически значимыми документами (они заверяются электронной цифровой подписью).

Основные преимущества автоматизации управления документооборотом

Системы автоматизации управления документооборотом предназначены для того, чтобы компания могла:

  1. Отказаться от трудоемких операций по рутинному заполнению и пересылке бумажных документов.
  2. Сократить расходы на закупку канцелярских принадлежностей и бумаги, а также на организацию и хранение архива.
  3. Защитить конфиденциальную коммерческую информацию от несанкционированного доступа.
  4. Избавиться от дублирования и потери документов, положив конец «бюрократическому хаосу».

Чем крупнее предприятие, чем более разветвленную организационную структуру оно имеет, и чем больше у компании контрагентов, тем больший экономический эффект обеспечивает внедрение такого ПО.

Функционал системы автоматизации управления документооборотом

Функционал системы автоматизации управления документооборотом

Перечисленные выше результаты достигаются за счет следующих возможностей системы автоматизации управления документооборотом организации:

  • Автоматическое заполнение документов. Многие рутинные операции – например, получение данных о контрагенте и внесение их в соответствующие графы договора или платежного поручения – можно автоматизировать. Мегаплан позволяет заполнять такую информацию одним кликом, что экономит менеджерам десятки часов ежемесячно.
  • Коллективный доступ к документам. Над документом, который хранится в электронной системе, могут одновременно работать десятки сотрудников. Вам не нужно постоянно пересылать файлы друг другу по почте, распечатывать их и согласовывать. Не появляется дублирующих копий, содержащих разные правки, которые нужно будет свести воедино. Все работают в одном документе, а руководитель контролирует этот процесс в реальном времени – и всегда может сделать возврат к одной из предыдущих версий, если это необходимо.
  • Защита данных. Доступ к документам в системе автоматизации управления документооборотом получают только те сотрудники, которым вы его предоставили. Двойная аутентификация и надежное шифрование позволяют гарантировать, что случайная утечка информации исключена.


Повышайте эффективность с Мегапланом
Выполнение задач и управление продажами еще никогда не были такими простыми и эффективными!
Попробовать бесплатно

Для самых востребованных документов в Мегаплане уже есть встроенные шаблоны, а для специфического документооборота своей компании вы можете эти шаблоны создать. Автоматизация их заполнения поможет не только сэкономить время сотрудников, но и позволит избежать ошибок и опечаток в тексте.

При этом и руководитель, и сотрудники легко могут получить моментальный доступ к нужным документам с любого устройства, из любой точки мира. Это позволяет всегда сохранять вовлеченность в рабочий процесс и быстро решать все возникающие вопросы.

Как внедрить систему автоматизации управления документооборотом в организации

Внедрение системы автоматизации управления документооборотом в организации

В каждой компании есть свои особенности учета и документооборота, которые нужно иметь в виду. Однако, если вы не пробовали цифровые инструменты раньше, имеет смысл начать с наиболее простых в интеграции, интуитивно понятных платформ.

В Мегаплане функции автоматизации управления документооборотом изначально интегрированы с остальными возможностями сервиса – системой постановки задач, CRM-системой и другими. Таким образом, вы сразу же получаете комплексное решение, которое становится основой цифровой инфраструктуры вашей организации (и, например, можете использовать в документах данные из клиентской базы).

Сама платформа доступна онлайн, на собственных серверах Мегаплана, поэтому интеграция ограничивается выбором соответствующего потребностям компании тарифа и настройкой системы под ваши нужды. Запустить автоматизацию документооборота можно буквально за день-два по приемлемой для Вас цене!

Кроме того, мы позаботимся о том, чтобы ваши сотрудники быстро начали эффективно использовать возможности Мегаплана: изучим специфику ваших процессов, поможем создать подходящие шаблоны документов, проведем обучение персонала.

Пишите, и начнем!