Внедрение системы управления проектами: пошаговая инструкция

Рассказываем про особенности внедрения информационных систем управления проектами. Если вы хотите развернуть на своем предприятии такую программу быстро и без лишних проблем, просто следуйте нашей инструкции.

5 эффектов от внедрения системы управления проектами

Главным доводом в пользу внедрения любого нового инструмента – в том числе программного продукта – является экономическая выгода, которую использование данного решения принесет компании. В случае с системами управления проектами можно привести следующие статистические данные из исследования бизнес-проекта Finances Online:

1. Компании, которые используют цифровые методы управления проектами, в среднем тратят на организацию труда в 28 раз меньше ресурсов, чем фирмы с традиционным подходом.
2. 8 из 10 руководителей крупного бизнеса называют грамотное управление проектами среди ключевых критериев успеха.
3. 2 из 3 проектов в компаниях, которые недооценивают важность выстроенной системы управления проектами, заканчиваются неудачей.
4. Около 12% всех инвестиций расходуются впустую из-за низкой эффективности осуществления проектов.
5. Лишь около 50% организаций на рынке уделяют культуре управления проектами достаточное внимание – и большинство из них обходят своих конкурентов, которые этого не делают.

Хотите быть среди лидеров рынка? Не затягивайте с внедрением цифровых решений, и начать лучше всего с управления проектами.

Перед началом: адаптация процессов

До того как переходить непосредственно к внедрению системы управления проектами, вам нужно четко осознать ключевой принцип: любая такая программа – это всего лишь инструмент. Система позволяет оптимизировать управление процессами, но сама по себе она их не меняет. Если вы переведете под контроль современного ПО неоптимальные действия, они все еще останутся неоптимальными – просто начнут выполняться быстрее.

Поэтому «нулевым шагом» всегда является бизнес-анализ принятых в компании процессов. Проверьте каждый из них: нужен ли он? Можно ли упростить процесс, выполнить его быстрее? Есть ли процессы, которые можно объединить? Оставьте только те действия, которые действительно нужны, и уже их передавайте под контроль ПО.

5 этапов внедрения системы управления проектами

Закончив подготовку, вы можете переходить непосредственно к интеграции ПО. Удобнее всего будет разделить процесс на следующие 5 шагов:

1. Аудит: оценка процессов вашей компании.
2. Выбор программного решения.
3. Настройка ПО.
4. Установка ПО.
5. Обучение сотрудников работе с новым инструментом.

Поговорим о каждом шаге подробнее.

Аудит процессов

Частично вы уже справились с этой задачей на «нулевом этапе», когда оптимизировали деятельность компании. Теперь осталось составить список процессов, оценить трудоемкость каждого из них и его важность для организации. В первую очередь вы захотите автоматизировать наиболее трудоемкие и важные процессы, из этого и нужно исходить.

Выбор ПО

У вас уже есть понимание, какие процессы важнее всего автоматизировать. Обычно это постановка задач, контроль их выполнения и управление взаимоотношениями с клиентами. Всем этим занимаются CRM – такие, как Мегаплан. Именно поэтому, кстати, цифровизация бизнеса чаще всего начинается с внедрения системы управления проектами на базе CRM.

Настройка ПО

Если у вас нет явной специфики процессов, рекомендуем начать с базовой конфигурации от поставщика системы – как правило, ее вполне достаточно. Если же адаптировать решение под свои потребности абсолютно необходимо, вам понадобится плотно сотрудничать с производителем системы: сформулируйте соответствующую задачу, и вам предложат решение.

Установка ПО

Непосредственное внедрение системы управления проектами. Мы рекомендуем использовать облачные решения, потому что их проще всего развернуть – не нужно закупать серверы и настраивать их, всё работает из коробки. Например, Мегаплан можно установить и начать использовать за один день.

Обучение сотрудников

Чтобы получать эффект от управления проектами после внедрения информационных систем, нужно уметь правильно использовать новые продукты. Интерфейс, как правило, интуитивно понятен, но мы все равно предлагаем полную поддержку для всех клиентов Мегаплан – научим руководство и линейных сотрудников всему необходимому. Для нас управление проектами внедрения информационных систем – одна из основных специализаций: мы поможем вам получить максимальный эффект от использования нашего решения.

Попробовать Мегаплан можно бесплатно: в вашем распоряжении 14 дней пробного доступа, который позволит ознакомиться со всеми возможностями системы. Оставляйте заявку, расскажем подробнее!

Вопросы и ответы

Hа каком этапе внедрения системы управления проектами лучше подключать представителя поставщика?

Чем раньше, тем лучше. Менеджеры и инженеры компаний, разрабатывающих такие системы, досконально разбираются в возможностях своего продукта – они всегда могут подсказать, как лучше выстроить процессы в компании или какие функции вам стоит использовать в первую очередь.

Можно ли установить и настроить систему управления проектами самостоятельно?

Да, конечно. Например, у Мегаплана очень простой интерфейс, с которым легко освоиться, а сама программа работает из облака. Вам достаточно будет ознакомиться с инструкцией, и вы можете сразу же начать пользоваться сервисом. Ну а если понадобится помощь, мы рады будем ее оказать.

Безопасно ли пользоваться облачными сервисами?

Зависит от поставщика услуги. Мегаплан использует надежное облако, предлагает двойную аутентификацию и шифрует все данные – вы можете быть уверены, что ваша информация под надежной защитой!