Ночная вибродискотека и «простыни» в задачах: нормы общения в рабочих CRM и таск-менеджерах

Любой, кто хоть раз менял работу, сначала адаптировался к новому офису. И это относится не только к изучению маршрутов к кофемашине, но и к постижению нюансов общения в коллективе. Причем то, что считается вежливым в реальной жизни, в онлайн-переписке может, наоборот, оказаться не к месту. Так что, если на новом месте используют CRM или другой сервис для совместной работы (а это уже обычное дело), нелишним будет разобраться в цифровом этикете.

Статья будет полезна всем, кто ведет рабочие дела в корпоративных сервисах, переписывается с коллегами в чатах, оставляет комментарии к задачам и проводит совещания онлайн. Она поможет сделать рабочий процесс проще и удобнее. Вы узнаете, стоит ли здороваться, когда ставишь задачу в CRM или отправляешь сообщение в чат, почему на ночь лучше выключать звук на телефоне, как реагировать на орфографические ошибки коллег и почему смешной мем не получил ни одного лайка в рабочем чате.

Комментарии по ночам

По умолчанию считается, что дела стоит обсуждать только в рабочее время. Поэтому многие сотрудники ощущают дискомфорт, если нужно оставить комментарий к задаче, когда за окном уже поздний вечер и тем более ночь. Вдруг коллег побеспокоит уведомление, которое автоматически сработает в приложении на их телефонах? И кого-то действительно может раздражать обмен мнениями в нерабочее время.

Хорошее решение при выборе тактики поведения в корпоративных системах — ориентироваться на характер работы. Если коллектив работает в удаленном режиме, комментарии вполне допустимо оставлять даже после полуночи. Хотя бы потому, что человек, работающий из дома, сам выбирает комфортный для себя режим. К тому же многие, перешедшие на удаленку, работают из разных часовых поясов, поэтому несовпадение рабочих графиков может быть вполне обычным делом.

В Мегаплане, например, считается, что оставлять комментарии к задаче можно в любое время: тот, кому это не нравится, может отключить уведомления о новых комментариях, отписаться от любых пуш-уведомлений и выключить звук на телефоне. С групповым чатом, где обычно больше участников, или личным, где вы с коллегой тет-а-тет, чуть сложнее. Стоит дождаться начала рабочего дня большинства сотрудников и этого самого коллеги и только тогда написать сообщение.

А как быть, если коллега написал сообщение, которое требует вашего ответа? Если вопрос несрочный, с ответом можно повременить до утра. И это нормально — офисный этикет не требует находиться на связи круглосуточно.

Задача или дело?

Во многих CRM можно создавать дела — это основа ежедневного планирования. Обычно под ними подразумеваются личные задачи, но иногда среди участников дел также фигурируют коллеги. Одним из них, например, является совещание, которое проводится регулярно. Ставить по этому поводу задачу — неразумно, таких задач вскоре наберется слишком много. Поэтому важно различать, когда уместно назначать дело, а когда — задачу.

Если поручение касается другого человека, а результат потребует обязательной проверки, лучше поставить задачу. Под делом подразумевается любое действие, к которому будете иметь отношение вы лично или в компании с кем-либо из коллег. Например, встретиться с поставщиком — это дело. Выставить счет на оплату — это задача. Важно понимать разницу, чтобы не захламлять общий задачник обилием небольших дел.

Вы или ты?

Выбор формы обращения к новым коллегам — один из самых сложных вопросов в первый день на работе. Даже если сотрудники все обращаются друг к другу на ты, можно угодить впросак: неформальное общение иногда бывает признаком узкого круга, куда допущен не каждый. Особенно это касается переписок, потому что в личном общении коллеги обычно сразу поправят, если ваш вариант обращения кажется слишком официозным или, наоборот, неформальным. Можно избежать неловких ситуаций, если заранее узнать у окружающих насчет общепринятых обращений.

В переписке лучше сразу выбрать более официальный вариант, чтобы собеседник не заподозрил вас в фамильярности. Гораздо проще, когда собеседники сами сразу договариваются о том, какое обращение им кажется приемлемым.

Приветствия в задачах

Переписка в комментариях к поставленной задаче — это тоже общение, только на него распространяются не все общепринятые нормы CRM-этикета. Если в личных переписках принято начинать общение с приветствия, в задачах этого делать точно не нужно.

Излишние любезности попросту засоряют эфир, вызывая раздражение у коллег. Обсуждение задачи — обычно стройный диалог с комментариями только по делу. Поэтому придержите приветствия для личных диалогов, а в публичных обсуждениях вполне можно обойтись без них.

Коротко или длинно?

По мере развития мобильных версий CRM многие стали использовать телефоны для обсуждения рабочих вопросов. Но любой, кто хоть раз написал длинное сообщение с телефона, понимает, что делать это затруднительно. Кто-то пытается сэкономить время, записывая голосовые сообщения, но окружающие относятся к этому неоднозначно. Многие принципиально игнорируют такие послания, считая проявлением неуважением к их времени и личному пространству. Мы в Мегаплане сформулировали для себя несколько неформальных правил:

• Если пишете сообщение или комментарий с помощью компьютера, можно не ограничивать себя в знаках — приоритетнее донести свою мысль с первого раза. При необходимости прикрепите файлы, добавьте ссылки и любые другие материалы, которые помогут коллегам с задачей.
• Когда неудобно писать подробное сообщение, а ситуация не срочная — чуть повремените с ответом. Потому что недостаточный объем информации, который получит другой сотрудник, может оказать ему медвежью услугу.
• Голосовое сообщение уместно отправлять только с согласия коллеги. Спросите заранее, удобно ли ему получать голосовые, а не по факту: «Я тебе голосовое отправил. Ты ведь не против?»

Грамотно или можно с ошибками?

Отношение к грамотности — это как музыкальный вкус. Очень субъективная вещь, с которой легко попасть в неловкую ситуацию. Да, вас никто не заставит засыпать в обнимку с учебником русского языка, но если пунктуационные ошибки мешают восприятию информации — нужно грамотность подтянуть.

Поставьте себя на чужое место и задайтесь вопросом: «Было бы мне приятно получить сообщение, написанное с ошибками?» По умолчанию примите тот факт, что рабочие диалоги — это не личная переписка, в которой можно преподносить ошибки как авторский стиль. Перечитайте написанное на предмет опечаток и провалов в пунктуации, чтобы не получилось «казнить нельзя помиловать». В Мегаплане, к примеру, можно даже через несколько минут исправить уже отправленное сообщение.

Для некоторых чистота русского языка, к сожалению, не играет никакой роли. Поэтому отдельно хочется обратиться к тем несчастным, кто вынужден по работе иметь дело и переписываться с не очень грамотными людьми. Уточняйте, переспрашивайте, не бойтесь задавать вопросы. Потому что когда из-за ошибки другого человека ваша задача будет выполнена некорректно,то виноваты будете только вы.

Устно или письменно?

Когда нужно писать в задаче, а когда лучше сказать устно? Еще один неоднозначный вопрос, ответ на который найти очень просто. Достаточно понять один факт: каждая переписка является своего рода договором. Историю в диалоге очень легко поднять, чтобы напомнить коллеге, о чем вы договаривались на самом деле. Поэтому, если речь идет о чем-то действительно важном, лучше фиксировать это в переписке. Не стесняйтесь резюмировать любые договоренности, это нормально.

Главное — понимать грань между фиксацией данных и излишней бюрократией. Простые задачи, выполнение которых занимает 15–20 минут, можно обговаривать только устно. Во-первых, чтобы не создавать себе образ утомительного педанта, обеспечивающего удушливую атмосферу в коллективе. А во-вторых, чтобы быстрее и проще обсудить все нюансы задания.

***

И вместо резюме ответим на вопрос о том, почему смешной мем не получил ни одного лайка в рабочем чате. Потому что он там просто не оказался. Такой контент смело можно назвать максимально неподходящим для рабочих обсуждений, поэтому мемы и другие смешные картинки лучше оставлять для личных переписок с коллегами и развлекательных групп.

Полезное чтение. Иллюстратор: Светлана Светликова