Варианты автоматизации бизнес-процессов: инструменты, подходы и примеры

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы максимально избавиться от рутинных, повторяющихся, задач. Их можно перевести в цифровой формат — эту часть работы поручают выполнять специализированным программам. Это могут быть разные задачи: от обработки документов и управления цепочками поставок до взаимодействия с клиентами и аналитики данных.

Основные цели внедрения автоматизации:

• Снижение затрат — после автоматизации ручной труд в отдельных задачах перестаёт быть обязательным.
• Повышение эффективности — программное обеспечение делает работу быстрее даже самого опытного сотрудника.
• Минимизация ошибок — автоматизируя бизнес-процессы, руководство компаний снижает влияние человеческого фактора.

Далее мы рассмотрим не только технические инструменты, но и бизнес-подходы к автоматизации. Расскажем про типовые сценарии внедрения и приведём примеры из разных отраслей. Это поможет понять, как выбрать подходящее решение под конкретные задачи компании.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы

Не стоит думать, что автоматизация бизнес-процессов — просто модный тренд, о котором часто говорят. Для компаний, стремящихся к эффективности и конкурентоспособности, этот шаг — необходимость. Вот почему нужно внедрять автоматические сценарии работы:

• Повышение производительности команды. Рутина отнимает у персонала до 30% рабочего времени. Автоматизация решит эту проблему, освободив время для более важных задач.
• Снижение дефектов. Человеческий фактор — одна из самых частых причин для ошибок вне зависимости от сферы деятельности. После автоматизации исчезают опечатки, неправильные расчёты, упущенные данные и продублированные задачи.
• Рост лояльности клиентов. В какую компанию обратится покупатель за повторным заказом? Туда, где есть автоматические уведомления, его поздравляют с днем рождения, вовремя высылают документы, обращаются по имени или где менеджеры регулярно забывают направить счёт и им постоянно приходится напоминать о своей заявке? Разумеется, в первую. И даже если цены на продукцию будут выше, чем у рассеянных конкурентов.
• Увеличение масштабов бизнеса. Если не автоматизировать работу, рост компании неизбежно приведёт к увеличению штата и повышению затрат на зарплату. Но с помощью цифровых решений бизнес может обрабатывать больше заказов без расширения команды. Многие интернет-магазины используют системы управления складом, которые автоматически учитывают остатки, формируют заказы поставщикам и оптимизируют логистику.

Автоматизация — не просто экономия времени и денег. Это способ сделать бизнес более гибким, клиентоориентированным и готовым к росту. В следующих разделах разберём, как именно внедрять такие решения.

Варианты автоматизации по типам процессов

Автоматизацию можно смело назвать универсальным процессом, применимым к разным сферам и задачам. Её с успехом внедряют организации из производственного сектора, коммерческие компании, торговые сети. Подходит она и для отдельно взятых подразделений. Даже если на предприятии сложные рабочие процессы, которые не получится отдать на откуп ПО, можно победить рутину в бухгалтерии или отделе продаж. В отношении самих процессов автоматизация тоже универсальна: можно использовать программное обеспечение в работе с несложными рутинными операциями или выполнять масштабные аналитические задачи.

Одно из самых востребованных направлений автоматизации — офисное. Программа может заполнять счета, накладные, договоры и другие документы. Ей можно доверить составление отчётов или с помощью ПО перенести данные между системами, например, из Excel в 1С.

Во многих компаниях используют CRM для автоматизации продаж. С помощью ПО автоматизировано ведение клиентской базы и воронок, внедрены уведомления и напоминания. Система самостоятельно рассылает коммерческие предложения и договоры. При правильной настройке CRM сможет анализировать эффективность продаж, показывая, на каком этапе воронки уходят потенциальные клиенты, — это поможет увеличить доходы организации.

Полезна автоматизация также в маркетинге. С её помощью можно выполнять разные задачи:

• Вести Email-рассылки.
• Настраивать показы таргетированной рекламы.
• Консультировать клиентов.
• Публиковать посты в соцсетях.
• Собирать и анализировать данные о поведении клиентов.

Финансовые процессы и бухгалтерия — ещё одна сфера, где можно внедрить автоматизацию. Программное обеспечение поможет при составлении налоговой или управленческой отчётности, расчёте зарплат и премий, сверке платежей с банковскими выписками. Также, используя профильные программы, можно управлять дебиторской задолженностью. Яркие примеры автоматизации в этой области — это продукты 1С, помогающие начислять зарплаты с учётом больничных и отпусков.

Автоматизацию можно эффективно применять для задач с высокой повторяемостью и стандартными правилами. В этом случае внедрение автоматических сценариев обеспечивает снижение ошибок на 90% и экономию времени до 80%.

Отделы кадров тоже могут упростить свою работу. Прежде всего, это адаптация новых сотрудников, во время которой применяют чек-листы и автоматические уведомления о прохождении «акклиматизации». Учёт рабочего времени и контроль KPI — ещё одна область, которую можно упростить с помощью ПО. Опросы, аттестация, оценка удовлетворённости персонала — это тоже задачи для профильных сервисов.

Как выбрать подходящий вариант автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов — это больше, чем обычное внедрение новых технологий. Это стратегическое решение, которое требует тщательной подготовки. Поэтому уместно описать пошаговый алгоритм автоматизации бизнес-процессов в компании.

Как любое важное решение, полноценная и эффективная автоматизация невозможна без тщательного анализа текущих бизнес-процессов. Потому что, прежде чем бороться с проблемами, нужно понять, на каких участках возникают сложности. Как провести аудит:

1. Составьте карту всех процессов, зафиксировав все этапы работы.
2. Обратите внимание, где чаще всего возникают задержки. Возможно, где-то приходится вводить информацию руками, и это уже станет поводом для автоматизации.
3. Оцените частоту ошибок — может, какие-то операции требуют постоянных исправлений.

Чтобы выявить насущные проблемы, эффективнее всего будет опросить сотрудников: персонал отлично знает слабые места организации. Чтобы оценить затраты времени на каждый рабочий этап, можно использовать любой профильный сервис для тайм-трекинга.

Когда проблемные зоны выявлены, расставьте приоритеты. Автоматизировать всё и сразу — это ошибка. Начните с одной, самой злободневной проблемы.

Лучше начинать с относительно простых задач — это может быть заполнение договоров и счетов, перенос данных между системами, рассылка коммерческих предложений. Можно интегрировать CRM с IP-телефонией или внедрить чат-бота, который будет консультировать клиентов. Уже за такой уровень автоматизации менеджеры будут очень благодарны.

Когда очерчен круг проблем, можно выбирать сервис, которому предстоит бороться со сложностями. И выбор платформы зависит от специфики этих затруднений. Хотите упростить учёт сырья, логистику и сделать управление процессами прозрачным? Обратите внимание на ERP- или BPM-систему. Сервисы из сегмента RPA помогут обрабатывать документы и переносить данные между платформами. А если появляются проблемы во взаимодействии с клиентами или хочется улучшить управление продажами — выберите подходящую CRM.

Из тех решений, что есть на российском рынке, один из востребованных вариантов — Мегаплан. Эта CRM универсальна, поэтому подходит для автоматизации различных задач, от создания карточек клиентов до работы с документами. К основным преимуществам можно отнести несколько моментов:

• Возможна интеграция с популярными сервисами. Это телефония, почта, мессенджеры.
• Гибкость — CRM адаптирована для бизнеса любого масштаба.
• Есть все нужные инструменты, от скрам-доски до диаграммы Ганта.
• Изначально доступны сценарии для автоматизации продаж — напоминания, воронки, отчёты.
• CRM частично выполняет функции других сервисов, например, отслеживание поставок и контроль за складом.

Важный принцип автоматизации состоит в том, что сервис должен быть интегрирован в уже существующую ИТ-систему. В противном случае её придётся создавать с нуля — несовместимость приводит к двойному вводу данных и новым ошибкам. Потому возможность интегрировать сервисы через API — это преимущество, как и работа со стандартными форматами файлов (Excel, CSV, XML). Важно учитывать, чтобы версии программ были совместимы между собой.

Но когда сервис выбран и настроен, можно столкнуться с проблемой, которая способна сломать душевное равновесие у любого руководителя. Она проста, банальна и часто встречается при внедрении ПО. Сотрудники не пользуются новыми инструментами!

В результате программное решение, на которое потратили ресурсы, становится пятым колесом только потому, что персоналу компании проще переносить файлы на флешке или записывать итоги разговора с клиентом в блокнот. Но есть несколько способов перевести коллектив на рельсы цивилизованной работы:

• Адаптация. Пропишите пошаговые инструкции и раздайте тестовые задания, чтобы понять, насколько персонал готов информационно.
• Внутренняя база знаний. Это видеоуроки, раздел FAQ, чат с помощью. Кстати, в этом может помочь Мегаплан — в CRM есть возможность создать хранилище информации.
• Работа с мотивацией. Покажите сотрудникам выгоду, чтобы они осознали: новые инструменты облегчают им жизнь.

Правильный подход помогает снизить затраты времени уже в первые месяцы. Главное — не пытаться автоматизировать все процессы за раз, а двигаться поэтапно.

Примеры успешной автоматизации

Чтобы продемонстрировать, что автоматизация — это эффективный способ сократить издержки, увеличить прибыль и освободить сотрудников от рутины, мы приведём примеры из разных сфер бизнеса. Вы увидите, как правильное решение помогло добиться успеха.

Автоматизация продаж в малом бизнесе

Руководство относительно большой российской сети продуктовых магазинов поняло, что их не устраивает существующая система учёта, из-за которой на отдельных точках была большая недостача. Редкие инвентаризации в совокупности с результатами ошибок персонала и откровенного воровства привели к заметному падению прибыли.

Чтобы сделать работу филиалов прозрачнее, была внедрена CRM, с помощью которой удалось:

• Контролировать поставки и следить за логистикой.
• Управлять ассортиментом в магазинах.
• Формировать объективные отчёты.

После этого достаточно быстро удалось «перекрыть» каналы воровства товаров сотрудниками и увеличить прибыль. В дальнейшем сеть стала привлекательна для инвесторов и франчайзи, потому что из бездонной чёрной дыры превратилась в понятную структуру с прозрачными бизнес-процессами.

Внедрение RPA в финансовом отделе

Сотрудники одной нефтяной компании очень огорчались, что приходится тратить много времени на отчёты для контролирующих государственных органов и обработку документов. Ручной ввод данных между системами тоже не давал поводов для оптимизма. Чтобы вернуть персоналу блеск в глазах, руководство решило внедрить RPA-платформу. С её помощью удалось автоматизировать несколько десятков офисных процессов, а также интегрировать рабочее пространство с почтовыми сервисами, Excel и госплатформами.

Сотрудники нефтяной компании выдохнули и начали тратить в 8 раз меньше времени на составление отчётов. А руководители с нескрываемой радостью осознали, что количество ошибок в документах существенно снизилось. Наверняка после этого они выписали себе премию, и это было абсолютно заслуженно.

Маркетинговая автоматизация и рост конверсии

Многие компании, занимающиеся розничными продажами, страдают от работы службы поддержки. Один известный магазин спортивных товаров не стал исключением — клиентам приходилось ждать очень долго ответов от операторов. Разумеется, этот негатив они переносили на бренд в целом. И то, что коммуникация не была персонализирована, тоже не повышало лояльность аудитории.

Решением проблемы стало внедрение многоканального маркетинга:

• Чат-бот в Telegram обрабатывал около 80% типовых запросов — статус заказов, условия доставки.
• Email-автоматизация активировалась, если клиент не завершал покупку.
• Рассылки начали делать через VK и WhatsApp — открываемость стала на 40% выше, чем при отправке по электронной почте.

Эти решения привели к снижению нагрузки на службу поддержки. Помимо этого, выросла конверсия, так что можно констатировать факт: автоматизация прошла успешно.

Как видите, все эти случаи разные, но есть моменты, которые объединяют их. Руководители компаний не стали автоматизировать всё, до чего смогут дотянуться руки, вместо этого ограничились точечными работами на проблемных участках. И всегда выбирали процессы, поддающиеся оценке и измерению: время обработки, процент ошибок, сумма убытка. И, разумеется, уделили должное внимание обучению персонала. Отсюда следует простой вывод: успешная автоматизация требует не только технологий, но и чёткого плана.

Выводы

Автоматизация бизнес-процессов — это не просто оптимизация затрат, а стратегическая инвестиция в развитие компании. Она позволяет увеличить прибыль за счёт снижения издержек и ускорения процессов, повысить конкурентоспособность и освободить ресурсы для решения стратегических задач вместо рутины.

Если думаете, с чего начать автоматизацию в компании, выберите одну ключевую задачу, а затем определитесь с инструментом, соответствующим потребностям — это может быть RPA, CRM или ERP.

Оценивая результативность изменений, всегда измеряйте итоги по конкретным метрикам. Это может быть время выполнения задач, динамика конверсии, количество допущенных ошибок. Например, компании, внедрившие Мегаплан, отмечают рост продаж на 20–30% уже в первые месяцы благодаря автоматизации воронки и запуску системы напоминаний.

Готовы сделать свой бизнес лучше и эффективнее? Используйте решения Мегаплана для автоматизации продаж, документооборота и управления задачами. Это простой способ начать цифровую трансформацию компании без сложных внедрений.