Увольнение без стресса: как автоматизировать офбординг и передачу дел в Мегаплане

Несмотря на то что увольнение, как и приём сотрудников, — неизбежная процедура в любом бизнесе, не все компании бывают к нему готовы.

Иногда уход даже одного человека сильно тормозит и осложняет работу. Обычно это бывает в двух случаях. Когда сотрудник не успевает или не хочет передать свой опыт, и преемнику приходится разбираться во всём с нуля. Или если компания заранее не позаботилась об оцифровке и автоматизации офбординга. Чтобы сохранять темп работы невзирая на увольнения, важно заранее продумать этапы увольнения и выбрать такую систему управления им, в которой дела можно передать другому сотруднику без преувеличения одной кнопкой.

В этой статье эксперты CRM-системы Мегаплан собрали пошаговый план успешного офбординга.

Офбординг — это процедура расставания компании с сотрудником, во время которого он передаёт задачи, фиксирует полученный опыт и вводит в курс дела коллег. Офбординг помогает компании остаться в хороших отношениях с бывшими сотрудниками и сохранить репутацию хорошего работодателя.

1. Беседа с сотрудником и командой

В первую очередь следует обсудить увольнение с сотрудником. Если он сам принял решение уйти из компании, важно выяснить причину: это могут быть внешние обстоятельства, например переезд, или внутренние, когда перестают устраивать условия работы.

Кстати, в одном из выпусков нашего подкаста «Звучит как план» мы обсуждали феномен внутреннего увольнения: как понять, что сотрудник уже настроился уйти из компании и можете ли вы, как работодатель, с этим что-то сделать. Если не слушали, обязательно сделайте это.

По исследованию Dream Job в 2025 году 59% людей увольняются из-за небезопасных условий труда, 46% — из-за нездоровой атмосферы в коллективе, а 41% — из-за низкой зарплаты. Треть не устраивает график, переработки и отношения с руководством, а 23% — отсутствие карьерного роста.

Если сотрудник ценный, попробуйте предложить варианты решения. Например, сотрудник хочет увеличения зарплаты. Оцените рыночный уровень зарплат на этой должности, учитывайте опыт и профессионализм подчинённого. Посчитайте, во сколько вам обойдётся наём и обучение нового сотрудника, как скоро он сможет полностью заменить того, кто увольняется, и насколько из-за этого упадёт производительность. В результате может оказаться, что поднять зарплату выгоднее, чем искать замену.

Если переговоры не помогли и сотрудник принял окончательное решение уходить, важно как можно более незаметно вывести его из рабочих процессов. Это защитит интересы компании и сохранит хорошие отношения с бывшим сотрудником.

Когда инициатива увольнения исходит от компании, объясните ему причину и расскажите, что произойдёт дальше: как долго он продолжит работать, когда ему выплатят выходное пособие, смогут ли предложить другие должности.

Увольнение не должно стать неожиданностью для сотрудника. Если он не справляется с обязанностями, с ним нужно поговорить, предложить помощь, курсы или наставника. С точки зрения закона уволить того, кто не выполняет работу можно только после дисциплинарных взысканий, а о сокращении нужно предупредить за два месяца.

Во всех случаях нужно информировать команду об уходе сотрудника.

Увольнение сотрудника — это всегда мини-кризис для команды, даже если уход был ожидаемым. Первые дни после объявления об увольнении особенно важны для морального состояния оставшихся коллег. В этот период люди наиболее восприимчивы к сигналам руководства и формируют мнение о том, как компания заботится о своих сотрудниках.

Чего точно не нужно делать — так это пытаться скрыть эту новость. Не выйдет, слухи распространяются быстрее официальных сообщений. Открытость в коммуникациях помогает снизить уровень тревожности в команде. При этом важен не только факт информирования, но и тон подачи: паника руководителя моментально передаётся подчинённым.

Хорошо обдумайте и твёрдо объясните команде, кто будет выполнять обязанности уходящего сотрудника: вы уже нашли замену или пока перераспределите задачи. К кому обращаться по вопросам, за которые отвечал тот, кто увольняется. Изменятся ли дедлайн у задач, какие проекты временно приостанавливаются из-за увольнения. Чем больше будет знать команда, тем проще переживёт мини-кризис.

2. Фиксация опыта в базе знаний

В первую очередь нужно детально обсудить сроки и условия ухода. Дайте человеку достаточно времени для передачи дел, но не затягивайте процесс. Обычно двух недель хватает для плавного перехода обязанностей к другим специалистам.

Приготовьте информацию тому, кто заменит сотрудника после увольнения, — напишите статьи с описанием обязанностей. Даже если сотрудник сможет подготовить себе замену лично, запомнить все детали с первого раза вряд ли получится, а письменные инструкции можно посмотреть в любое время.

Дополните статьи скриншотами, видео и фото рабочего процесса. Составьте чек-листы для самых важных и частых задач. Покажите примеры ситуаций из практики, опишите распространённые ошибки.

В идеале такие документы должны быть готовы заранее, быть под рукой в CRM, чтобы было легко ими делиться.

Опишите там все обязанности сотрудника: какие задачи он решал, как использовал программы и технику, с кем общался по рабочим вопросам вне компании: с клиентами, партнёрами, подрядчиками, — по каким вопросам к ним можно обращаться, кому лучше звонить, а кому писать и куда.

База знаний в Мегаплане сохраняет опыт сотрудников. Когда важные документы находятся в одном месте, их не нужно искать в почтовой переписке, мессенджерах и на диске.

3. Передача задач и проектов

Решите, кто заменит сотрудника. Если вы планируете нанять нового человека, подумайте, кто возьмет на себя текущие задачи и проекты во время поисков и обучения.

Составьте подробный план передачи: какие проекты нужно закрыть, какую документацию обновить, кого ввести в курс дела. Организуйте встречи с коллегами, которые будут перенимать функции уходящего сотрудника. Попросите сотрудника написать комментарий к каждой задаче — на каком она этапе, что ещё осталось сделать, с кем он договорился созвониться и когда, от кого ждёт ответа.

Не забудьте про техническую сторону: отключение доступов, возврат оборудования, закрытие корпоративных аккаунтов и смена критически важных паролей.

Если вы ведёте задачи в сервисе или программе, не забудьте сменить ответственного. Мегаплан сам предложит передать задачи и проекты сотрудника при его увольнении.

4. Информирование контрагентов

Составьте список контрагентов, с которыми сотрудник общался по рабочим вопросам: клиентов, подрядчиков, партнёров, поставщиков. Предупредите их о том, кто теперь с ними будет работать. Не откладывайте это на последний день, если вы будете менять почту для закрывающих документов поставщика, скорее всего, вас попросят написать заявление.

Пусть новое ответственное лицо представится, оставит свои контакты и прокомментирует текущие задачи, если они есть. Этот шаг особенно важен при увольнении менеджеров по продажам, так сотрудник не сможет увести за собой клиентов.

Этот шаг удобнее делать, если вы ведёте базу контактов в CRM и закрепляете ответственных за каждым клиентом.

5. Блокировка доступов и возврат оборудования

Не забудьте про техническую сторону: отключение доступов, возврат оборудования, закрытие корпоративных аккаунтов и смена критически важных паролей.

Удалите сотрудника из рабочих программ и сервисов: корпоративной почты, 1С, CRM-системы. В случае с почтой можно сменить пароль и на первое время настроить переадресацию писем на того, кто будет заменять сотрудника. Так, если кто-то из контрагентов напишет бывшему сотруднику, это письмо не потеряется.

В Мегаплане сотрудника можно уволить или заблокировать. Разница в том, что уволенный сотрудник не будет виден в общем списке, а заблокированный там останется, но потеряет доступ в CRM-систему. Блокировку можно использовать как временную меру.

В последний день работы заберите имущество компании: ключи, пропуска, форму, технику, сим-карту, рабочий мобильный телефон — всё, что выдавали сотруднику.

Если сотрудник занимался закупками, проверьте, что он сдал на склад всё, что должен был купить, и отчитался за деньги, которые ему выдали. Отзовите доверенность на сотрудника и ЭЦП, если они у него были. Доверенность и электронная подпись не прекращают своего действия автоматически после увольнения.

В некоторых компаниях проводят выходящее интервью или анкетирование. Почти всегда это ценная обратная связь для компании. Например, на нём спрашивают, что можно было сделать по-другому, какие процессы стоит улучшить, что мешало работать эффективнее. Эта информация поможет избежать аналогичных увольнений в будущем.

Чек-лист: офбординг сотрудника

Напоследок чек-лист для самопроверки: всё ли делается перед увольнением сотрудника?

• Поговорить с сотрудником о причинах увольнения, предложить варианты без расторжения договора.
• Получить документы для расторжения договора: заявление, соглашение сторон или объяснительная о нарушении.
• Издать приказ об увольнении или сокращении штатной единицы.
• Поговорить с командой: объяснить, кто займётся делами уволенного сотрудника.
• Записать опыт сотрудника в базу знаний: как он выполняет обязанности, какие программы и технику использует.
• Попросить сотрудника прокомментировать текущие задачи и проекты.
• Назначить новых ответственных по задачам сотрудника.
• Убедиться, что новые ответственные понимают переданные задачи.
• Составить список контрагентов, с которыми общался сотрудник.
• Попросить новых ответственных связаться с ними: представиться, оставить контакты, обсудить задачи.
• Забрать имущество компании: ключи, пропуска, технику, деньги.
• Закрыть доступ к рабочим программам и сервисам.
• Отозвать доверенность и ЭЦП сотрудника, если они у него были.
• Выплатить зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие.
• Сделать запись в трудовой книжке.
• Сделать запись в журнале учёта трудовых книжек.
• Выдать документы: трудовую книжку, расчётный лист, выписки и другие документы, которые запросил сотрудник. Справка СТД-Р выдаётся владельцам электронной трудовой.