«Коммерсантъ» выбрал коробочный Мегаплан для веб-разработки и сложных проектов

Издательский дом «Коммерсантъ» ведет свою историю с 1990 года и пользуется репутацией делового СМИ, которому можно доверять. Сейчас холдинг развивает новые каналы коммуникации с аудиторией, в том числе сайт и социальные сети. Телеграм-канал «Коммерсанта», в отличие от официального сайта, отражает всю палитру мнений: новостная лента обновляется молниеносно, а под постами разворачиваются интересные дискуссии.

Как известно, за большим успехом всегда скрывается кропотливая работа, а в таком огромном холдинге ежемесячные задачи исчисляются сотнями, если не тысячами. Без автоматизации разобраться в большом объеме работ и все проконтролировать было бы сложно. В качестве платформы для оцифровки внутренних рабочих процессов «Коммерсантъ» выбрал Мегаплан, причем остановился на коробочной версии.

О том, как после этого упростилась жизнь медиаменеджеров, рассказывает заместитель директора по информационно-цифровым платформам «Ъ» Анастасия Лобада.

Информация под контролем

Особенностью нашей компании является замкнутая программная среда. Мы даже железо не арендуем: и основные, и дублирующие серверы находятся в собственности издательского дома. Многие редакционно-коммерческие задачи, которые мы добавляем в Мегаплан, смело можно назвать секретными. Нам важно не допустить утечек, особенно до момента запуска проекта. Так что мы локализовали Мегаплан в целях безопасности: даже если случается какой-то сбой, мы спокойны за сохранность информации.

Работа по правилам

До Мегаплана мы пользовались электронной почтой, пока один из наших коллег не предложил использовать Мегаплан — у него был опыт эксплуатации CRM на предыдущей работе. Поэтому мы быстро подключили Мегаплан для ведения задач. Со временем ввели правило: все работы по каждому проекту фиксировать в программе. Еще одно строгое правило, которого мы придерживаемся, — в названии задачи указывать год. Потому что, несмотря на распределение задач по проектам и папкам, в таком огромном архиве все равно бывает сложно найти нужную. Объем данных очень большой, а указание года помогает в поиске.

Доступ из любой точки мира

В Мегаплане работают разработчики — фронтенд и бэкенд, — а также хранятся базы данных. Рекламная служба тоже пользуется Мегапланом. Еще есть подразделение, которое занимается дистрибуцией контента, в том числе для социальных сетей. Например, это дизайнеры и редакционный отдел, который ведет сложные проекты, — у них всех тоже есть доступ к Мегаплану. В общей сложности к системе подключено около ста сотрудников «Коммерсанта».

Не все из них работают в офисе. Мы начали практиковать удаленку примерно за год до пандемии, так что не пришлось перестраиваться. И если первое время после внедрения Мегаплана некоторые сотрудники не понимали, зачем нужна такая программа и как ей пользоваться, во время всеобщего карантина вопросы отпали сами собой.

У нас были и остаются удаленные сертификаты, которые обеспечивают двойную безопасность при подключении к корпоративной системе. Они дают возможность пользоваться всеми рабочими инструментами, которые работают внутри офиса, из любой точки мира.

У Мегаплана удобный календарь

Я с удовольствием пользуюсь календарем. Особенно мне нравится опция, связанная с отпусками и отгулами. Я ее почему-то обнаружила не сразу, но, после того как нашла, заставила всех сотрудников отмечать в календаре даты отпусков и запланированные отгулы. Это очень удобно: всегда видно, если сотрудник какое-то время будет отсутствовать на рабочем месте.

Лично мне Мегаплан очень помогает напоминаниями. Их я постоянно использую, максимально задействуя этот функционал. Кроме того, отслеживаю загрузку сотрудников. Достаточно сделать пару кликов, чтобы посмотреть актуальные данные. Это помогает и при начислении премий: виден уровень сложности задач, которыми занимаются сотрудники.

Общая информация о сотрудниках у нас тоже отражена в Мегаплане: кто кому подчиняется, в каком отделе работает, какие у кого контактные данные. Точно знаю, что отдел фронтенд-разработки активно использует список дел, что связано с большим объемом мелких задач, для решения которых не нужно задействовать специалистов из других отделов.

Inbox Zero не наша история

Цели очистить поток входящих уведомлений в информере Мегаплана до конца рабочего дня ни у кого нет. Иначе я была бы первым человеком, который нарушил это правило, так как получаю очень много оповещений. Для меня гораздо важнее следить за дедлайном по задачам, которые ставятся сотрудникам. Ведь если задача просрочена, надо понять почему и быстро принять меры.

Еще к принципиальным моментам можно отнести ситуацию с ответами на вопросы. У нас не принято долго молчать: чтобы отреагировать, даются максимум сутки. К примеру, если исполнителю поставлена задача, за сутки он должен с ней разобраться, а затем дать ответ. Но мы не требуем от сотрудников, чтобы они отчитывались о каждом шаге: если человек взял задачу в работу (нажал кнопку «Принять» в Мегаплане), то по умолчанию подразумевается, что он над ней трудится. активность сотрудников.

При необходимости сотрудники могут сами подключать в Мегаплане соисполнителей, если им требуется помощь. Но делегирование задачи происходит только с разрешения начальства.

Обучать новичков не требуется

У нас в вакансиях указан пункт, что опыт работы в Мегаплане является преимуществом. Это важно, особенно если нанимаем сотрудника в отдел фронтенд-разработки, потому что именно он активно пользуется CRM-системой. Но я не припомню, что мы кого-то специально обучали работе в Мегаплане. Там настолько все интуитивно понятно, что потребности в обучении не возникает. Вполне достаточно один раз показать, как поставить задачу и не перепутать папки. Да, возможно, поначалу кто-то может допустить ошибку, но после этого уж точно понимает, как и что нужно делать.

Три совета от Анастасии Лобады

1. Обязательно внедряйте Мегаплан, потому что он облегчает жизнь. За пять минут можно понять, где и какой идет рабочий процесс. Такие программы обеспечивают прозрачность работы, особенно когда в компании много отделов.
2. Стоит объяснять сотрудникам, что программа устанавливается не для контроля, а для помощи им самим. Потому что многие опасаются, что CRM внедряется для учета рабочего времени.
3. Создайте костяк из сотрудников, которые смогут показать коллегам, как правильно пользоваться программой. В коллективе должно быть несколько человек, которые в случае необходимости смогут подсказать нюансы. Это поможет избежать хаоса в задачах и в дальнейшем облегчит поиск необходимых данных.