В статье рассматриваются разные способы организации работы юридического департамента с точки зрения менеджмента и управления.
Чтобы понять, какой подход к построению юридической службы компании эффективнее, и какие современные технологии можно применить для облегчения жизни юристов, давайте систематизируем работу юридического департамента.
По большому счету все дела можно разделить на три основных группы:
1) важные и срочные,
2) текущие,
3) стратегические.
Последние возникают не так часто и связаны с изменениями в самой компании – планирование выхода на IPO, изменение состава собственников или совета директоров, приобретение или продажа недвижимости в активе компании, инвестирование в собственный или чужой бизнес и так далее. Стратегические задачи появляются с разной регулярностью во всех компаниях и требуют специального подхода к решению. В любой компании есть и текущие задачи и горящие. Подход к их решению отличается в разных традициях.
Работа над стратегическими задачами
Стратегические задачи требуют серьезной подготовки, планомерной работы и, фактически, представляют собой крупные полномасштабные проекты, для реализации которых привлекаются люди из других департаментов, несколько человек отдела, а зачастую и внешние консультанты. Сама работа занимает продолжительное время, может быть разбита на этапы – основные вехи – и состоит из совокупности более простых задач. Есть три наиболее распространенных способа организации работы над такими комплексными проектами.
Старый свет
Первый, традиционный в западной культуре способ – взять менеджера проекта. Нанять или назначить администратора/ делопроизводителя / управленца, чьей задачей будет следить, чтобы все необходимые шаги для достижения целей предпринимались вовремя, чтобы все члены команды, работающие над проектом, были в курсе последних событий, чтобы у руководства всегда была свежая информацию о состоянии дел, о завершенных и оставшихся задачах по проекту.
Тут главное, чтобы к напоминаниям менеджера прислушивались, и указания выполнялись. Фактически, менеджеру в таком случае совсем не обязательно разбираться в юридических тонкостях или даже иметь юридическое образование, главное – крепкая хватка, острый взгляд и умение добиваться от людей нужного результата. Сам же план работ по проекту, распределение задач, проставление вех и приоритетов производится коллегиально или руководителем отдела.
Схема работает, требует расходов на организацию рабочего места, зарплату и прочие выплаты, связанные с наймом сотрудника.
Россия
В российском варианте решение стратегических задач зачастую превращается в сверх нагрузку для начальника юридической службы или одного из юристов. Именно им поручается не только составление плана работ и постановка задач, но и оповещение команды, составление отчетов для руководства, согласование всех деталей с каждым исполнителем по проекту и координация работы консультантов, вплоть до напоминания каждому члену команды, что, как и когда они должны делать.
В лучшем случае на составление и рассылку писем и информационных бюллетеней по состоянию проекта на текущий момент в помощь юристу дают ассистента. Сам же специалист настолько загружен работой и ответственностью, что шансы забыть и вовремя не напомнить или не проверить какой-то очередной шаг, очень высоки.
Эта схема тоже работает, хоть и хуже, и за счет здоровья и свободного времени живых людей, но экономит деньги компании на отдельного менеджера проекта, подспудно расходуя их на проведение регулярных летучек и отчетных собраний команды, когда хорошо оплачиваемые специалисты вместо выполнения своих прямых обязанностей вынуждены собираться вместе для «сверки часов».
Виртуальный мир
Сегодня существует более эффективный способ организовать работу по проекту – использовать современные технологии для автоматизации бизнес процессов. Рынок программного обеспечения предлагает массу решений. Конечно, далеко не всем компаниям по карману устанавливать MS Project или внедрять Share Point, да и не всегда есть смысл переплачивать за неиспользуемый функционал. Для работы юридической службы в 4-7 человек в организациях с численностью от 80 до 250 человек, как, впрочем, и для фирм поменьше с одним-двумя юристами, идеально подойдет несложная российская программа «Совместная работа» от компании Мегаплан. Ее можно использовать как услугу, т.е. не устанавливать на сервера компании, а работать в ней через интернет-браузер, оплачивая лицензии помесячно и ровно столько, сколько нужно.
Все то же самое, для чего проектной команде обычно требуется менеджер, а руководителю проекта ассистент и куча времени, Мегаплан делает автоматически: информирует, мотивирует, оповещает, напоминает, контролирует, все хранит и помнит, составляет отчеты.
В интерфейсе программы руководитель юридической службы (или ассистент отдела) создает соответствующий проект, добавляет в него всех членов команды, ставит аудиторами руководство и заинтересованные лица, имеющие право следить за ходом работ. Создавая проект, описывает его суть, устанавливает планируемый финиш и дедлайн, отмечает основные вехи, примерно рассчитывает трудозатраты. Все это нужно делать в любом случае, но кто-то пишет в блокнот, кто-то составляет громоздкие excel-таблицы, а самые продвинутые используют самый простой и удобный способ – специальную программу.
Внутри проекта создаются задачи по каждому этапу, необходимому действию или документу.
Для каждой задачи выбирается ответственный и соисполнители, ставятся собственные сроки, в чек-листе прописывается последовательность простых действий, необходимых для выполнения задачи. Все материалы, имеющие отношение к выполнению задачи, выкладываются приложениями в нее или прикрепляются к основному проекту. Все уточнения, замечания, предложения и пожелания по работе над задачей и проектом вносятся в Мегаплане и сразу становятся видны всем членам команды – необходимость в собраниях для «сверки часов» отпадает.
Система сама напоминает исполнителю, когда и какой шаг он должен сделать (ставит дело в календарь, присылает напоминание в информер, по почте, службе быстрых сообщений или даже SMS на телефон, если эта функция оплачена). Мегаплан напоминает о приближающихся дедлайнах и вехах всем участникам проекта. Бесплатная онлайн crm рассылает извещения о новых комментариях и корректировках в задачах, завершении задач или запросе на перенос дедлайна.
Расходы на систему несравнимо ниже зарплаты ассистента, не говоря уже о менеджере проекта. К тому же исключены больничные, отпуска и опоздания. Мегаплан работает 24 часа в сутки 7 дней в неделю без перерывов на обед.
Такая схема организации труда работает без перебоев (Мегаплан - идеальный проектный менеджер), не требует первоначальных вложений и стоит не дороже сотовой связи. Чтобы начать автоматизировать процессы юридической службы, нужно всего лишь зарегистрировать аккаунт компании, завести в нем всех необходимых сотрудников и соответствующие задачи.
Работа над текущими задачами
Текущие задачи у юридических служб разных компаний сильно отличаются в зависимости от сферы деятельности компании, но, по большому счету, их все же можно свести к следующему списку:
1) составление и/ или согласование договоров (продажи, аренды, агентских, предоставления услуг, поставки, экспедиции, депозита, подряда, представления интересов и др.);
2) составление и проверка документов (доверенностей, регламентов, приложений к договорам, официальных извещений и гарантийных писем и пр.);
3) представление компании в юридических спорах и судебных тяжбах;
4) регулирование вопросов трудовых отношений;
5) консультирование руководства по различным юридическим аспектам деятельности компании;
6) иногда открытие/закрытие банковских счетов.
Старый свет
При организации работы юридической службы по западной традиции в службе работают несколько узкоспециализированных юристов, наилучшим образом разбирающихся в наиболее востребованных текущих задачах компании. Ориентация идет на глубину понимания, а не широту знаний, широта обеспечивается набором специалистов – их сферы компетенции практически никогда не пересекаются. Соответственно распределение текущих задач происходит по умолчанию в зависимости от специализации сотрудников в отделе. Одни ходят по арбитражам, другие корпят над бумагами. И если в определенный период один юрист перезагружен, а другой простаивает, то справедливость восстанавливается, когда в следующий раз все наоборот.
При возникновении же вопросов извне зоны узких компетенций штатных специалистов, на помощь призываются сторонние консультанты, специализирующиеся на соответствующих задачах.
Такая организация труда вполне жизненна и показала свою конкурентоспособность. Компания не бросает денег на ветер, не переплачивает за невостребованные компетенции и закрывает все текущие задачи юристами определенного уровня. При этом нормализация нагрузки (распределение задач) происходит по умолчанию и работает эффективно только в том случае, если число и специализация юристов были рассчитаны очень точно.
При уходе одного юриста заменить его сможет только идентичный специалист, которому придется лично принимать все дела, ибо разобраться во многих тонкостях тех или иных дел другим узкопрофильным спецам будет просто некогда и довольно сложно.
Россия
У нас традиционно юрист должен разбираться во всех сферах и знать все законодательство, сколь бы невозможным это не казалось. Зачастую в одном отделе работают люди со сходным образованием, опытом и относительно широкой специализацией.
Это удобно, когда нужно прикрыть или подстраховать, когда кто-то уходит в отпуск или заболевает. Это также удобнее при распределении задач – ее можно отдать тому, кто наименее загружен сейчас по субъективной собственной или начальственной оценке.
Проблема тут только в субъективности. А еще в необходимости помнить, что кому поручили, и с кого, когда и что спрашивать. И тут на помощь приходит опять или делопроизводитель, или специальная программа.
Виртуальный мир
В программах автоматизации, к которым относится и уже упоминавшийся Мегаплан, обычно предусмотрено делегирование задач, что значительно облегчает жизнь юристам и другим сотрудникам компании, взаимодействующим с ними. Выбирая ответственного в интерфейсе «Совместной работы», например, сразу можно увидеть, какую должность он занимает или специализацию имеет.
Всегда можно поставить задачу на руководителя юридической службы, а он делегирует ее нужному юристу. И вот тут-то, при делегировании, возможности программы творят практически чудеса. Субъективность восприятия руководителя – кто больше загружен и кому можно поручить задачу – сменяется полнейшей автоматической объективностью.
Посмотрев на список задач подчиненных, или выведя на экран все задачи отдела в виде диаграммы Ганта, руководитель наглядно видит какие задачи, какой длительности, на каком этапе и кем сейчас отрабатываются в отделе. Со статистикой не поспоришь, и наглядная картинка позволит сделать правильный выбор, чтобы новая задача была решена наиболее эффективно к нужному сроку.
Уход же сотрудника в отпуск, на больничный или совсем при наличии Мегаплана вообще перестает быть головной болью. Все данные, все наработки, обсуждения, документы – всё, что человек уже успел сделать, остается в системе и доступно всем, кто работает над той же задачей. Все задачи при увольнении автоматически переадресовываются руководителю и тот делегирует их новому сотруднику или распределяет между старыми.
Работа над срочными задачами
Горящие задачи – бич исполнителей. Они раздражают и нервируют всех. При правильном планировании работы срочных задач с дедлайном «вчера» быть не должно. Но, к сожалению, они случаются: кто-то забывает что-то внести в план, или что-то в плане было так долго и так долго откладывалось, что про это просто забыли и вот наступает время «Ч» и нужно иметь готовое решение (документ, комментарий – что угодно, на подготовку чего требуется время), а его нет.
С системой автоматизации это исключено. Она заранее напоминает о приближающемся дедлайне и заставляет продумать все шаги при планировании и постановке задач. Конечно, бывают еще ситуации, которые нельзя было предсказать и предусмотреть. В таком случае – задача идет с повышенным приоритетом и исполнитель видит ее важность и срочность. Можно мотивировать сотрудника поработать сверхурочно, прямо в Мегаплане назначив определенный бонус за завершение задачи к определенному сроку.
Все еще сомневаетесь в пользе программы автоматизации для работы юридического отдела?
Тогда посмотрите на простые преимущества, возможно, они убедят вас.
Преимущества работы юридического департамента в Мегаплане:
1) Работа планируется заранее и идет размерено,
2) Нагрузка между сотрудниками распределяется равномерно,
3) Все наработки по определённым вопросам хранятся в одном месте и легко находятся,
4) Замена сотрудника происходит безболезненно,
5) Оценка эффективности работы производится объективно.
Автоматизация работы юридической службы, как и автоматизация других бизнес-процессов в компании, помогает сэкономить уйму времени на рутине, отчетности и «сверке часов».
Чтобы оценить все возможности современного подхода к организации работы юридического департамента, зарегистрируйтесь на сайте и используйте программу в течение 30 дней бесплатно.
