Секреты знаменитых переговорок: 6+ лайфхаков для эффективных совещаний

В книжных магазинах продаются блокноты для совещаний. В них логические задачки, картинки «дорисуй» и комиксы на офисную тему — всё, что спасает от скуки во время рабочих встреч. Мы забыли, зачем нужны совещания и устраиваем их по любому поводу. Пора исправлять ситуацию!

А ведь минута совещания стоит дороже, чем минута рабочего дня. В это время сотрудники не увеличивают прибыль, а теряют её. Но почему, если совещания скучны и вредны, такие передовые компании, как «Эппл», «Гугл», «Тесла», «Амазон» и «Яндекс» до сих пор от них не отказались? Просто они нашли способ сделать их эффективными.

За закрытыми дверями переговорок скрываются приёмы, которые могут пригодиться и вам. И неважно, совещаетесь вы в офисе или дистанционно. Об этих приёмах поговорим в этой статье.

Однажды автор был на совещании, когда сотрудников собрали, чтобы определить желающего закупить бумагу для принтера. На самом деле у эффективных совещаний только две цели: поиск решения задач, у которых нет готового ответа, и сообщение, после которого люди захотят задать вопросы.

Сюда укладываются пятиминутки, мозговые штурмы и разрешение конфликтных ситуаций. Суть совещания — совещаться. Если мнение других сотрудников не требуется, нет смысла созывать совет. В описании этого выпуска подкаста «Звучит как план» вы найдёте простую схему, которая поможет определить, действительно ли совещание необходимо. Если на все вопросы там вы ответили утвердительно, смело собирайте совещание.

Но сначала создайте предпосылки для того, чтобы оно прошло с пользой.

1. Расписание

Сообщите за несколько дней дату, место и тему. Заранее разошлите темы к обсуждению. Так вы сократите время, которое сотрудники тратят на поиск нужной бумажки или попытки вспомнить детали проекта. Поделитесь списком приглашённых, чтобы люди могли задать друг другу вопросы ещё до собрания.

Чтобы встреча была полезной, каждый участник должен быть к ней готов. Сотрудник обязан отвечать за свой участок работы: не бегать в кабинет за статистикой и не тратить время на уточнение данных.

Полезно, если собрания проводятся с периодичностью в одно и то же время. Так у сотрудников вырабатывается рефлекс подготовки. Внезапные собрания вызывают только чувство настороженности и неуверенности в себе.

Илон Маск несколько раз увольнял сотрудников за то, что они приходили на совещания неподготовленными. После таких кардинальных мер на собраниях участники могли ответить на любой уточняющий вопрос — эффективность встреч повысилась.

2. Тайминг

Ограничивайте время встречи и количество участников. Эффективные совещания — те, на которых нет ничего лишнего: ни лишнего времени, ни человека.

Стив Джобс выгонял с совещаний сотрудников, которые, по его мнению, не имели прямого отношения к обсуждаемой проблеме. А Кристен Гиль, вице-президент Гугла по бизнес-операциям, приглашал на встречу не больше десяти человек. Лишние люди отнимают время и создают нерабочий настрой в коллективе.

Основатель консалтингового агентства «Дэвис энд Компани» Эллисон Дэвиc для совещаний всегда пользовался формулой «10—30—50—90». 10 минут — короткие летучки, 30 минут — встречи с глазу на глаз, 50 минут — решение нескольких вопросов за собрание и 90 минут — мозговой штурм.

3. Пожиратели времени

Безжалостно «убивайте» пожирателей времени. Если разговор ушёл не в то русло, не бойтесь перебить коллегу. Цель совещания — решить проблему, а не говорить по душам.

На совещаниях случаются и игры в молчанку, перекладывание ответственности, разговоры не по делу, бег по кругу. Такие явления в тайм-менеджменте называют хронофагами. Хронофаги — пожиратели времени. Это люди или предметы, которые отвлекают от основной деятельности. Единственный способ борьбы с ними — найти и обезвредить.

4. Помощники

Обязательно назначайте помощников! Три переменных должности, как три кита, дадут опору для проведения встречи и воплощения идей в жизнь.

Человек склонен перекладывать ответственность на других, потому что так устроен. В психологии есть термин «диффузия ответственности». Если мы знаем, что кто-то еще может сделать работу, и если к нам не обращаются за помощью лично, мы становимся невнимательны.

Избежать диффузии ответственности на совещании можно. Достаточно назначить трёх ответственных.

Первая должность — ведущий, он же ловец хронофагов. Следит, чтобы доклады шли по регламенту и все в равной степени могли высказывать свои мысли.

В компании «Майкрософт» на ежедневных внутренних встречах отдела ведущий кидает спикеру игрушку — резиновую курицу. Если докладчик выступает дольше, чем положено, курицу отбирают. У кого игрушки нет, тот не говорит. Это похоже на игру в детском саду, но позволяет проводить собрания более продуктивно и с юмором.

Вторая должность — ответственный гонец. Конспектирует сказанное, а после составляет план и рассылает участникам концентрированную выжимку. Благодаря ей сотрудники ничего не забывают.

Третья должность — контролёр. Следит за исполнением решений, принятых на встрече. В Apple такого сотрудника называют НОЛ — непосредственно ответственное лицо. После совещания его фамилия появляется в электронной таблице напротив всех запланированных решений.

Он следит за выполнением и помогает сотрудникам подготовиться к следующему собранию. На следующем совещании ответственный отчитывается о проделанной работе и назначает нового НОЛа.

Все должности обязательно должны быть сменные. Примерив разные роли, люди быстрее поймут, что от них требуется во время обсуждения. А ещё такие меры объединяют и дисциплинируют коллектив.

5. Атмосфера и настрой

Позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством — весёлой шуткой или маленькой корпоративной традицией.

Плохие кадровые работники считают, что только приёмы тимбилдинга укрепляют чувство товарищеского плеча. Мы знаем компании, где совещание начинают с пения корпоративного гимна. Cовещание само по себе тимбилдинг, без всяких дополнительных мер. Цель собраний не только в решении конкретных вопросов, но и в личном общении сотрудников.

Психолог Кевин Данбар наблюдал работу четырёх микробиологических лабораторий и пришел к выводу, что мифы об одиноких гениях-ученых сильно преувеличены. Открытия и прорывы, сделанные за время эксперимента, — результат собраний. Сотрудники делились опытом и описывали возникшие трудности, а их коллеги предлагали решения, исходя из своих работ.

Исследования Данбара доказали, что человек гораздо продуктивнее работает в коллективе единомышленников, чем в одиночестве. Наедине с собой мы прокручиваем в голове одну и ту же мысль и никак не можем остановить этот бег по кругу.

Коллега даёт толчок к повороту в рассуждениях. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнёт к новому ходу мыслей.

Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать своё мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально — задача организатора совещания. Один из способов — провести совещание не в переговорке, а на кухне за чашкой чая.

Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.

6. Место встречи

Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чём думал на прошлом собрании.

Многие думают, что главное для удачного совещания — особая комната. Там всё необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Всё это иллюзия. Задача совещания — совещаться, неважно где и с какими вспомогательными средствами.

Доклады-презентации уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.

«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.

Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.

Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.

Эффективных вам совещаний!