Зачем нужен Мегаплан: Таск-менеджер и как его использовать

ERP-системы и Мегаплан

Чем занимается основная масса компаний?

Деятельностью, которую можно описать как «купи-продай», иначе говоря — торговлей. В таких компаниях есть система, которая считает товар и деньги и планирует ресурсы, это ERP. Это их основной инструмент. Мегаплан с ERP-системой существует параллельно. В ERP-системе не учитываются чисто менеджерские задачи. А Мегаплан нужен именно для решения таких задач. Задачи, связанные с управлением, в компаниях существуют в виртуальном виде — они живут в электронной почте, аське и разговорах. Когда всё идет гладко — это никого не напрягает. Но гладко всё идет редко, а когда нужно перелопатить весь почтовый ящик в поисках единственного нужного письма, в котором мог бы содержаться ключ к решению проблемы — это уже катастрофа.

Пример про тухлые консервы

Вот пример задачи, которая в ERP-системе отражается одним документом, а реально предполагает кучу работы и много исполнителей. Главный офис компании, продающей консервы, находится в Москве, а склад — в Новороссийске. Соответственно, на склад в Новороссийске поступает очередная партия консервированных персиков из Греции. Дальше мы для наглядности разложим всё по пунктам.

1. В Новороссийске на складе открывают коробку и видят некондицию — персики в банках зелёного цвета, разного размера и непонятной консистенции.
2. Начальник склада звонит в Москву директору по закупкам.
3. Директор по закупкам запрашивает фотографии товара и прочую служебную информацию.
4. Он же перепоручает своему помощнику отправить претензию поставщику.
5. Поставщик винит во всём транспортную компанию.
6. К ситуации подключаются логистики, которые запрашивают информацию у транспортной компании.
7. В транспортной компании уверяют, что с их стороны нарушений не было.
8. Все вопросы вновь обращаются к поставщику.
9. К ситуации подключаются эксперты и юристы, которые составляют исковое заявление.
10. Поставщик признает свою вину, извиняется и возвращает деньги.

Вся эта муторная история в системе учёта денег проводится как один документ «нам вернули деньги». Это здесь у нас получилось десять пунктов — в реальной жизни ещё хуже. Пара сотен телефонных звонков, электронных писем и сердечных приступов остаётся в ERP-системе за кадром.

В Мегаплане это делается так

В Мегаплане в подобном случае ставится задача, например, «Получить компенсацию от поставщика за некачественный товар» и ответственным назначается директор по закупкам. Далее ответственный разбивает её на подзадачи – подготовить претензию, запросить данные у транспортной компании и т.д. Все участники процесса видят развитие событий и отчитываются о своих действиях. В любой момент, если произошла какая-то заминка, можно сразу установить, по какой причине.

Что это даёт руководителю

Руководителю нужна агрегированная оценка ситуации. Чтобы её получить, нужно спрашивать у всех участников, как дела. В Мегаплане руководитель видит всю ситуацию, просто посмотрев задачу. Кроме того, здесь у него есть дополнительные инструменты для контроля. Ключевые пункты по ходу решения задачи можно отмечать вехами — например, в нашем случае, можно поставить веху «исковое заявление будет готово к такому-то числу». Таким образом у руководителя в одном месте собраны все данные о задаче, кто что делает, к какому сроку, кто добился какого результата и т.д.