Как организовать совместную работу сотрудников: пошаговый план и примеры

В большинстве компаний работа организована следующим образом: у сотрудников есть список задач, которые они должны выполнить и которые они выполняют. Как быстро и качественно — уже другой вопрос. Задача руководителя в таком случае — весь этот процесс организовать и сделать так, чтобы команда делала как можно больше задач в адекватно короткие сроки.

Скорость и качество — важные критерии как для начинающего стартапа, так и для корпорации. У корпорации точно так же нет возможности тратить много времени на простои и задержки. Поэтому грамотно спланировать рабочий процесс — ключевая задача. Об этом и поговорим в статье.

Как организовать совместную работу сотрудников, чтобы задачи не терялись, а коллеги не ждали друг друга неделями? Для начала нужны общая цель, понятные зоны ответственности и согласованные сроки. Это важно для любой команды: маркетинг готовит материалы, отдел продаж работает с обращениями, а специалисты по внедрению подключаются после заключения договора. Если между этапами нет договорённостей, клиенты ждут, а сотрудники тратят время на выяснение, кто и что должен сделать.

Долго или быстро?

Принято говорить, что большие достижения состоят из небольших шагов, сделанных на пути к ним. Если к какой-то цели хочется прийти, не нужно сразу пытаться делать это большими рывками, преодолевая боль и ограничения. Достаточно медленно, но верно двигаться к намеченной цели.

В беговом спорте два основных вида соревнований: марафоны, то есть забеги на длинную дистанцию, и спринт — забег на короткую дистанцию, от 30 до 400 метров. По сравнению с марафонскими дистанциями это вообще ничто, но при этом интенсивность нагрузки гораздо больше. Если в марафоне цель — пробежать длинную дистанцию, то в спринте — пробежать короткую дистанцию на пределе скорости.

Спринты в командной работе тоже предполагают короткую дистанцию: команда выбирает цель и ограниченный объём задач на заранее установленный период. Но это не означает «делаем быстро, можно и не очень хорошо». В Scrum требования к качеству во время спринта не снижают. Его смысл — сфокусироваться на достижимом результате, а не попытаться выполнить весь список дел любой ценой.

Большие и сложные процессы при этом декомпозируют на небольшие задачи. Для каждой определяют ожидаемый результат, а затем выбирают, что команда сможет выполнить за ближайший рабочий цикл.

Реализация или спринты?

Здесь важно разделить два подхода: спринты для регулярной работы команды и дизайн-спринт для проверки идей. Дизайн-спринт создал Джейк Напп в Google в 2010 году. Позже этот подход был описан в книге «Спринт», опубликованной в 2016 году. Это не история появления всех спринтов, а отдельная методика решения проблем и проверки гипотез.

Представьте, что команда хочет изменить работу почтового сервиса: помочь пользователям быстрее находить важные письма среди рассылок и уведомлений. Можно сразу начать полноценную разработку, а можно сначала проверить, будет ли предложенное решение понятно и полезно людям.

Во втором случае команда выбирает конкретную проблему, продумывает решение, создаёт реалистичный прототип и проверяет его на пользователях. Именно так устроен дизайн-спринт: он помогает получить обратную связь до того, как компания вложит много времени и денег в разработку. Классический формат рассчитан на пять дней.

Такой подход не требует за неделю выпустить готовый продукт. Задача — проверить ключевую гипотезу и понять, стоит ли двигаться дальше. Это особенно полезно там, где много неизвестного: вместо попытки сразу найти ответы на все вопросы команда ограничивает задачу и проверяет наиболее важное предположение.

Многие предприниматели рассуждают так. Реализовать какой-то бизнес или проект — половина дела. Первая половина дела не менее сложная — идею этого бизнеса или проекта придумать. Обычно для начинающих предпринимателей, маркетологов и других стратегов, которые занимаются поиском идей, такая тема самая животрепещущая. Наверняка вы сами представляете, как порой сложно придумывать классные идеи.

Как показывает опыт, интересные идеи рождаются в ограничениях. Существует такой психологический феномен, как «парадокс выбора» — концепция, которая возникла в эпоху капитализма, когда выбора стало так много, что жадность и голод заменили парализация и невозможность выбрать что-то одно. Чем больше вариантов, тем дольше мы думаем и не можем принять решение, это вызывает стресс и чувство неопределённости.

Когда у нас есть слишком много вариантов, мы начинаем сравнивать и анализировать каждый из них, что забирает у нас большое количество времени и энергии. Более того, мы можем переживать страх пропустить лучший вариант или сделать неправильный выбор.

Также и с бизнес-идеями. Кажется, что перед вами открыты все двери — придумывайте, сколько влезет, и тестируйте всё. Но открытием оказывается, что когда у вас полная свобода, то появляется тот самый парализующий страх. Когда же вы должны работать в ограничениях и придумывать идеи без широты фантазии, тогда это рождает самые яркие и остроумные затеи. Ограничения заставляют наш мозг работать гораздо интенсивнее, чем ощущение полной свободы.

Проекты или рутина?

Чем отличается проектная работа от обычной рутинной. В проектах вы работаете эпиками — так называют некие «реперные точки», к которым привязывается каждый важный этап работы, и он строго определён заранее известной всем датой. Когда работаешь этапами, находишься в очень сжатых сроках, и, согласно наблюдениям Джейка, такие ограничения помогают делать работу эффективнее: команда фокусируется только на том, что важно, не распыляя внимание на всё остальное. А это самая большая боль рутинной работы, когда ты не привязан к срокам, — вместо того чтобы сделать что-то за день, делаешь в течение недели. При работе спринтами такой возможности нет.

По сути, спринт — это рабочий забег на короткую дистанцию. Короткой дистанцией считается пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу. В таком случае нет возможности делать всё что хочется — уже со среды руководитель команды определяет приоритетно, какие задачи команда возьмёт на следующую неделю из общего списка задач, формирует список задач на следующий спринт и распределяет по сотрудникам. А с понедельника команда начинает их выполнять и максимально фокусируется на их поставки в срок.

При таком формате работа становится прозрачнее: вы точно понимаете, что делает ваша команда, и более уверены в том, что они распределяют свой ресурс по максимуму оптимально, а не распыляются на всё подряд от очень приоритетного, до ненужного, но простого (ведь все мы знаем, как сложно браться за что-то сложное и не очень приятное).

В конце спринта многие команды проводят ретроспективу. Это небольшое совещание команды, на котором сотрудники обсуждают прошедший спринт и проблемы, с которыми столкнулись.

Чем ещё хорош формат работы спринтами — он помогает поставить работу на конвейер. Если у вас постоянно много задач, вы не работаете в хаосе, тратя кучу времени на то, чтобы вообще разобраться, что делать в первую очередь. Вы заранее формируете спринт и определяете, какие задачи берёте, структурируя работу команды.

Как организовать совместную работу сотрудников: пошаговая инструкция

Спринты — один из вариантов организации работы, а не обязательное условие для любой компании. Если вы разбираетесь, как организовать совместную работу сотрудников пошагово, начните с базовых договорённостей.

1. Определите общий результат

Не «улучшить взаимодействие», а, например, подготовить запуск новой услуги к определённой дате. Обсудите, что должно быть готово и по каким признакам команда поймёт, что задача выполнена.

Если цель — увеличить продажи, уточните, какой участок работы нужно изменить: быстрее обрабатывать обращения, сократить время подготовки предложений или наладить передачу заказов между подразделениями.

2. Разделите работу на задачи

Для каждой задачи укажите ожидаемый результат, ответственного и срок. Если один сотрудник не может начать работу без результата другого, зафиксируйте эту зависимость.

Например, менеджер собирает требования заказчика, технический специалист оценивает объём работ, а руководитель согласовывает предложение. Участники должны понимать не только свою часть, но и порядок передачи результата.

3. Договоритесь о правилах взаимодействия

Определите, где обсуждать задачи, как сообщать о препятствиях и кто принимает решения при изменении сроков. Важные договорённости лучше сохранять рядом с задачей, а не оставлять в личной переписке.

4. Соберите информацию в одном месте

Общий список задач, рабочие материалы, комментарии и сроки должны быть доступны участникам. Тогда сотруднику не придётся каждый раз спрашивать, где лежит документ и какая версия актуальна.

5. Планируйте с учётом загрузки

Прежде чем назначать новую задачу, проверьте, что сотрудник уже делает. Если работы больше, чем доступного времени, нужно изменить приоритеты, объём или сроки, а не просто добавить ещё один пункт в список.

6. Обсуждайте результаты

В конце рабочего цикла сравните план с результатом. Выясните, что мешало работе и какую одну-две вещи стоит изменить в следующем цикле. Обсуждайте не только ошибки отдельных сотрудников, но и неудобные правила, лишние согласования и нехватку информации.

Как организовать совместную работу сотрудников: система и правила

Чтобы договорённости работали не только первую неделю, закрепите их в коротком регламенте. В нём достаточно ответить на несколько вопросов:

• Кто ставит задачи и определяет приоритеты?
• Где фиксируют результат и срок?
• Кто отвечает за выполнение?
• Как сообщать о задержке?
• Кто согласовывает изменения?
• Где хранится итоговый материал?

Вопрос «как организовать совместную работу сотрудников для бизнеса» не сводится к выбору программы. Сначала нужно определить порядок действий, а затем подобрать инструмент, который поможет его соблюдать.

Например, управление продажами требует согласованной работы менеджеров, маркетологов, юристов и специалистов по исполнению заказов. Если каждый ведёт свою часть отдельно, руководителю приходится вручную собирать общую картину. Поэтому важно заранее договориться, какие сведения сотрудники передают друг другу и на каком этапе.

Где вести задачи и хранить знания команды

Чтобы договорённости не оставались только на совещаниях, перенесите их в рабочую систему. Например, в Мегаплане можно распределить задачи между сотрудниками, согласовать сроки и обсуждать работу прямо в карточках. Комментарии и файлы сохраняются рядом с задачей — коллегам проще восстановить контекст и продолжить работу, не разыскивая переписку по разным чатам.

Для совместной работы над инструкциями, регламентами и проектными материалами подойдёт Collabis. В нём можно собрать базу знаний, одновременно редактировать документы и оставлять комментарии к отдельным фрагментам. Например, после ретроспективы команда может обновить инструкцию: зафиксировать новый порядок согласования и дать коллегам доступ к актуальной версии.

Как организовать совместную работу сотрудников: инструменты

Подбирайте инструменты под конкретные задачи команды:

• Таск-менеджер — для постановки задач, сроков и контроля выполнения.
• CRM — для работы с обращениями, сделками и историей взаимодействия с заказчиками.
• Общая база знаний — для инструкций, шаблонов и правил.
• Корпоративный мессенджер — для оперативных вопросов.
• Общий календарь — для встреч и согласованных событий.

Необязательно внедрять отдельную программу для каждого пункта. Важнее, чтобы сотрудники понимали, где искать информацию и какое место считается основным для фиксации договорённостей.

Автоматизация бизнеса в этом случае начинается не с попытки автоматизировать всё сразу, а с понятной повторяющейся операции. Например, после завершения одного этапа можно автоматически создавать следующую задачу или напоминать ответственному о приближении срока.

Как организовать совместную работу сотрудников для малого бизнеса

В небольшой компании один человек часто совмещает несколько ролей. Поэтому особенно важно не усложнять процесс: достаточно общего списка задач, ответственных, сроков и короткого обсуждения приоритетов.

Начните с одного повторяющегося процесса — например, обработки нового заказа. Опишите путь от обращения до передачи результата заказчику. Укажите, кто принимает запрос, кто уточняет детали, кто выполняет работу и кто проверяет итог. После этого проверьте порядок на нескольких реальных заказах и исправьте неудобные места.

Как организовать совместную работу сотрудников с примерами

Допустим, компания готовит запуск новой услуги. Маркетолог описывает предложение, дизайнер оформляет материалы, менеджер готовит ответы на вопросы заказчиков, а технический специалист проверяет, что компания сможет выполнить обещанное.

Если все работают независимо, менеджер может начать предлагать услугу до того, как готовы условия и материалы. Чтобы этого избежать, команда определяет общий результат и порядок действий:

1. Согласовать состав услуги и ограничения.
2. Подготовить описание и материалы.
3. Проверить предложение с техническим специалистом.
4. Передать менеджерам актуальные условия.
5. Начать продвижение и собрать первые вопросы.
6. Обсудить результаты и доработать материалы.

Так вопрос «как организовать совместную работу сотрудников» превращается в конкретный план: у каждого есть своя задача, понятен порядок действий и видно, где требуется участие коллег. А спринты помогают ограничить ближайший объём работы и регулярно проверять, что команда движется к общей цели.

Редакция Мегаплана. Иллюстратор Лидия Пожидаева.
На заставке: кадр из фильма «Кадры», 2013