Борщ за 40 минут

Самый лучший способ рассказать о чем-то новом — показать это на простом примере. Мы решили представить возможности новой диаграммы Ганта на примере приготовления еды. Сегодня сварим борщ, но прежде разделим процесс его готовки на этапы.

Эта статья будет полезна тем, кто терпеть не может планирование, постоянно опаздывает и страдает от этого, а также тем, кто убежден, что «быстро» и «качественно» — понятия несовместимые.

Борщ как проект

Многокомпонентное блюдо можно сравнить с многозадачным проектом в бизнесе, а процесс его приготовления — с управлением доступными ресурсами. И там и там работа состоит из множества задач, следующих друг за другом по очереди или выполняющихся одновременно. Кстати, готовка в сжатые сроки — отличная проверка способностей для проект-менеджера. Если пройдет, значит, и в бой с ним идти не страшно!

Собираем проект

Мы решили показать, как эффективно планировать задачи на диаграмме Ганта, на примере приготовления всеми любимого борща. Вы когда-нибудь готовили борщ по рецепту? Так вот, на диаграмме все пункты рецепта к тому же распределены по времени.

Итак, для начала купим традиционные ингредиенты в магазине. Для борща нам понадобятся:

• • свекла,

• • морковь,

• • лук,

• • картофель,

• • капуста,

• • чеснок,

• • куриная грудка,

• • из приправ — лавровый лист и черный перец горошком.

Беда со временем

Основная проблема большинства проваленных проектов — плохой расчет времени. Многие процессы проекта взаимосвязаны: старт одних напрямую зависит от финиша других. Так, овощи для борща нельзя варить, пока их не почистишь, а заправку — добавлять в бульон, пока не сварится мясо. Однако не все задачи следуют друг за другом, многие могут выполняться одновременно. Пока варится мясо, можно успеть подготовить овощи. Чтобы ни о чем не забыть, лучше заранее подготовить четкий перечень дел.

Составляем список дел

Настоящий борщ требует виртуозного планирования и не терпит суеты. Помните, что ваше настроение передается блюду, как и любому другому проекту! Поэтому сначала создадим проект в «Мегаплане» и ограничим его по времени 40 минутами. Одна поправка: так как проекты длятся довольно долго, за минуту примем день — это минимальный период, доступный для выбора.

Затем распишем все манипуляции с продуктами в задачах проекта, определив примерные затраты времени для каждой из них. В итоге получился вот такой список задач нашего проекта:

Рисуем связи задач

Теперь переключаемся на вид «Диаграмма» — и все задачи приобретают вид прямоугольников, выстроенных вдоль оси времени. Пока связи не назначены, задачи стартуют одновременно и занимают одно и то же время на таймлайне — хронологической ленте событий.

Теперь самое время приступить к планированию, то есть распределить задачи по времени и установить связи. На диаграмме Ганта легко связывать задачи между собой и прописывать зависимости. Задачи проекта автоматически выстраиваются последовательно или параллельно, и вы наглядно видите, что за чем следует. Вот снова наш проект, но уже со структурой:

Теперь мы видим, что за время, пока варится мясо, мы успеем почистить и нарезать овощи. За время, пока будет готовится поджарка, мы сможем почистить и нарезать картофель. Однотипные манипуляции лучше объединять в одну задачу: например, очистить овощи от кожуры можно в один присест.

Считаем затраты времени

Приготовление борща, расписанного на диаграмме Ганта, заняло у нас ровно 40 минут. Проверено опытным путем. На само планирование мы потратили минут 10. Если использовать диаграмму Ганта, скорость и точность планирования увеличиваются в разы. Интерактивный график позволяет вносить правки в режиме реального времени, предупреждая, если перенос сроков скажется на зависимых задачах.

Вуаля, борщ готов!

Снимаем борщ с огня и оставляем настаиваться. Уже чувствуется потрясающий аромат! Пока суп настаивается, мы можем испечь к нему ароматный хлеб или заняться быстрой уборкой. Вести сразу несколько проектов на диаграмме Ганта под силу даже новичку, потому что все очень просто держать под контролем. Готовка борща обычно занимает от одного до двух часов, мы же уложились за 40 минут!

Выводы

• 1. Составляйте подробный список задач, давая им простые названия, из которых должно быть сразу понятно, о чем задача. Лучше написать длиннее, чем короче, — на диаграмме есть подсказки: даже если экран компьютера небольшой, вы увидите название целиком.

• 2. Диаграмму Ганта не нужно рисовать вручную. Она строится автоматически на основе подготовленного вами списка задач. При этом все задачи стартуют одновременно. Захотите перенести старт — нет проблем! Просто перетащите мышкой горизонтальную линию на другие даты и время прямо на диаграмме.

• 3. Установите связи между задачами. Тогда сроки автоматически передвинутся в соответствии с новой последовательностью. Если вы перенесете срок в основной задаче, даты старта в следующих задачах также поменяются. Уберите связи — и задачи вернутся в исходное положение.

• 4. Главное — не собирать задачи в один поток, а выстраивать их структуру. Некоторые процессы могут и должны проходить одновременно, и это значительно экономит время исполнителей.

• 5. Благодаря невероятной наглядности диаграммы в ней удобно вести сразу несколько больших проектов. Вы не будете бояться упустить что-то из виду. Если проекты занимают достаточно длительное время, для контроля промежуточных итогов расставьте вехи.

• 6. Соберите задачи удачно проведенного проекта в шаблон. В следующий раз достаточно будет открыть его на диаграмме Ганта и установить дату старта первой задачи — остальные выстроятся по времени автоматически в соответствии со связями.

Перед стартом любого проекта следует заранее продумать последовательность действий, чтобы как можно рациональнее использовать время. Как мы показали, при хорошем планировании можно даже быстро приготовить к обеду суп. А еще испечь ароматный домашний хлеб. Важно лишь рассчитать время, чтобы вы могли вовремя начинать каждый этап. И так во всем!

Диаграмму Ганта онлайн можно попробовать прямо сейчас в «Мегаплане». Вам не нужно ничего скачивать и устанавливать — наслаждайтесь планированием в безопасной облачной CRM-системе.