Персональный канбан

Умение работать в условиях многозадачности — самый переоцененный навык в современном мире. Многозадачность создает видимость продуктивной деятельности. Она мешает нам фокусировать внимание и работать в состоянии глубокой концентрации.

Многозадачность — это иллюзия. Мы не выполняем задачи одновременно, мы переключаемся между ними, не концентрируясь толком ни на одной.

Бесконечные списки дел превращают любую работу в бездушный конвейер задач. Система «персональный канбан» призвана спасти нас от этого. На ее создание авторов вдохновила японская система производства «точно в срок», которую внедрили на заводах «Тойота» в конце 40-х годов ХХ века.

«Канбан» переводится с японского как «вывеска, рекламный щит, доска для заметок». В условиях промышленного производства система канбан предполагает специальные бирки, которые крепятся на каждую деталь. Вместе с бирками детали перемещаются по заводу. Только определенное количество бирок одного типа может быть на линии в одно время. Каждая бирка относится к определенной части автомобиля.

Бывший специалист по городскому планированию из Сиэтла Джеймс Бенсон предлагает адаптировать канбан для жизни.

Персональный канбан 1

В основе системы «персональный канбан» лежат два принципа:

— Визуализировать свою работу.

— Ограничить количество проектов «в процессе».

Что делать

1. Найдите пробковую или магнитную доску, чтобы крепить на нее карточки или листки с клейким краем. На доске сделайте три колонки: «возможно», «в процессе», «сделано».

2. Распишите все задачи на отдельных карточках. Можно разделить их по степени срочности или отделить личные задачи от рабочих. Для этого используйте карточки разных цветов или специальные обозначения.

3. Прикрепите все задачи в колонку «возможно».

4. Из колонки «возможно» выберите три задачи и перенесите их в колонку «в процессе». Именно на этих задачах вы будете фокусироваться в ближайшее время.

5. Когда вы завершите задачу, перенесите ее в колонку «сделано». Выберите новое задание из столбца «возможно» и перенесите его в графу «в процессе».

Колонка «возможно» дает представление обо всем, что вы хотите сделать. Когда вы показываете задачи наглядно, становится видно, можно ли все это выполнить или нет. Возможно, нужно делегировать часть задач, нанять специалиста или завести временного помощника. Может быть, вам нужно что-то изменить в своей работе, чтобы графа «возможно» не превратилась в кладбище забытых мечтаний.

Колонка «в процессе» — самая важная. В ней не должно быть более трех задач. Если вы втиснете сюда больше, то перегрузите свой мозг и работа затормозится. С уменьшением задач также нужно быть осторожным. Вы можете сократить количество задач, но вряд ли это будет отражать действительность. Искусственно уменьшая число задач, вы рискуете подорвать весь процесс. У большинства из нас есть как минимум два приоритетных направления, которые борются за наше внимание. Третья задача может быть менее важной.

Эффект Зейгарник: Когда мы начинаем много проектов и не заканчиваем их, мы становимся жертвами эффекта Зейгарник. Блюма Зейгарник — советский психолог, которая в 20-х годах ХХ века выяснила, что люди лучше помнят свои незавершенные задачи, нежели завершенные. Впервые Зейгарник заметила этот эффект, наблюдая за официантами: они точно помнили состав заказа до тех пор, пока не принесли его. Незавершенные дела вызывают у нас «когнитивный зуд».

Колонку «сделано» не нужно усложнять. Исследования показывают, что мы получаем всплеск дофамина, даже когда просто говорим «Готово!». Акт завершения ценен сам по себе. Обратите внимание, что колонка «сделано» не должна быть безжизненной. Если ее структурировать и выявить закономерности, она станет источником полезных идей.

Бенсон предлагает ранжировать выполненные задачи:

— Что вам больше всего понравилось делать?

— А что меньше всего?

— Что из этого вы делали наспех?

— Когда вы чувствовали, что потеряли контроль над ситуацией?

Если через какое-то время вы выделите важные для вас тенденции, вы сможете увидеть, где застреваете, где преуспеваете и почему так происходит.

Этой системы нельзя придерживаться вечно. Но если вы продержитесь достаточно долго, чтобы заметить закономерности, вы узнаете много важного о себе. Если вы постоянно сталкиваетесь со срочными делами, этот повод пересмотреть свою жизнь.

Источник: qz.com, Фото: Shutterstock.com