Продуктивные ограничения

Кажется, что бесконечные ресурсы — это хорошо, потому что их точно хватит. Бесконечный бюджет на рекламу приносит бесконечный поток клиентов. Неограниченное время на работу помогает получить идеальный результат. Отпуск на сколько угодно дней точно восстановит силы.

На самом деле, неограниченные ресурсы — враг эффективности. Мы не ценим то, что есть в достатке, поэтому используем это нерационально. Этот принцип работает на уровне людей, предприятий и стран. Чем меньше страна, тем рациональнее планировка городов и использование земли. Если площадь большая, смысла экономить нет. Результат — неэффективное использование земли и плохая застройка.

Но если на уровне страны мы не можем заметно повлиять на ситуацию, то на уровне личных задач — запросто. В сегодняшнем выпуске я на своем опыте расскажу, как ограничения помогают решать задачи. Если у вас тоже есть такой опыт, делитесь советами в комментариях.

История

У меня есть блог. Раньше я писала в него посты один-два раза в месяц. Теперь из-за занятости не пишу с февраля.

Недавно у меня появилась тема, на которую захотела написать в блог. Я нашла немного времени, составила план, набросала черновик. Оставалось только отредактировать, но руки так и не дошли. Все время что-то мешало: то времени нет, то желания.

Понятно, что все это отговорки. При необходимости я бы нашла время и заставила себя дописать и опубликовать текст. Но такой необходимости нет, потому что нет ограничений: это же мой личный блог, хочу — пишу, хочу нет.

В это ситуации время на задачу не ограничено. Неограниченное — значит, не ценное. Если бы время поджимало, пост давно бы вышел, а у блога прибавились подписчики. Потому что мы ценим то, что ограничено.

Мы ценим то, что ограничено

Ограничения заставляют эффективно расходовать те ресурсы, которыми мы владеем. И если естественных ограничений нет, придется установить их искусственно.

Планирование

Ограничения помогают эффективно строить планы. Чтобы взяться за задачу, неограниченную сроками, нужна железная воля и дисциплина. Зато, когда есть конкретные сроки, мы стараемся по максимуму использовать время, которое у нас есть. Конечно, мы часто оставляем решение задачи на последний момент, но это уже другая проблема. К тому же последний момент обычно мы используем по максимуму.

В нашей рассылке есть ограничение по времени: она выходит каждую пятницу. Если я ее не отправлю — подведу читателей и работодателя. Заодно подведу себя, потому что не справляюсь со своей главной обязанностью и создаю себе плохую репутацию. Ограничение выпустить рассылку в пятницу заставляет собраться и выполнить эту задачу, какой бы сложной она ни была.

У меня никогда нет запасного выпуска, который можно отправить, если с основным что-то пойдет не так. Запасной выпуск убил бы ограничение по времени. Вместо того чтобы решить проблему, я бы использовала запасной вариант. Это непродуктивно, потому что решение проблемы затягивается и мешает выполнять другие задачи. К тому же трудности лучше всего закаляют характер и развивают профессионализм. Обходить их — слабое решение.

Часто ограничения появляются сами собой. Например, клиент заказал у вас сайт, который хочет запустить через полгода, бюджет 300 000 рублей. Это исходные данные, под которые вы будете подбирать решение. Эти исходные данные и есть ограничение.

Говорят, что в Икее при разработке новых товаров идут от ограничений: если нужна новая модель кресла, специалисты первым делом назначают цену, за которую она будет продаваться. Исходя из этой цены, команда подбирает материалы, делает эскизы и рассчитывает стоимость производства.

Кресло из Икеи

Если в задаче нет ограничений, установите их сами. В работе я чаще всего использую два вида ограничений — по срокам и по количеству итераций.

Если в задаче нет ограничений, установите их сами

Ограничения по срокам. Назначьте срок выполнения задачи, отметьте его в календаре и добавьте напоминание. Так вы не забудете о задаче и не назначите случайно на это время другие дела.

По количеству итераций. Многие творческие задачи решаются за несколько подходов — итераций. Чтобы не закопаться в них навечно, ограничьте количество подходов. Например, если вы пишете статью, запретите редактировать ее больше трех раз. Возможно, поначалу от этого будет страдать качество, но со временем вы будете добиваться лучшего результата за меньшее количество времени.

Смысл ограничений в том, что вы сами становитесь профессиональнее благодаря выпуску продукта. И ограничения помогают этого добиться.

Повседневные задачи

Ограничения встречаются на каждом шагу. Они есть не только в работе, но и в повседневной жизни. Мы вообще живем в конечном мире, и ресурсы тоже конечны. Поэтому в повседневной жизни мы тоже встречаем ограничения.

Допустим, вы собираетесь в отпуск. У вас на него конкретный бюджет, под который вы выбираете страну, жилье и условия проживания. Бюджет — это ограничение, которое сужает количество вариантов. Если вы летите с ребенком, это добавит еще ограничений: теперь вам нужен отель с детскими развлечениями, едой и аниматором.

Конечно, хочется, чтобы бюджет на покупки, отдых, жилье, был неограниченным. Кажется, что тогда мы сможем выбрать лучший вариант и будем им довольны. На самом деле, даже ограничения в бюджете помогают сосредоточиться на главном. Например, в отпуске вам придется выбирать: идти в музей или океанариум. И вы выберите то, что интереснее, и не потратите время на неважное.

Ограничения помогают сосредоточиться на главном

Этот подход не просто оптимизм, который помогает видеть в плохом хорошее. Это прагматизм, благодаря которому вы выбираете лучшее. Поэтому в повседневных задачах тоже ищите ограничения.

Здесь тяжело давать советы, потому что повседневные задачи очень разнообразны: от планов на выходные, до покупки квартиры. Вы сами поймете, каких ограничений вам не хватает, чтобы добиться лучшего результата.

Например, если вы хотите провести продуктивные выходные, но конкретных планов у вас нет, установите их. Назначьте встречи или развлекательные дела, вроде похода в кино. Занесите их в календарь. Теперь вы знаете, в какое время вы будете заняты, а в какое свободны. И свободное время вы проведете с пользой.

Если не установить такого ограничения, в выходные вы будете думать, что еще полно времени, можно заняться делами попозже. И так до них не доберетесь.

Творческие задачи

Ограничения стимулируют творчество. Говорят, что Сергей Довлатов, когда писал книги, не использовал в одном предложении слова на одну и ту же букву. Это помогало тщательно относиться к тексту и обогащать язык произведений.

Подобные ограничения подходят не в каждой задаче, зато подходят другие.

Возьмем, к примеру, мозговые штурмы. Считается, что страх выглядеть глупо в глазах коллег мешает обмениваться идеями. Человеку пришла в голову мысль, но он боится, что его засмеют, и не делится ей. Так погибают удачные решения. Смысл мозгового штурма в том, что участники свободно делятся идеями, потому что остальным запрещено их критиковать. Кажется, что это стимулирует творчество. На самом деле, отсутствие ограничений идет во вред.

Генрих Альтшуллер в книге «Найти идею. Теория решения изобретательских задач» говорит, что мозговые штурмы неэффективны. Часто участник предлагает хорошую идею, другие ее подхватывают и начинают развивать. И вот они уже близки к решению, как другой участник предлагает новую идею и уводит разговор в сторону. И ни у кого нет права его остановить.

Мозговые штурмы неэффективны

Но если запретить выдвигать идеи, пока не закончили обсуждать предыдущую, мозговые штурмы не становятся эффективнее. Обсуждение хороших идей без критики растягиваются на несколько дней, и участники теряют интерес к задаче.

Критика — лучшее ограничение в творческих задачах. Она помогает посмотреть на результат со стороны и двигаться в верном направлении. Главное — правильно ее использовать. Хорошая критика обоснована и выражает отношение к работе, а не исполнителю. Как правильно критиковать, мы уже писали.

Не во вред

Редко случается такое, что ограничений нет, особенно в работе. Иногда ограничений, наоборот, бывает слишком много. И чем их больше, тем меньше возможностей подстроиться под все:

Представьте, что покупаете квартиру. В этой задаче много ограничений. Это то, что вы хотите от квартиры, и что можете себе позволить:
- стоимость;
- расположение;
- приличные соседи;
- минимальный ремонт;
- новая сантехника;
- покупка без посредников;
- автостоянка рядом с домом.

Будет большой удачей, если вы найдете квартиру, которая на сто процентов отвечает каждому условию. Поэтому вы выбираете главные и ориентируетесь на них.

Если ограничений слишком много, то попытка следовать им только отнимает непозволительное количество сил. Ограничения полезны, но чтобы они работали, нужно соблюдать меру.

Другое правило, которое помогает правильно работать с ограничениями — целесообразность. Когда вы их устанавливаете, вы должны понимать, чем это поможет. Если вред ограничений будет больше пользы, ищите другое. Например, если вы лишаете себя сна ради работы — это плохое ограничение. Поищите альтернативу.

Автор статьи: Людмила Сарычева

Публикация: 26.07.2015