Как подготовиться к беседе с подчиненным

 

  • 4577

Беседы с сотрудниками один на один — неотъемлемый элемент в работе руководителя. Но чтобы час, отведенный на встречу, не был потрачен впустую, важно своевременно и качественно подготовиться. Если вы не знаете, о чем говорить с сотрудником и какие вопросы ему задавать, идти на беседу бессмысленно. К счастью, подготовиться к беседе несложно и много времени это не займет. Перед тем как отправиться на очередную встречу, выполните следующие четыре шага. Каждый из них потребует от вас не более десяти минут.

Войдите в курс дела

Перед встречей разберитесь, над каким проектом ваш подчиненный работал последний месяц и в какой стадии сейчас работа. Если вы не сделаете это заранее, во время беседы придется потратить лишние 10–15 минут на выяснение старой информации, что непродуктивно. Лучше использовать это время, чтобы узнать или обсудить что-то новое. Так что не пытайтесь войти в курс дела во время беседы.

При подготовке к встрече важно заранее проработать два момента. Во-первых, проясните статус работы в целом и каждой входящей в нее задачи. Заранее определите, на чем сфокусировать обсуждение во время беседы. Во-вторых, просмотрите свои заметки с предыдущей встречи. Они напомнят вам о важных темах, к которым нужно вернуться в следующий раз, или о каких-то действиях, которые вам необходимо завершить. Также эти заметки помогут вам сформулировать вопросы для предстоящей беседы.

Попросите подчиненного составить список вопросов

Пусть ваш сотрудник заранее подготовит список тем, которые он желал бы обсудить во время встречи. Объясните ему, что вы хотите в первую очередь сфокусироваться на актуальных для него вопросах. Когда вы даете сотруднику возможность взять на себя инициативу и составить план беседы, вы этим показываете, что цените и уважаете его приоритеты. Так он будет чувствовать, что именно в его руках контроль над ситуацией. После того как подчиненный составит план беседы, просмотрите его и дополните своими темами для обсуждения.

Определитесь, что вы хотите узнать

Несмотря на то что первоначальный план беседы составляет сотрудник, руководителю важно четко определить для себя, что он хочет узнать во время встречи. Может быть, вы переживаете, что сотрудник плохо ладит с коллегами? Возможно, вы задаетесь вопросом: достаточно ли сложна и интересна для него работа? Если вам в голову не приходит ничего конкретного, попробуйте сфокусироваться на следующих четырех сферах.

  • 1. Поводы для тревоги. О каких потенциальных проблемах вы не знаете?
  • 2. Обратная связь по результатам работы. Что вашему сотруднику нужно делать по-другому? Как вы можете улучшить свой стиль руководства?
  • 3. Развитие карьеры. Как вы можете помочь подчиненному в движении к его карьерным целям? Совпадает ли ваше представление о продвижении?
  • 4. Личный контакт. О какие внерабочих аспектах жизни сотрудника вам нужно узнать больше?

Подумайте в этих четырех направлениях, чтобы найти идеи для вопросов, которые вам стоит задать, или для тем, которые нужно обсудить во время встречи. Устройте себе мозговой штурм, чтобы придумать, по крайней мере, три вопроса по каждому направлению. Возможно, вы не станете задавать все эти вопросы на встрече, но полезно иметь их наготове, на случай если беседа зайдет в тупик или отклонится от темы. Приведем несколько примеров вопросов для каждого направления, которые помогут вам начать беседу.

Вопросы, раскрывающие поводы для беспокойства или проблемы

  • — Когда вы чувствовали максимальную мотивацию в своей работе?
  • — Когда вам последний раз было скучно на работе?
  • — Мешает ли вам что-нибудь выполнять работу наилучшим образом?
  • — Хотелось ли бы вам прекратить какую-то волокиту или бюрократию в компании?

Вопросы относительно обратной связи по результатам работы

  • — Хотели бы вы получать больше или меньше комментариев по поводу своей работы? Почему?
  • — Хотели бы вы получать больше или меньше указаний от меня? Почему?
  • — В каких аспектах своей работы вы хотели бы получать больше помощи или советов?
  • — В какой из недавно произошедших ситуаций вы хотели бы поступить по-другому? Что бы вы изменили?

Вопросы, которые помогают сотруднику в развитии карьеры

  • — В какой сфере вы хотели бы получить больше знаний и навыков?
  • — Что мы вместе могли бы сделать сегодня, чтобы помочь вам в реализации ваших долгосрочных целей?
  • — В какой сфере за пределами вашей текущей роли вы могли бы внести свой вклад?
  • — Если бы вы могли придумать для себя идеальную позицию в компании, какой бы она была?

Вопросы, которые помогают укрепить личный контакт

  • — Что у вас происходит в жизни?
  • — Что вы читали в последнее время?
  • — Где вы недавно побывали в первый раз?
  • — Что в последнее время вас воодушевляет?

Постарайтесь придумать хотя бы один вопрос с фокусом на личную связь и задать его в начале встречи. Это поможет снять напряжение речи и установить контакт с сотрудником. В противном случае сотруднику будет некомфортно раскрывать правду о важных вещах.

Измените свое мышление

Напоминайте себе: такие встречи не похожи на деловые переговоры и совещания. Ваша главная задача — принять информацию, которой с вами делятся, выяснить, как сотрудник на самом деле себя чувствует, и разобраться, что вам нужно сделать. Вам не стоит много говорить. Главное — внимательно слушать и искать правду.

Чтобы проделать все эти четыре шага, вам потребуется от 15 до 30 минут. Эта небольшая инвестиция времени гарантирует, что ваша часовая встреча с сотрудником не пройдет впустую. Усилия, вложенные в подготовку, помогут вам извлечь максимальную пользу из беседы.

Фото: Photo by rawpixel on Unsplash
Источник: https://m.signalvnoise.com/managers-youre-not-prepared-for-your-one-on-one-meetings-here-s-what-to-do-163b1812904b