Отслеживание задач с помощью CRM: золотой стандарт современного бизнеса

Отслеживание выполнения задач – одно из основных занятий руководителя. От того, насколько эффективно вы с ним справляетесь, напрямую зависит результативность работы всей организации. Рассказываем о том, как автоматизировать большую часть такой деятельности с помощью программы отслеживания задач, освободив себе целые часы времени и повысив КПД труда подчинённых.

Зачем бизнесу системы отслеживания задач

Если вы управляете сотрудниками в «ручном режиме», по телефону или, например, через классические письменные отчёты, вы тратите на контроль непропорционально много времени. При активной работе даже 3-4 подчинённых могут утопить руководителя в бумагах, а уж если под вашим началом трудится большее количество людей, отслеживание задач проектов неизбежно превратится в кошмар.

CRM решает эту проблему. Одна из основных функций этого программного обеспечения – отслеживание задач. Например, с Мегапланом вы сможете в один клик:

• назначить для любого дела исполнителей и ответственных лиц;
• получить подробную информацию по состоянию каждого задания или проекта;
• задать интересующие вас вопросы в чате, где они удобно сохраняются в одном месте.

Плюс система рассылает автоматические уведомления об изменениях статуса поставленных на отслеживание задач, а также о приближающихся дедлайнах. Вы экономите огромное количество времени, а заодно страхуете себя от прокрастинаторов.

Как пользоваться приложением для постановки задач и отслеживания их выполнения

Всё просто и интуитивно понятно. В Мегаплан вам достаточно:

1. создать карточку поручения – например, описать задание по обзвону клиентов;
2. назначить ответственного сотрудника и, если необходимо, проверяющее лицо;
3. указать, кто будет получать уведомления о смене статуса проекта.

Всё, дальше сотрудник в один клик подтверждает, что увидел задачу в сервисе для отслеживания и принял её. По мере выполнения он может публиковать промежуточные отчёты, а после завершения сменит статус задачи, и вы сразу получите уведомление.

Это гораздо эффективнее, чем письменные отчёты или обычная электронная таблица для отслеживания задач. Автоматические уведомления дисциплинируют, а возможность назначить несколько исполнителей на каждое дело поможет централизовать всю информацию о работе над проектом.

Порядок внедрения инструментов для отслеживания задач на предприятии

Лучшие программы для отслеживания задач сотрудников – это доступные и понятные CRM, не требующие особой квалификации или существенных затрат ресурсов для установки. Например, Мегаплан можно начать использовать в течение одного рабочего дня:

• система отслеживания и управления задачами может работать как в облаке, так и локально: выбирайте подходящий вам вариант;
• заводить в систему карточки очень просто, вам достаточно описать задание и сроки его выполнения;
• ответственные лица назначаются в один клик, уведомления рассылаются автоматически.

Вам не нужно будет тратиться на помощь инженеров с установкой или обучением использованию системы. Впрочем, если вам всё-таки понадобится поддержка, мы будем рады её предоставить.

Вопросы и ответы

Смогу ли я самостоятельно добавить в систему всех сотрудников?

Да, это делается очень легко: процесс подробно описан в инструкции, а интерфейс интуитивно понятен.

Ваша система отслеживания задач подходит для всех видов бизнеса?

Да, чем бы вы ни занимались, Мегаплан поможет организовать проектную работу наилучшим образом.

Сколько сотрудников можно назначить на один проект?

Столько, сколько вам нужно – и вы сможете гибко настроить уведомления об изменениях статуса, если это необходимо.