Как грамотно организовать рабочий день

 

  • 6931

Рабочие будни офисных сотрудников легко могут превратиться в сплошной день сурка. В нем список дел бесконечен, времени всегда не хватает, а цель, во имя которой совершаются титанические усилия, уже не вспомнить. Изменить ситуацию помогут простые, но безотказные принципы.

Самый ценный ваш актив — время. И распоряжаться им надо грамотно, оберегая от многочисленных посягательств. Как именно — рассказывает Томас Оппонг, популярный блогер, основатель сервиса Аlltopstartups.com.

Оцените ресурсы

Да, в неделе 168 часов, но посвятить работе вы можете в разы меньше. За это ограниченное время вы способны выполнить строго определенное число задач, и их явно не так много, как в вашем списке. Поэтому каждый день нужно ставить перед собой цель и обозначать приоритеты. Четкое понимание своих приоритетов позволяет спокойно, с улыбкой на лице и без сожалений сказать «нет» остальным, менее важным делам. И внутреннее «да» в отношении главного в этом очень поможет.

Также важно понимать: ваши запасы энергии ограниченны, при этом 20% всей энергии потребляет мозг. Это значит, что, когда ваше тело «обесточено», мозг тоже страдает. Следовательно, вам необходим своевременный отдых, который позволит восстановить силы, иначе вы перегорите и будете приходить в форму гораздо дольше.

Работайте с перерывами

Организуйте свой день так, чтобы не приходилось трудиться непрерывно или с одним большим перерывом на обед. Ваш мозг может фокусироваться на текущей задаче от 90 до 120 минут. После чего ему требуется отдых. Чтобы разобраться со следующей проблемой так же быстро и качественно, сделайте перерыв 20–30 минут. Пусть вас не пугает получасовое бездействие. Ощутив усталость, смело берите тайм-аут и отправляйтесь на прогулку по офису, а лучше на улицу. Это позволит вам мысленно отвлечься, а мозгу проделать большую работу и в результате генерировать новые интересные идеи. Ваша продуктивность ожидаемо увеличится.

Самое главное — не отвлекаться в период активной работы. Концентрируйтесь на поставленной задаче, будьте предельно внимательны и сосредоточенны. Но не поддавайтесь искушению работать без перерыва, как бы хорошо ни шел процесс. Из-за снижения концентрации вы рискуете упустить что-то важное.

Распланируйте движение к цели

Превратите выполнение рабочих задач в систему. Именно система делает любую цель реальной, конкретной и заставляет вас двигаться к ней планомерно, совершая небольшие посильные шаги. Также система поможет вам увидеть долгосрочную выгоду, а не гнаться за быстрыми мелкими победами.

Понаблюдайте за собой и отметьте, в какое время дня вы наиболее продуктивны, и старайтесь в этот период выполнять наиболее трудные задачи. Разбирайтесь с самыми серьезными проблемами, ищите важные ответы и принимайте ключевые решения. Тщательный анализ ситуации и выработка стратегии удаются легче и лучше, когда вы находитесь на эмоциональном и интеллектуальном подъеме.

Визуализируйте задачи

Если не сделать работу наглядной, ее будет невозможно контролировать, считает Джим Бенсон, специалист по персональному канбану — составлению интерактивных карт занятости. По словам Бенсона, визуализация работы снижает воздействие отвлекающих факторов, превращая нечеткие понятия в осязаемые объекты, которые вашему мозгу легко ранжировать по степени значимости.

Определив очередность выполнения задач, подходите к их решению последовательно. Только решая одну конкретную проблему, вы можете сосредоточиться максимально. И в этом залог успеха. Помните, что большинство серьезных достижений — результат того, что много маленьких шагов было сделано в одном направлении.

Готовьтесь заранее

Тратьте 20 минут в конце каждого рабочего дня на подготовку к следующему. Сформулируйте завтрашнюю цель и, исходя из нее, определите три наиболее важные задачи, которые вам нужно будет выполнить. Запишите их, а затем ранжируйте.

Также не забывайте подводить итоги каждой рабочей недели перед выходными.

Проанализируйте, насколько продуктивными оказались стратегии, которые вы использовали. Ответьте для себя на несколько вопросов:

  • • Можете ли вы делать что-то лучше и/или за меньшее время?
  • • Что не сработало и почему?
  • • Что вы делаете не так?

Используйте приемы, доказавшие свою эффективность, и расстаньтесь с тактиками, крадущими ваше время.

Источник: medium.com/@alltopstartups, Фото: Shutterstock.com

comments powered by HyperComments