Как сэкономить на работе до двух часов в день

Ежедневно в мире выпускаются миллионы договоров, счетов, накладных. Электронные версии вытесняют бумажные, а делопроизводство превращается в высокотехнологичное искусство. Преуспевает в нем тот, кто использует простые и полезные онлайн-инструменты. Сегодня мы расскажем об автоматическом создании документов, которое оптимизирует документооборот компании без финансовых затрат.

Эта статья будет полезна тем, кто устал от рутины с документами, но не знает, как с ней бороться, или думает, что это дорого и сложно. Статья обязательна к прочтению руководителями, которым надоели ошибки сотрудников и путаница с бумагами. Если ваша работа связана с документированием бизнес-процессов, вы по-новому посмотрите на свои обязанности, будете меньше уставать и больше успевать.

Менеджер Дима делает первые шаги в продажах. Он умеет убеждать и парировать аргументы, но почему-то никак не дотягивает до плана. Постоянно ошибается и теряет клиентов. Знаете, почему чаще всего так происходит? Он банально не успевает общаться с клиентами, потому что тратит по 2–3 часа в день на оформление документов.

Диме нужно сначала найти данные в CRM, потом внести их вручную в договор, коммерческое предложение и в счет. И так в каждой сделке. Как итог — ошибки на пустом месте, неразбериха в файлах и потеря заказов. Как можно организовать работу с документами, чтобы Дима тратил на нее минуты вместо часов и избавился от ошибок? В CRM-системе Мегаплан для этого есть эффективное решение: автоматическое создание документов.

Как это работает

Речь идет не о списке готовых шаблонов, как в обычных CRM, а о мощной системе генерации документов. Она позволяет не только добавлять собственные шаблоны в CRM-систему, но и автоматически заполнять документы данными из карточек сделок и клиентов. Останется только загрузить документ в Мегаплан, и он появится в списке шаблонов. Теперь у ваших сотрудников под рукой всегда будут готовые для заполнения формы!

Достаточно создать шаблон договора или счета в привычных офисных приложениях Word или Excel, расположив картинки печатей, подписи и другие реквизиты в нужной последовательности. Чтобы сработало автозаполнение, добавьте в нужные места шаблона {‌{переменные}‌}: это может быть название компании, контактное лицо, позиции заказа и любые другие данные из карточки сделки и или клиента. Важно, чтобы эти значения соответствовали системным или пользовательским полям.

Подготовка договора

Давайте проведем простой эксперимент. Менеджер Дима заполнит договор: сначала вручную, потом автоматически. Посмотрим, сколько времени у него уйдет в первом случае и насколько удастся его сократить во втором.

Вариант 1. Порядок действий без автоматизации

• Дима ищет типовой договор на компьютере — 2 минуты. Хорошо, если он на рабочем столе!
• Запускает Word и заполняет порядковый номер (его еще надо вспомнить) и дату (лучше свериться с календарем) — 2 минуты.
• Находит карточку клиента в CRM и копирует оттуда название юрлица, его представителя, перечень товаров, услуг и общую сумму заказа — 6 минут.
• Копирует и вставляет в договор реквизиты клиента: расчетный счет, ИНН, БИК, название банка — еще 3 минуты.
• Проверяет на ошибки и сохраняет договор на компьютер — 4 минуты.
• Открывает почту, пишет письмо, ищет договор и прикладывает — 3 минуты.

Итого целых 20 минут!

Вариант 2. Порядок действий с автоматизацией

• Дима заходит в карточку клиента или сделки и добавляет договор из шаблона — 1 минута. Список шаблонов всегда под рукой!
• При генерации договора все поля заполняются автоматически. Когда нужно, Дима редактирует строки или выбирает плательщика, если в карточке их несколько — 2 минуты.
• Отправляет договор клиенту прямо из CRM, используя готовый шаблон для письма — 2 минуты.

Итого 5 минут, а это в четыре раза быстрее, чем без автоматического создания документов. Всего три клика: «выбрать», «сгенерировать», «отправить» — и документы с актуальными и верными реквизитами готовы!

Подготовка счета

В Мегаплане Дима выставляет счета прямо из карточки сделки или клиента, не отвлекая бухгалтера и не используя бухгалтерские программы. Давайте посмотрим, насколько проще он это сделает, используя автоматическое создание документов.

Вариант 1. Порядок действий без автоматизации

• — Ищет нужную форму счета на компьютере
• — Открывает ее в текстовом редакторе
• — Вручную печатает номер и дату
• — Копирует и вставляет наименование плательщика
• — Копирует и вставляет ИНН, юридический адрес
• — Копирует и вставляет позиции заказа и/или список услуг
• — Копирует и вставляет количество, цену и сумму
• — Считает итог и вписывает в счет
• — Учитывает НДС
• — Пишет полностью сумму прописью
• — Сохраняет себе на компьютер
• — Распечатывает
• — Ставит печать и отдает на подпись (хорошо, если директор в офисе и печать на месте)

Вариант 2. Порядок действий с автоматизацией

• — Заходит в карточку клиента или сделки
• — Выбирает нужный шаблон счета
• — Генерирует счет — он моментально готов!
• — Теперь его можно сразу отправить клиенту по электронной почте прямо из Мегаплана.

Данные из карточек, в том числе номер договора клиента, подтягиваются в шаблон сами и подставляются в счет автоматически. Все необходимые печати и подписи уже есть в документе.

Дима сразу увидит статус доставки счета и сможет запланировать звонок или встречу. Если счет нужен бумажный — сохранит файл на компьютере и распечатает. Все созданные счета сохранятся в CRM-системе. Дима сразу почувствует разницу и сможет бросить все силы на работу с клиентами.

Как еще можно пользоваться

Автоматическое создание документов в Мегаплане поможет вам и вашим сотрудникам забыть про ошибки, избавиться от рутины и повысить свою эффективность.

• Вы сможете загружать в Мегаплан собственные шаблоны заявок, счетов, актов, накладных, договоров, коммерческих предложений и любых других документов. В неограниченных количествах, без программистов и дорогих доработок!

• Формы документов будут на 100% соответствовать вашему бизнес-процессу и внутренним требованиям к документации. Работайте, как вы привыкли!

• При генерации документа по шаблонам Мегаплан моментально заменит их на реальные данные. Вся информация берется из карточек клиентов, она актуальная и проверенная. Больше ничего не нужно вносить вручную!

• Экономия времени — главный результат автоматизации. Неважно, вы только еще готовите коммерческое предложение или уже выставляете счет, — список товаров или услуг будет готов заранее. Любой документ готовится за 5 минут: сохраните его, распечатайте или отправьте по почте.

• Все когда-либо созданные документы навсегда сохранятся в CRM-системе — в карточке клиента и сделки. Их просто находить и удобно просматривать. Вы всегда будете в курсе, что и когда клиент получил!

Пользуйтесь шаблонами документов в Мегаплане — и ваши сотрудники забудут про ошибки, избавятся от рутины и сконцентрируются на ключевых обязанностях. Работа с документами больше не будет съедать время, а ваш документооборот станет четким, понятным и удобным. Автоматическое создание документов и другие возможности Мегаплана можно тестировать совершенно бесплатно!