Как подготовиться к налоговой проверке без паники и суеты

Cложная экономическая ситуация в стране, дефицит бюджета, санкции со стороны бывших западных партнёров — всё это основные причины, по которым ФНС в последние годы нацелилась на существенное повышение собираемости налогов со всех представителей бизнеса (от ИП до крупных корпораций). Надо заметить, что в этом сотрудники налоговых инспекций добились ощутимых результатов.

Как подтверждает Елена Мальцева, старший бухгалтер-аудитор компании «Бухгалтер.рф», собираемость налогов за последние 3 года действительно выросла.

Одним из инструментов, который позволяет добиться подобных результатов, является выездная проверка (иногда внеплановая). У некоторых это вызывает раздражение, у других — панику. Третьи встречают проверяющих спокойно и без суеты. Как обычному владельцу небольшой фирмы или ИП оказаться в третьей группе и не волноваться? У мелкого предпринимателя вряд ли в штате работает команда профессиональных юристов и бухгалтеров, которые с лёгкостью общаются с представителями налоговой службы. Ниже приведена информация, которая будет полезна.

Небольшой совет от Елены Мальцевой:

«Не надо паниковать или впадать в транс, если вы узнали, что налоговики собираются посетить ваше предприятие. Это не поможет. Лучше заранее подготовиться к подобной ситуации и принять соответствующие меры. Встретьте проверяющих во всеоружии».

Выездная налоговая проверка на пороге: основные причины визита

Просто так налоговики с проверкой не приходят. Поводом для её проведения становятся результаты так называемого предпроверочного анализа. Современные мытари руководствуются критериями риска, которые регламентируются «Концепцией системы планирования выездных налоговых проверок». С помощью этих критериев каждый предприниматель самостоятельно может провести анализ своей деятельности, который позволит определить риск попадания в поле зрения налоговиков. Среди факторов, которые могут стать причиной приезда налоговиков, следующие:

1. Продолжительная убыточная деятельность. Заинтересовать могут бухгалтерская и налоговая отчётности, в которых несколько лет (от двух) отражаются исключительно убытки.
2. Невысокая налоговая нагрузка. Если соотношение выручки и суммы уплаченных налогов ниже среднего по конкретному виду деятельности вызывает вопросы (на сайте ФНС представлены среднестатистические показатели по отраслям).
3. Существенные суммы вычетов по НДС. При существенном превышении доли вычетов к общей сумме уплаченных налогов за год (более 89% в среднем, но в каждом регионе свои показатели).
4. Зарплата сотрудников намного меньше средних показателей по отрасли. Обязательно учитывается регион, так как заработные платы в отрасли по стране могут сильно отличаться.
5. Быстрый рост расходов (если сравнивать с доходами), которые стали минимальными. Темпы роста сравниваются в отчётности.
6. Необоснованная деятельность с использованием цепочки контрагентов. Всегда вызывает подозрение отсутствие экономической целесообразности сотрудничества с «перекупами», посредниками, большим количеством работников-инвалидов, фирмами-однодневками и пр.
7. У ИП расходы практически такие же, как и доходы. В обмане могут заподозрить предпринимателя, у которого вычеты по НДФЛ окажутся очень высокими.
8. Частая смена налоговой инспекции. Если после регистрации более двух раз изменится локация (юридический адрес), это вызовет подозрение.
9. Игнорирование вопросов налоговиков, возникших при камеральных проверках. Если ИП или компания не предоставляет ответы на вопросы об имеющихся в отчётности ошибках, выявленных в ходе проверки, налоговые органы обязательно этим заинтересуются.
10. Деятельность, подпадающая под высокие налоговые риски. Неоправданное обналичивание, сотрудничество с компаниями-однодневками, вывод средств за рубеж (в основном в офшоры) и прочая подобная деятельность обязательно покажется подозрительной.

Это не все критерии, которыми руководствуются налоговики, поэтому настоятельно рекомендуем подробно ознакомиться с информацией о концепции проверок, представленной на сайте ФНС.

Комментарий от ведущего специалиста компании «Бухгалтер.рф»:

«Мелкие предприниматели уверены, что до их деятельности налоговикам нет никакого дела. Однако думать, что ФНС интересуют исключительно крупные компании и корпорации, с которых можно «взять больше», — серьёзная ошибка! Помните о поговорке про курочку, которая клюёт по зёрнышку».

Полномочия проверяющих

Налоговая инспекция может за 24 часа отправить решение о проведении внеплановой выездной проверки по электронной почте или через ЛК налогоплательщика. Однако, как отмечает Елена, «В моей практике были случаи внезапного приезда налоговиков, которые вручали решение о проверке лично в руки руководителя или уполномоченного лица. Предприниматель должен быть всегда готов к подобному развитию событий». Итак, что может заинтересовать проверяющих:

• отчётность (налоговая и бухгалтерская);
• договоры с партнёрами, счета-фактуры, акты и пр.;
• платёжные документы, накладные, путевые листы;
• любые другие документы, касающиеся бухгалтерского и налогового учета.

Полномочия проверяющих достаточно широкие. Они имеют право:

• изымать рабочую технику и документы;
• вызывать сотрудников компании на допрос;
• проводить полную/частичную инвентаризацию;
• отправлять документы на экспертизу;
• тщательно осматривать помещение и пр.

Проверка может длиться достаточно долго (2 и более месяцев). Бывает, что её итоги становятся причиной привлечения предпринимателя к административной, налоговой или уголовной ответственности.

Подготовка к визиту проверяющих

С камеральной проверкой всё просто. Законопослушному бизнесмену, работающему честно, вовремя подающему все необходимые документы и уплачивающему налоги, волноваться не о чем. Незначительные нарушения, которые могут быть выявлены, легко устраняются и даже не всегда приводят к начислению штрафов.

Чтобы не переживать о внезапном визите налоговиков, надо подготовиться заранее. Краткий алгоритм действий такой:

1. Ежедневно проверяйте почтовый ящик и не забывайте про заказные письма.
2. Подготовьте протокол, регламентирующий следующее: кто будет встречать налоговиков, кто получает право подписи на документах, кто представляет интересы компании, кто фиксирует все действия проверяющих. Важно, чтобы все уполномоченные сотрудники были готовы к выполнению своих обязанностей при проверке.
3. Составьте инструкцию для работников. Они должны знать, о чём можно говорить, а о чём не стоит. Объясните, что их могут вызвать на допрос, однако они выступают в качестве свидетелей, а не обвиняемых. Напомните сотрудникам, что по конституции человек имеет право не свидетельствовать против себя.
4. Проводите регулярные тренинги для персонала. Если они научатся не волноваться и вести себя спокойно, у налоговиков будет меньше подозрений.
5. Регулярно проводите аудит документов. Должны быть проверены все акты, договоры, накладные, счета. Суммы и даты обязаны быть корректными (совпадать у вас и у партнёров). У вас должны быть чёткие обоснования расходов, особенно всего, что касается обналичивания средств. «Аудит со стороны свежим взглядом всегда помогает выявить проблемы. Поэтому приходящие специалисты — это возможная панацея от проблем», — отмечает Елена.
6. Регулярно оценивайте риски, которые могут возникнуть при работе с партнёрами/контрагентами. Взаимодействие с ними должно быть законным, прозрачным и подтверждено документами.
7. Всегда делайте цифровые копии важных (ключевых) сведений (CRM, бухгалтерия, 1С). Пароли должны быть надёжными, предотвращающими несанкционированный доступ.
8. Будьте на связи с юристом или адвокатом (желательно заключить договор о предоставлении услуг). Его помощь в некоторых случаях будет необходима.

Что точно делать не надо (рекомендации от Елены Мальцевой):

1. Уничтожать переписку с контрагентами, технику, документы. Это наверняка будет воспринято как попытка сокрытия незаконной деятельности.
2. Оказывать давление на работников, запрещая им что-то говорить либо требовать, чтобы они предоставляли проверяющим ложные сведения.
3. Пытаться «договориться» с налоговиками. Любой намёк на взятку будет зафиксирован и использован против предпринимателя.
4. Подписывать акты, протоколы и другие бумаги без внимательного изучения. Вы имеете право ознакомиться с содержимым бумаг, а также можете проконсультироваться с юристом.
5. Вести себя неадекватно, суетиться, много говорить, отвлекать проверяющих от их работы.

Безусловно, на бумаге все рекомендации кажутся простыми. В реальной ситуации обязательно что-то пойдёт не так. Тем не менее, если вы работаете по закону, любые проблемы можно решить с положительным для вас результатом.

Заключение

После завершения проверки у предпринимателя будет время на подготовку возражений. Если вы уверены в своей невиновности и не согласны с результатами, то этим правом необходимо обязательно воспользоваться. На принятие окончательного решения предпринимателю будет выслано приглашение. В случае необходимости он с помощью юриста или самостоятельно может приводить доводы в свою защиту, ходатайствовать о снижении суммы штрафа или его полной отмене, а также предпринимать другие действия, предусмотренные законом и позволяющие защитить свой бизнес. Тем не менее:

«Чтобы не доводить дело до крайности и оптимизировать все бизнес-процессы, лучше заранее обратиться к профессиональному бухгалтеру-аудитору», — советует Елена Мальцева, старший специалист компании «Бухгалтер.рф».