Как заставить себя делегировать задачи

 

  • 6695

Динь! Что это — СМС, электронное письмо, напоминание о встрече? Динь… динь-динь! Уведомления изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Перечитывая абзац документа в десятый раз или безуспешно пытаясь подготовиться к важной встрече, вспомните, что не всю работу вам обязательно делать самому.

За ваше внимание и время ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня!» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает вашу продуктивность.

Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку ваших писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов.

Однако не все так просто. Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, этому человеку нельзя доверять…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя как можно больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.

Если вы уже три раза прошли по этому кругу и убедились, что без делегирования обязанностей эффективно выполнять свою работу у вас не получается, самое время провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.

  • 1. Незначительные. Есть задачи, которые кажутся несущественными. И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабной стратегической работы. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.
  • 2. Рутинные. Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.
  • 3. Съедающие время. Задачи, которые могут быть важными, но очень затратными по времени. Присмотритесь — как правило, такие задачи не требуют участия руководителя до определенного этапа. На 80% они могут быть выполнены командой, после чего начальнику стоит вмешаться, чтобы проконтролировать работу, оценить результаты или направить деятельность подчиненных в нужное русло.
  • 4. Такие, выполнять которые можно научить. Они бывают действительно сложными, иногда включают в себя несколько простых. Но это не означает, что подобные задачи нельзя поручить команде, сохранив за собой право контролировать исполнение и оценивать результаты. Например, можно научить одного из сотрудников готовить черновики презентаций для ваших деловых встреч. А другому поручить вносить в эти черновики актуальные данные.
  • 5. Находящиеся вне вашей компетентности. Есть задачи, с выполнением которых специалисты точно справятся быстрее и лучше. Поэтому не стоит пытаться прыгнуть выше головы, тратя силы и время впустую. Например, вы с трудом делаете дизайн слайдов для презентаций. В такой ситуации проще всего нанять дизайнера, и тогда со своими презентациями вам будет не стыдно выступать на любых встречах.
  • 6. Срочные. Некоторые задачи должны быть выполнены в строго определенное время, но при этом они могут конкурировать за ваше внимание с делами, более важными с точки зрения перспективы. Например, вы целый день проводите на деловых встречах, а именно сегодня вам нужно связаться с авиакомпанией и поменять место в самолете.

Один из ключевых критериев, по которому можно решить, стоит делегировать задачу или нет, — необходимость вашего участия. Если что-то можете сделать только вы, значит, варианта доверить это нет.

Чтобы улучшить собственный навык делегирования, попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые подпадают под описания, приведенные в шести пунктах выше. Даже если вы еще не разобрались, кому или как делегировать, сосредоточьтесь на том, что вы можете перепоручить. И увидите, как этот первый шаг позволит вам принять все нужные решения.

Помните, все страхи, которые заставляют вас отказываться от делегирования задач, — миф, активно поддерживаемый вашим внутренним перфекционистом. При желании вы всегда найдете, что и кому перепоручить. Конечно, наем помощников отразится на бюджете. Но если все сделать правильно, очень скоро вы заметите, что в состоянии хорошо платить команде, на которую можно положиться.

Фото: Shutterstock.com
Источник: https://hbr.org/2017/07/how-to-decide-which-tasks-to-delegate?utm_source=pocket&utm_medium=email&utm_campaign=pockethits

comments powered by HyperComments