Как бестолковые совещания мешают вам работать

Сотрудники компаний тратят в среднем от 35 до 50 % рабочего времени на совещания. Они часто проходят непродуктивно и отнимают время, которое можно посвятить полезной работе.

Потеря времени не единственный минус совещаний. Ученые выяснили, что наш когнитивный ресурс ограничен. Когда он истощается, мы принимаем плохие решения и делаем неверный выбор.

На совещаниях сотрудникам приходится анализировать ситуацию, фокусировать внимание и принимать решения. Чем дольше длится совещание, тем больше истощается когнитивный ресурс.

Сотрудники начинают мыслить все хуже. Получается, что долгие встречи не только бесполезны — они вредны.

В большинстве компаний организаторы совещаний допускают следующие пять ошибок.

Слишком много встреч

В некоторых компаниях развита «культура совещаний». Сотрудникам и руководителям кажется, что встречаться нужно по любому поводу. На самом деле многие встречи бесполезны. Автор книги «Прочитать перед следующим совещанием» Ал Питтампалли выделил три типа совещаний, которые нужно немедленно вычеркнуть из расписания:

• — формальные совещания,

• — собрания для информирования,

• — встречи для общения.

Если ваше совещание попадает в одну из этих категорий, отмените его.

Паралич решения

Совещания — отличный способ объединить усилия и изучить разные точки зрения перед принятием важного решения. Но на практике это часто оборачивается переливанием из пустого в порожнее. Вместо того чтобы принять решение, участники ударяются в бесконечные дискуссии. Лучший способ избежать этого — назначить человека, ответственного за принятие окончательного решения. Принять решение — главная цель совещания.

Приглашены все

На встречи приглашают всех, кто хоть как-то связан с принимаемым решением или обсуждаемым вопросом. Инициатор встречи не разбирается, насколько это необходимо. Большое количество участников оборачивается напрасной тратой времени.

Нет четкой цели

Если у совещания нет ясной цели, группа не придет к желаемому результату. Участники вообще не поймут, к какому результату они должны прийти.

Если цель совещания известна только организатору, остальные не смогут подготовиться. Они будут тратить время совещания, чтобы собрать информацию.

Более выигрышный вариант — сообщать участникам цель совещания в момент приглашения. У людей будет возможность заранее подготовиться, это поможет добиться поставленных задач.

Нет расписания

Совещания, которые начинаются с опозданием и долго длятся, убивают продуктивность. Также непродуктивны спонтанные совещания, которые происходят в случайное время и в случайном месте.

Лучше выбрать определенное время для встреч — например, утро понедельника, в среду после обеда или в четверг в середине дня. Если это невозможно, используйте приложения и электронные календари, чтобы найти подходящее для всех время.

Начинайте встречи вовремя, даже если кто-то опаздывает. Также важно заранее определить, во сколько встреча закончится, и следовать расписанию. В противном случае совещание займет все доступное время.

Чтобы прекратить убивать время и продуктивность посредством совещаний, важно сконцентрироваться на следующих моментах:

• — Разумно подходить к количеству назначенных совещаний.

• — Определять четкую цель совещания и перечень вопросов для обсуждения.

• — Планировать жесткое время начала и окончания встречи и следовать этому расписанию.

• — Приглашать только тех сотрудников, чье присутствие необходимо для решения вопроса. Присваивать каждому участнику роль на совещании.

• — Требовать, чтобы участники приходили подготовленными, а выступающие проверяли работу техники и программ до начала совещания.

• — Вести заметки по обсуждаемым вопросам и передавать их остальным сотрудникам, которых затронут принятые решения.

Фото: giphy.com