Как перейти на ЭДО и сохранить нервы: опыт Мегаплана

Последний год изменил способы взаимодействия компаний со своими клиентами, партнерами и сотрудниками. Многие люди продолжают работать удаленно, их все труднее застать в офисе, а принимать курьера дома не всем удобно. На помощь пришел электронный документооборот. Рассказываем, как мы внедряли ЭДО в своей компании и почему вам тоже советуем.

Статья будет полезна руководителям, специалистам по кадрам, секретарям и делопроизводителям. Если вы собираетесь переходить на ЭДО и выбираете оператора или еще сомневаетесь, стоит ли отказываться от бумаги, тогда вам будет проще определиться с выбором и принять окончательное решение.

Когда Мегаплан перешел на ЭДО

Напомним, что электронный документооборот в организациях бывает разный. Мы выделяем для себя три основных.

• Внешний затрагивает работу с клиентами и партнерами: договоры поставки или оказания услуг, закрывающие документы.
• Кадровый касается найма сотрудников и их дальнейшей деятельности: трудовые договоры, приказы и распоряжения.
• Внутренний действует в пределах компании, регулирует рабочие процессы и согласования: регламенты, уставы, протоколы совещаний.

По-серьезному мы озадачились внешним ЭДО с контрагентами в начале апреля 2020 года, после того как всех принудительно отправили на самоизоляцию и стало понятно, что коронавирус с нами надолго. «Эвакуация» из офиса проходила оперативно: нужно было забрать самое необходимое для работы. Генеральный директор взял домой печать и принтер с функцией сканера. Спустя пару дней мы завели задачу в Мегаплане «Сканы и отправка документов в эпоху разобщенности», чтобы подписывать срочные документы и потом отправлять их по адресам с курьерами.

Но если с клиентами и подрядчиками было понятно, как взаимодействовать, то с кадровым документооборотом наоборот. Мы продолжаем отправлять курьеров с бумажными экземплярами документов к сотрудникам, которые работают дистанционно. Но когда это занимает много времени, например при отправке в другой город, дополнительно просим их прислать нам подписанные сканы этих документов по электронной почте.

Для внутреннего документооборота и всевозможных согласований нам вполне хватает возможностей Мегаплана.

Внешний ЭДО с контрагентами

Переход на электронный документооборот с клиентами и партнерами мы, как водится, начали с выбора оператора. Обмениваться документами по электронной почте тоже можно, но это небезопасно и неудобно. Никто не застрахован от взлома, к тому же документы легко могут затеряться в большом количестве писем. Потом озадачились покупкой электронной подписи. Имейте в виду: если вы сдаете отчетность через интернет, дополнительно приобретать электронную цифровую подпись вам не нужно — подойдет та, что используется для отчетности.

Мы выбирали между двумя самыми популярными системами: пробовали «Диадок» и «Такском». В итоге выбрали «Такском», потому что у него бесплатная интеграция с 1С. А если у вас есть подписка «ИТС:Техно», вы сможете бесплатно отправлять 50 документов в месяц, если подписка «ИТС:Проф» — 100 документов.

Переход на ЭДО дал нам колоссальную экономию трудозатрат. Сравните работу с документами для контрагентов, когда в организации действует электронный документооборот и когда бумажный.

Бумажный документооборот

• Бухгалтер готовит документы в 1С
• Распечатывает
• Подписывает
• Распределяет по конвертам
• Подписывает конверты
• Относит на почту

Электронный документооборот

• Бухгалтер готовит документы в 1С
• Подписывает с помощью электронной подписи
• Отправляет

С учетом того, что даже небольшие компании ежегодно отправляют тысячи документов через почту, ЭДО избавил сотрудников бухгалтерии от кучи рутинных операций. Теперь наш бухгалтер тратит не больше пяти минут в день на массовую подпись и отправку документов из привычной ему 1С. Раньше эту работу выполняли четыре человека и на это уходило несколько часов.

Кроме снижения рабочей нагрузки на сотрудников, очевидные плюсы ЭДО в любом бизнесе — экономия времени доставки и средств. Вот наглядное сравнение стоимости разных типов доставки на основе нашего опыта:

• Курьер — 650 рублей со сроком доставки в несколько дней.
• Почта с отслеживанием — 56 рублей со сроком доставки до нескольких недель. Отправлять документы с уведомлением о вручении обойдется в три раза дороже.
• ЭДО — 10 рублей со сроком доставки в несколько минут.

Организация платит только за исходящие документы, а входящие оператор обрабатывает и хранит бесплатно. Это означает, что если вам выслали документ, вы его принимаете, подписываете и отправляете обратно, то эта процедура вашей организации ничего не стоит. В отличие от почтовых пересылок, где каждая сторона платит за отправку документов.

Раньше контрагенты не всегда вовремя возвращали подписанные на бумаге закрывающие документы, а некоторые и вовсе не делали этого. Документы терялись, и приходилось отправлять их заново. При обмене электронными документами такая ситуация, конечно, тоже возможна, но случается гораздо реже.

Сложности перехода на внешний ЭДО

При всех преимуществах ЭДО даже нам переход на электронный документооборот дался совсем не просто, и вот почему.

1. Долго подключали роуминг

Самая большая проблема заключается в том, что мы сами, наши клиенты и партнеры могут пользоваться услугами разных операторов ЭДО. Раньше уже из-за этого попытка обменяться электронными документами могла потерпеть крах. Но несколько лет назад операторы ЭДО договорились о роуминге, который частично решил вопросы, связанные с совместимостью программ. На словах все понятно, на практике снова сложности: чтобы подключить роуминг, нужно получить подтверждение обоих операторов. У нас ушло полтора месяца только на то, чтобы подключить роуминг.

2. Искали контрагентов с ЭДО

Перейдя на ЭДО, мы начали искать контрагентов, которые тоже работают с электронными документами. Нам нужно было найти единомышленников, и мы стали в каждом счете писать наш ИД для приглашения. Так что, если вы клиент Мегаплана и используете электронный документооборот, отправьте нам приглашение для подключения ЭДО: 2AL-D5C6DFA9-5B0D-4343-BD8D-5D5D273127E6-00001

3. Думали, обмениваться ли соглашением об использовании ЭДО

По закону заключать какие-либо дополнительные соглашения об ЭДО с контрагентами не требуется. Но на деле все не так просто. Традиционно считается, что, прежде чем переходить на ЭДО, нужно подписать соответствующее соглашение. С точки зрения закона любой документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равносилен документу с бумажной подписью. То есть такое соглашение не имеет никакой практической ценности. Так что заключать соглашение по ЭДО или нет — зависит от желания сторон.

Кадровый ЭДО для найма

Кадровый документооборот с начала пандемии подорожал и усложнился больше других, ведь большая часть сотрудников стала работать из дома. Обмениваться документами с удаленными сотрудниками приходится при помощи курьеров и классической почты.

С людьми из других регионов иногда возникают сложности с трудовой книжкой. Увольняясь, работник как минимум должен ее забрать. И если трудовая бумажная, то многие не хотят ехать за ней в другой город. Вернуть работнику его бумажную трудовую можно по почте, но для этого он должен написать соответствующее заявление. А если он не желает, у работодателя возникает правовая коллизия: по законодательству он обязан выдать работнику трудовую книжку, а по факту без заявления не имеет права.

Все идет к тому, что чисто офисных работников будет все меньше. Все больше будет «гибридных» сотрудников, которые работают то дома, то в офисе. Не меньше будет и и полностью удаленных сотрудников. И если эксперимент с ЭДО для работы, который сейчас проводит Минтруд, получится, это сильно упростит жизнь и работникам, и работодателям.

Все эти проблемы должна решить электронная трудовая книжка. На остальные вопросы кадрового ЭДО должны ответить поправки в Трудовой кодекс, которые сейчас рассматривают в правительстве. Если их примут, компании смогут не просто искать себе сотрудников в любом регионе России, но и полноценно их трудоустраивать с минимальными бюрократическими преградами. Отпадет необходимость оформлять бумажные документы, тратить деньги на их отправку, а сам процесс трудоустройства значительно упростится. Работник сможет ставить на документах электронную подпись и отправлять их работодателю. Перспективы выглядят радужно, но на деле не все так просто.

Электронный автограф
Бумага становится документом, когда на ней появляется подпись. В этом плане электронные документы ничем не отличаются от традиционных. А вот электронные подписи различаются.
Простая электронная подпись (ПЭП) — аналог логина и пароля, а также СМС-кода, который используется для доступа в личный кабинет. У ПЭП маленькая степень защиты, поэтому она не может использоваться для подписи электронных документов.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) идентифицирует личность владельца. Подписанный ею документ получает юридическую силу, если есть указание закона или достигнута договоренность между сторонами.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) является самым защищенным видом электронной подписи. Подписанный ею документ имеет полную юридическую силу: заменяет собственноручную подпись и печать организации.

В любом случае придется потратиться на покупку цифровой подписи для каждого работника. Но для этого с ним должен быть сначала заключен трудовой договор, так что, вероятно, он по-прежнему будет бумажным. Возможно, сотрудник будет оформлять электронную подпись за свой счет, а работодатель потом компенсировать затраты. Многие операции кадровый ЭДО, конечно же, упростит, а некоторые усложнит. Также неясно, где, как и сколько хранить весь архив и не изменится ли формат электронных документов через 5–10 лет. А если вдруг организация переедет? Шкаф с документами не так легко потерять, как файлы на компьютере. И данные из него не утекают, как из корпоративных сетей.

В общем, с кадровым ЭДО вопросов пока больше, чем ответов, поэтому мы все еще отправляем сотрудникам бумажные экземпляры договоров, соглашений и приказов.

Внутренний ЭДО для согласований

Внутренний документооборот, связанный с обменом документами непосредственно в стенах компании, тоже нужно переводить в электронный формат. Он обеспечит круглосуточный доступ к документам, что не только сэкономит время сотрудников, но и сделает их работу более комфортной. Вырастет скорость обмена документами и информацией между работниками.

Если в вашей компании проходит много внутренних согласований, но при этом не нужно закреплять каждое изменение в документе подписью и печатью, вам подойдет Мегаплан. Электронное согласование документов в нем будет проходить последовательно или параллельно, но всегда по заданному алгоритму. Документ не отправят контрагенту, пока все участники согласования не напишут свои замечания и не дадут на это финального согласия. Для сложных нестандартных согласований можно даже создать отдельный бизнес-процесс.

Выводы

• ЭДО экономит сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии время и силы, а организации — деньги.
• Поиск контрагентов с ЭДО ляжет на ваши плечи. Но есть и хорошая новость: во всех системах работает поиск по реквизитам. Сразу же можно отправить приглашение тем, кто тоже перешел на ЭДО. С этого хорошо начинать.
• Если ваш контрагент пользуется другой системой ЭДО, подключите роуминг. Может быть, вам повезет больше и эта процедура займет меньше времени, чем у нас.
• Переход на внутренний ЭДО поможет ускорить обмен документами и информацией между сотрудниками, а согласования перестанут затягиваться.

Меняется время — меняются инструменты, не отказывайтесь от тех, что могут сделать работу проще и удобнее. Некоторые бухгалтеры еще помнят время, когда приходилось выстаивать длиннющие очереди в налоговой, чтобы сдать отчетность. А сегодня электронная отчетность воспринимается как данность. Отбросьте сомнения! Лет через 10–15 про электронный документооборот тоже будут говорить: «А разве может быть по-другому?» Чтобы наша статья была для вас еще полезнее, не забудьте отправить ее своему бухгалтеру!

Текст: Виталий Гольденберг. Иллюстрации: Константин Амелин.