Секретное оружие Бонда

К такому выводу пришли ученные международного проекта дистанционного обучения «Ментал Скилз». Только шесть часов в день человек по-настоящему продуктивен.

Кажется, невозможно в это время уместить общение с клиентами и партнерами, бухгалтерию и планы по захвату мира. Но если научиться управлять временем, можно успевать больше.

Джеймс Бонд — самый эффективный и пунктуальный агент британской разведки. Он нарушает приказы начальства, но к концу фильма обязательно отшлепает всех плохих парней. Умение решать сложные задачи пока тикает бомба — вот чему у него стоит поучиться.

Эта рассылка пригодится тем, кто хочет управлять временем и повысить личную эффективность в течение рабочего дня.

Сила вопросов

Прежде чем спасать мир, мистер Бонд ищет ответы на вопросы: кто злодей, что и когда он собирается сделать, где его можно найти и как к нему подобраться. Вопросы помогают Бонду составить план действий.

Если задача сложная, попытки сдвинуться с мертвой точки и приступить к работе отнимают массу времени. Мы оттягиваем неприятный момент и прокрастинируем до бесконечности.

Мы знаем, что справимся, стоит только начать. Но начать чертовски сложно. Особенно если задача может повлиять на карьеру.

Стажеру Максиму поручили придумать презентацию новой услуги для потенциальных партнеров. Начальник сказал, что от презентации зависит, возьмут ли Максима в штат. Максим прежде не сталкивался с подобными задачами. Максиму страшно, но интересно.

Он рассказывает коллегам, друзьям и подруге Маше, какую сложную и важную задачу ему поручили. Максим говорит и говорит, но ничего не делает. Не потому, что он лентяй, а потому, что Максим не знает, как подступиться к задаче.

Максиму помогут простые вопросы, о которых писал еще Редьярд Киплинг в шутливом стихотворении:

Есть у меня шестерка слуг,
Проворных, удалых,
И все, что вижу я вокруг,
Все знаю я от них.

Они по знаку моему
Являются в нужде.
Зовут их: Как и Почему,
Кто, Что, Когда и Где.

Перевод С. Маршака

Ответить на вопросы — простая задача, которая не отнимет много времени. Максим сел за работу быстро и с легкостью. Вот что у него получилось:

Что я должен сделать? — Презентацию новой услуги.

Где я буду показывать презентацию? — На встрече с партнерами.

Кто может мне помочь? — Иллюстратор нарисует уникальные картинки, а редактор проверит текст.

Когда я должен сделать работу? — Презентация через неделю, ее нужно согласовать. Значит, конечный вариант мне нужен через три дня.

Почему это нужно? — Потому что это продаст услугу и у компании появятся новые партнеры, а меня возьмут в штат.

Как это сделать? — Написать внятный текст, подобрать иллюстрации, запросить у коллег схемы и статистику.

У Максима сразу появились первые короткие задачи для работы: написать текст, подумать об иллюстрациях. Он втянулся в рабочий процесс. Обратился за помощью к редактору и дизайнеру, стал набрасывать текст. Шесть вопросов помогли Максиму сделать первый шаг и перестать тратить время на пустую болтовню о задаче.

Борьба с дефицитом внимания

Мир вот-вот разрушится. Времени в обрез, а нужно успеть все: подраться, погонять на автомобиле, пострелять из любимого вальтера. Между делами по спасению мира Бонд всегда успевает поцеловать красотку и пропустить бокал в баре.

Кажется, мы способны ударно работать по девять часов подряд и ни разу не отвлечься. Но это не так. По исследованиям психологов, человек может фокусироваться на одном процессе 25 минут. Не больше. Потом нужен кратковременный отдых или смена деятельности.

Мы же не сходим с места, пока не закончим работу. Иногда даже забываем посетить уборную. Работаем над одной задачей в таком режиме, а к следующей приступаем неохотно. Мы устали и уже непродуктивны.

Эту проблему решает «Метод помидора», придуманный Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Он предложил разбить рабочий день на 25-минутные «задачи-помидоры», а между ними поставить пятиминутный перерыв. Мозг знает, что через 25 минут его оставят в покое. Обещанный отдых помогает сконцентрироваться на задаче и закончить ее быстрее.

Максим скачал приложение «Таймер помидора» и принялся за работу. Смартфон вибрирует каждые 25 минут и напоминает об отдыхе. Сперва работа идет хорошо, и Максим решает пару задач быстрее обычного.

Но потом он пропускает один перерыв и продолжает работать. Через 10 минут работы пишет сообщение любимой. Еще в один из перерывов залезает в Фейсбук, зависает там на полчаса, и вся схема разваливается.

Метод работает, только если не отвлекаться все 25 минут. Это самое сложное в работе с «помидорами». Но с этим можно бороться.

Разработчик игр Маниш Сети придумал оригинальный способ. Он нанял на работу «хлопальщицу». Девушка сидела рядом с Манишем весь день и хлопала его по плечу, если тот отвлекался на нерабочие дела. Спустя месяц умение не отвлекаться во время работы вошло в привычку.

Звонки от любимой, соцсети и кофе подождут 25 минут — трагедии не случится. Перейти на новый график работы тяжело. Но достаточно продержаться 21 день — столько формируются привычки. После мы начнем работать по схеме «25 — 5» так же автоматически, как водим машину.

Смена деятельности

Каждое действие Бонда запланировано. Нельзя только угонять самолеты или штурмовать посольства дружественных стран. Бонд чередует дела: подрался, поцеловал красотку, взорвал здание, нарыл компромат, подрался и так далее. Смена деятельности не дает агенту устать.

Чем дольше мы ломаем голову над задачей, тем меньше шансов ее решить. Сменить деятельность — не значит от одного клиента перейти к другому. Менять работу надо кардинально.

Если вы составляете отчет, после позвоните клиентам. Если разгружаете товар, позже ответьте на письма поставщиков.

Чтобы распределить задачи, нужно составить список на день. Задач должно быть не больше 15, иначе мы не уложимся в рабочее время.

После расставляем «колышки» — задачи, которые привязаны к конкретному времени: совещание, звонок клиенту. Между ними распределяем другие задачи так, чтобы каждый раз получалась смена деятельности.

К пятнадцати задачам добавляем «заплатки» — мелкие задачки, которые можно выполнить в освободившиеся 10 минут.

Вернемся к стажеру Максиму. У Максима совещание с начальником в 10:00 и мозговой штурм с коллегой в 15:00. Это «колышки». Дневные задачи Максим распределяет между «колышками».

После совещания с начальником звонить клиентам — пустая трата времени. Это действия одного порядка — разговор. Поэтому после совещания Максим занимается текстом для сайта. Перед мозговым штурмом Максим отвечает на письма. Он чередует задачи внутри «колышков», чтобы действия не повторяли друг друга.

Даже самый грамотный план рухнет, если не предусмотреть форс-мажора: внезапно нужно согласовать договор с агентством или срочно решить вопрос клиента. На это в плане отводим время заранее.

Основные задачи на день укладываем в 70% рабочего времени, 30% оставляем на форс-мажор. Если непредвиденных ситуаций не возникнет, в оставшиеся 30% времени можно заняться мелкими задачами. Их тоже не забываем чередовать в зависимости от действия.

Задачи в клетках

У агента 007 всегда три типа задач. Спасти мир — неподъемная махина, которую не решишь с наскока. Заглянуть в офис британской разведки — очень не хочется, они там все расстроены из-за очередного случайного взрыва и вот-вот отстранят от задания. Найти компромат на злодея — некогда, мир в опасности и скоро наступит хаос. Но он все успевает.

В бизнесе так же. Проблемные задачи делятся на типы:

слоны — глобальные дела, к которым непонятно, как подступиться;

лягушки — дела, которые выполнять не хочется;

обезьяны — дела, которые можно делегировать.

К каждому животному свой подход. Но для начала нужно понять, где какое животное.

У Максима три задачи:

— придумать рекламную акцию;
— написать объяснительную за опоздание;
— составить финансовый отчет по командировке.

Рекламная акция — слон. Придумать акцию с ходу сложно: нужно оценить бюджет, изучить аудиторию, придумать слоганы, написать текст.

Объяснительная — лягушка. Максиму неприятно писать объяснительную, но он должен это сделать.

Финансовый отчет — обезьяна. Максим — гуманитарий. Ему не хочется возиться с чеками и разбираться в цифрах.

После того как определи тип задач, приступаем к решению. Лягушек съедаем на завтрак — выполняем одну из неприятных задач в начале рабочего дня. Слонов делим на куски — неподъемную задачу разбиваем на мелкие этапы. Обезьян отдаем в зоопарк — делегируем задачи тем, кто может с ними справиться.

Утром Максим написал объяснительную, получил нагоняй от начальника, но избавился от тяжелого бремени. С отчетом помог бухгалтер — Максим передал ей все чеки из поездки. А подготовку акции разбил на подзадачи и распределил их в недельном плане.

Максим избавился от неприятных и неважных задач и сэкономил время для глобального дела.

Определить, с каким типом задач мы столкнулись, — половина дела. Как только знаешь, какое животное перед тобой, страхи исчезают, и мы спокойно приступаем к дрессировке.

Смешать, но не взбалтывать

Тайм-менеджмент не увеличивает время, но помогает провести его с пользой. Приемов работы с личной эффективностью — масса. Это хорошо. Люди разные: одним помогает матрица Эйзенхауэра, вторым — календарь в телефоне, третьим — и то и другое. Придумайте персональный рецепт коктейля для работы, смешивая техники и приемы тайм-менеджмента.

Рецепт моего любимого коктейля я расскажу на примере написания большой статьи, как в рассылке.

Разбираю задание. Когда я получаю тему, я задаю себе шесть вопросов. Они помогают понять, о чем я пишу, кто читатель, где опубликуют статью, когда срок сдачи, почему она нужна и как я продам идею.

Делю на задачи. Статья — объемная работа. Мой «слон» состоит из следующих задач:

изучить российскую и иностранную литературу;
найти экспертов;
придумать идею;
составить план;
написать текст;
отредактировать;
снять комментарии редактора;
сдать готовый материал.

Иногда статья не нравится с первого раза. Три последних этапа повторяются до тех пор, пока статью не одобрит редактор. На это нужно оставить время.

Определяю сроки. Написание статей не единственная моя работа. Кроме срока сдачи, я выставляю себе промежуточные вехи. Между этими «колышками» я расставляю этапы работы. Если редактор ждет материал в среду, мой личный дедлайн — вторник. Так я успеваю прочитать материал. Если я доволен работой, отправляю раньше.

Ставлю таймер. Каждые 25 минут я устраиваю пятиминутные перерывы. До техники «помидора» я сидел над одной статьей до 24 часов подряд. Сейчас я укладываюсь в шесть. Но это лишь черновик. Следующие шесть часов я улучшаю текст.

Поддерживаю контакт. Текст я пишу в гугл-документах, и редактор может расставить комментарии, увидеть объем сделанного и оценить результат в режиме реального времени.

Текст: Александр Штурвалов, бизнес-журналист

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Дэниел Крейг в роли Джеймса Бонда