Как принимать задачи

Многие жаловались, что на практике с задачами сложнее. Иногда, даже если они все делают правильно, результат получается неважным: исполнитель упускает важные детали или срывает дедлайн.

Дело в том, что поставить задачу — только половина дела. Вторая половина — принять ее.

Со мной была история: коллега поставил задачу отредактировать текст. Дал на это две недели. Задача была небольшой, поэтому я ее просто приняла, а текст даже не прочитала как следует. Времени то полно.

Вспомнила о задаче, когда Мегаплан прислал напоминание за день до дедлайна. Открыла, стала читать. Поняла, что ничего о тексте не знаю: какая цель, аудитория, что и как редактировать. Чтобы это выяснить, потратила 3 часа с созвоном и комментариями в Мегаплане.

Задача оказалась в два раза объемней, чем показалась на первый взгляд: пришлось разобраться в материале, полностью переписать текст, подправить иллюстрации. В итоге на задачу ушел весь день, а остальные дела повисли. К тому же, чтобы разобраться, я отвлекла коллег от работы. Ждать, пока они освободятся, времени не было.

Тогда я поняла, что принимать задачу — такая же работа, как и ставить. С того момента я принимаю задачи дотошно.

В сегодняшнем выпуске я расскажу о приемах, которые помогают мне правильно понять задачу и показывать хороший результат. И если вы не работаете в одиночку, выпуск для вас.

Дотошничать

Если вы получаете задачу «исправить опечатку на сайте», с ней все понятно. Берете и исправляете. Но вряд ли у вас много таких задач. Разве что вы корректор. У меня таких задач не бывает, обычно получаю те, в которых приходится разбираться. И вот тогда я начинаю дотошничать:

— Люда, мы готовим презентацию о партнерской программе. Будем показывать ее клиентам, которые давно пользуются и любят Мегаплан, чтобы продвигать его вместе. Пожалуйста, проверь текст и подачу информации. Ждем к понедельнику.

— Хорошая идея! Посмотрела презентацию, появились вопросы. Что конкретно я могу менять? Хочу выбросить пару блоков и добавить новых. Есть такая возможность? И еще. С этой презентацией будут выступать или просто отправлять по почте?

— Меняй презентацию как угодно, это наброски. После твоих правок отдадим дизайнеру. Презентация и для выступлений, и для отправки.

— Нет, так не пойдет. Эту презентацию допилим для отправки, а для выступлений сделаем новую, в отдельной задаче. Давай созвонимся, чтобы обсудить?

Если коллега ставит на вас задачу, наверняка вы разбираетесь в этой работе лучше него. Он может и не знать, что для разных целей подходят разные презентации. Ваша задача как исполнителя — докопаться до сути. Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата. Единственный способ этого добиться — дотошничать.

Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата

Если исполнитель не дотошничает, с ним легко и приятно работать, но результат выходит средним. Чтобы докопаться до сути задачи, я использую эти приемы:

спрашиваю. Это кажется очевидным, но все равно проблемы с недопонимаем задачи происходят из-за того, что исполнитель задачет мало вопросов или не задает совсем. Считается, что хорошие вопросы — открытые. Я не всегда использую это правило. Иногда просто что-то уточняю с помощью закрытых или альтернативных вопросов. Главное — на входе выяснить все, в чем вы хоть немного сомневаетесь;

внимательно читаю задачу. Раньше я иногда задавала вопрос, а потом находила ответ в описании задачи. Теперь, если задача объемная, перечитываю по 2-3 раза, чтобы лишний раз не переспрашивать и не отвлекать коллег;

нумерую вопросы. Иногда я задаю в задаче сразу 5-6 вопросов. Собеседник, пока дочитает до конца, половину забывает и отвечает только на 2-3. Поэтому если вопросов много, делаю из них список. Обычно в ответ на это коллега тоже пишет список, поэтому я легко считаю, на все ли вопросы получила ответ. Не хватает — спрашиваю еще раз.

По моему опыту, как только становишься дотошнее, количество исправлений снижается.

Не скандалить

Иногда я получаю задачи, которые не хочу принимать. Обычно это происходит, если я не понимаю зачем ее делать. Первая реакция — коллега не прав, и сейчас я ему это объясню. Разгорается скандал:

Постановщик: Давайте разработаем миссию компании

Исполнитель: Пфффф! Да кому она вообще нужна? Миссия — дурацкая формальность для гигантских корпораций

Эта реакция неконструктивна, переждите ее. Следующая реакция — спокойно выяснить противоположную точку зрения:

Постановщик: Давайте разработаем миссию компании.

Исполнитель: Слушай, я плохо в этом разбираюсь и скептически отношусь к таким вещам, потому что не вижу в них смысла. Расскажешь поподробнее?

Постановщик: Это наша внутренняя миссия. Чтобы сотрудники понимали, зачем они здесь собрались, ради чего работают и к чему идут. Мы не будем ее публиковать в открытом доступе, только среди своих. Миссия поможет стать более дружными, быть последовательными в решениях и выбирать подходящих новых сотрудников.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам: если вы не будете контролировать эмоции, провалите переговоры. Если коллега ставит задачу, значит, видит в этом смысл. Ваша задача — выяснить какой.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам

Я с трудом сдерживаю эмоции, когда не согласна с коллегами. В этом смысле удаленная работа меня спасает. А еще спасает вот что:

перечитать сообщение. Если я отвечаю по задаче, с которой не согласна, я не даю ответ сразу. Обычно первый ответ, даже если эмоции улеглись, получается агрессивным. Поэтому я его перечитываю, стираю и пишу по-новому, более спокойным тоном;

запретить себе риторические вопросы. Например вопрос «Да кому это нужно?» риторический. Собеседник вроде как и готов ответить, но понимает, что это не вопрос, а скрытая критика. О риторических вопросах хорошо написал дизайнер Евгений Арутюнов (18+);

травить леску. Если все-таки я не согласна с видением коллеги, я использую метод Джима Кемпа. Он снимает напряжение в разговоре и обеспечивает право на «нет». Об этом мы уже писали.

Понемногу я учусь быть более терпеливой с помощью этих приемов. Когда хочу поспорить, представляю, как глупо буду выглядеть, если окажусь не права.

Сформулировать по-своему

Еще один прием, который помогает разобраться в задаче — сформулировать ее самому. Делайте это после того, как задали все вопросы.

Постановщик: Витя, подготовь раздаточный материал к конференции. В нем будут блокноты с логотипом, визитки организатором, бейджики, буклет, формы обратной связи. Распредели дела так, чтобы успеть к 22 марта, в этот день отдаем в печать, уже договорились с типографией. Требования — в документе.

Ответственный: А организаторы те же, что и в прошлый раз? Это я для визиток спрашиваю.

Постановщик: Да, те же.

Ответственный: Хорошо. Давай опишу, как понял задачу. Конференция 25 марта, печатные материалы отдаем в типографию 22. Я свою работу сдаю 19 марта, ты делаешь замечания, и я поправлю. Так мы точно все успеем. Визитки, блокноты и бейджи делаем, как прошлый раз. В форме обратной связи пишем только два вопроса: что понравилось и что не понравилось. Форма — на фирменном бланке. Буклет печатаем на глянцевой бумаге, форматом А4 и складываем пополам. Верно?

Этот подход помогает убедиться, что все всё правильно поняли. Например, фразу «распредели дела так, чтобы успеть к 22 числу» каждый понимает по-своему:

cдай работу 22 числа; cам отправь работу в типографию, как сделаешь; cделай заранее, чтобы успеть поправить.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам

Собственная формулировка задачи может выглядеть глупо, зато сэкономит время. Вы сразу будете делать то, что нужно. Я использую этот прием не всегда, а только в серьезных задачах. Вот, как я описываю свое понимание задачи:

пишу по пунктам. Чтобы постановщику задачи было проще ориентироваться в моей формулировке, я разбиваю ее на пункты: «цель», «задача», «результат», «аудитория», «сроки».

указываю на ошибки. Бывает, что постановщик дает исходные данные с ошибкой. Я о ней спрашиваю, даже если не уверена, что это ошибка. Например, в текст нужно вставить ссылку, а она ведет не на то, что описывает. Если я не обращу на это внимание, я не буду виновата, но мне от этого не легче, если все пошло наперекосяк;

ориентирую по срокам. Если я не готова взяться за задачу сразу, я предупреждаю об этом постановщика. Для этого достаточно добавить: «начну работу по задаче в понедельник». Так коллега лучше спланирует время и не будет лишний раз спрашивать, как идут дела.

Формулировка своего видения помогает уточнить все, что звучит неоднозначно. Так вы на входе ограждаете себя от части возможных ошибок.

Мегаплан успешно внедряет crm системы более 10 лет. Посмотреть что такое crm системы можно здесь, а тут цены и тарифы ;)

Представить результат

Представление о результате часто меняется в процессе работы. Пока вы работаете, вы начинаете видеть детали, которых не видели во время обсуждения. Если результат отличается от запланированного, подробно поясните коллеге свое решение:

Никита! Мы с тобой решили делать календари для клиентов, но в процессе я понял, что получается ерунда: календари делают все, а столбцы с датами отвлекают от иллюстраций, хотя они у нас главные. Поэтому вместо календарей я подготовил двенадцать постеров

Травите леску, чтобы коллега понимал, что его мнение тоже считается:

Если тебе не нравится, я без проблем сделаю из постеров календари. Я сдаю работу раньше срока, чтобы успеть исправить, если ты все-таки захочешь календари. Но, по-моему, постеры выглядят интереснее

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром. Коллега расстроится и подумает, что его мнение никого не интересует, раз с ним не посоветовались заранее, даже если результат отличный. Ваша задача — доказать обратное.

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром

Просите коллегу поделиться мнением и будьте готовы к критике. Вот, что делаю я, когда сдаю результат:

работаю с ожиданиями. Когда сдаю работу, первым делом предупреждаю, что сделала ее по-своему. Если я просто выложу в задачу результат, коллега вряд ли с ним согласится. Поэтому после предупреждения я предлагаю созвониться или пишу в комментариях железные аргументы, почему мое решение лучше;

беру ответственность. В книге «Дизайн-мышление в бизнесе» Тим Браун пишет, что «лучше извиниться после, чем согласовывать до». Мне понравилась эта мысль, поэтому я использую ее в работе. Когда на словах объясняешь свое решение, чтобы согласовать, коллеге оно вряд ли понравится. Результат всегда лучше описания. А если в процессе вы поймете, что не правы, просто все исправите. Поэтому продуктивнее сначала сделать и только потом спросить мнение;

оставляю право на «нет». Если я не согласоываваю свое решение заранее, я готова к тому, что его не примут. Чтобы никого не подвести, закладываю время на исправления.

В больших задачах правильно представить результат — серьезная часть работы. Если исполнитель ленится объяснить решение, постановщик его не поймет и не примет.

Работать сообща

Работа над задачей — работа команды. Результат в ней зависит от общих усилий. Не бывает такого, что постановщик правильно сформулировал задачу, и исполнитель без вопросов выполнил ее качественно, в срок и с первого раза. И наоборот, если постановщик отмахивается от вопросов коллеги, хорошего результата не получится.

Поэтому, чтобы результат получился хорошим, а дело двигалось продуктивно, будьте готовы работать сообща. Это знают все, но не у всех получается. Проблема в том, что каждый хочет доказать свою правоту. В итоге задача разваливается. Но, когда вы начинаете с пониманием относиться к коллеге и его идеям, у вас получается крепкая команда. Теперь вы работаете вместе и вместе отстаиваете результат перед другими.

Статья Люды Сарычевой