5 способов сэкономить на деловых поездках

 

  2797
 0

По прогнозам World Travel & Tourism Council (WTTC), к 2026 году объем российского рынка бизнес-туризма превысит триллион рублей. Сегодня Россия занимает 21-е место в рейтинге стран по объему расходов на деловые поездки.

А теперь представьте, что в большинстве случаев ни сотрудники, ни руководители не анализируют командировочные расходы. Как правило, заботы по организации поездок отданы на откуп или агентствам, или самим работникам. Во многих случаях четко обозначенный бюджет на поездки отсутствует или начинает превышать запланированный. По данным «Ведомостей», каждый пятый командированный отражает в авансовых отчетах больше расходов, чем установлено в лимите.

Что делать? Сократить число поездок — не лучший вариант: 80% сотрудников, опрошенных HH.ru, уверены, что онлайн-коммуникации не заменят личных встреч. Как оптимизировать расходы на командировки?

1. Лимитировать расходы

Часто сотрудники не обращают внимания на стоимость билета, полагая, что разница в цене не принципиальна в масштабах бизнеса. Однако при большом объеме командировок она может стать весомой.

Лимиты затрат на трансфер и проживание, суточных расходов и т. д. прописываются в «Travel-политике» или «Положении о командировках». Сотрудник знакомится с этими документами под роспись и обязан соблюдать указанные в них требования.

Если компания подключена к онлайн-сервису организации командировок, то лимиты можно настроить автоматически.

2. Покупать без комиссий и наценок

Достаточно часто лишние траты связаны с неочевидными комиссиями и наценками, которые возникают при работе с недобросовестными подрядчиками. Например, можно не заметить, как вам добавят комиссию к озвученным предложениям или вам придется оплатить услугу по выписке каждого билета. Выход — работать с проверенными агентствами или подключиться самим к онлайн-системе бронирования, чтобы сразу видеть конечную стоимость билетов или номеров и в любой момент проверить, какую сумму сотрудник потратил.

3. Бронировать заранее

Если график поездок составлен заранее, то можно значительно сэкономить на раннем бронировании. По наблюдениям сервиса для организации путешествий и деловых поездок OneTwoTrip, авиабилет, приобретенный накануне поездки, может стоить на 50–70% дороже, чем тот же билет, купленный за 2–3 месяца. РЖД и другие ж/д перевозчики также предлагают цены примерно на 20% ниже для тех, кто приобретает билеты за 60–90 дней до поездки. Аналогично дела обстоят и с отелями: многие из них дают скидку до 30% при раннем бронировании.

Еще одна маленькая хитрость: в конце зимы и начале весны у многих авиакомпаний проходят акции на перелеты в течение года.

4. Смотреть все предложения

Не зацикливайтесь на одном тревел-провайдере: классические турагентства зачастую предлагают ограниченный список вариантов.

Онлайн-агентства деловых путешествий, такие как OneTwoTrip for Business, дают доступ ко всем перелетам и рейсам в нужные даты. Вы сможете сами быстро сравнить предложения и выбрать оптимальное, а также сравнить цены на соседние даты.

Кроме того, когда перед глазами все варианты, вы можете оптимально составить маршрут. По статистике OneTwoTrip, маршруты с пересадками могут сэкономить до 30% стоимости поездки.

5. Платите от юридического лица

В небольших компаниях есть практика, когда сотрудник покупает билет по карте генерального директора. Может показаться, что это удобно, но выйдет дороже, нежели купить билет за безналичный расчет от юридического лица, потому что организация не сможет вернуть НДС за билет, оплаченный с личной карты. Онлайн-сервисы позволяют платить с корпоративного счета и легко возвращать НДС: вся нужная бухгалтеру документация автоматически формируется в личном кабинете после покупки.

Бонус для читателей блога Мегаплана: при получении договора-оферты или подписании договора с OneTwoTrip for Business (онлайн-сервис организации командировок) до 31 марта 2019 года вам на счет будет зачислено 1000 рублей.

Фото: Photo by Bambi Corro on Unsplash

Trigger