Автоматизация проектной деятельности нужна не только для того, чтобы навести порядок в рабочих делах, но и существенно сократить время, затрачиваемое на выполнение задач. Использование профильной CRM поможет снизить или полностью исключить негативное воздействие и форс-мажорных ситуаций, и человеческого фактора. К такому воздействию можно отнести:
- Последствия увольнения одного или нескольких сотрудников — новый исполнитель получает полный доступ ко всей информации о проекте или задаче.
- Потеря документов — это исключено, потому что все файлы хранятся в CRM.
- Несоблюдение сроков — программа автоматически напоминает о приближении дедлайна.
- Неправильное распределение ресурсов — некоторые CRM оснащены аналитическими инструментами, которые помогают принимать правильные управленческие решения.
Помимо этого, автоматизация проектной деятельности поможет избежать потерь времени, вызванных обилием рутинных действий в рабочем процессе. Это оформление договоров и счетов, составление отчетов. Правильно выбрав CRM для работы, можно полностью исключить такие задачи из рабочего цикла — программа будет выполнять их автоматически.
Согласно отчету за 2019 год, опубликованному исследовательской компанией G2's Software Research, в среднем 73% специалистов по продажам используют CRM в своей работе. При этом средний период окупаемости инвестиций во внедрение CRM составляет 13 месяцев.
Когда нужно задуматься об автоматизации
Автоматизация проектной деятельности — это не волшебная палочка, применимая в любой ситуации. Нужно учитывать все предпосылки и рекомендации, касающиеся внедрения ПО с таким функционалом. Так, задуматься о новых программных методах работы следует, когда:
- Работа регулярно ведется по одному или нескольким проектам.
- Нет внятного инструмента для расчета трудозатрат и учета расходуемых ресурсов.
- Отсутствует механизм управления бюджетом.
- Не настроен процесс планирования проекта.
- Не учитывается история выполнения задач и не фиксируется коммуникация с клиентами.
В этих случаях CRM незаменима — ее внедрение помогает избежать хаоса в рабочих делах. После перевода всех задач и проектов в программу, руководители и сотрудники компании получают в распоряжение единую информационную среду — в этом пространстве фиксируются все работы и файлы. При необходимости можно за несколько секунд найти нужную задачу, даже если она была закрыта более года назад.
Но основное преимущество CRM — снижение расходов времени. Так, при создании новых задач или при оформлении документов можно использовать шаблоны. Это позволяет тратить меньше времени на рутинные действия и сокращает сроки выполнения проектов. При этом руководитель проекта в любой момент может посмотреть статусы задач, чтобы понять, на каком этапе находится работа по каждой из них — программа, созданная для автоматизации проектной деятельности, наглядно показывает и общий прогресс, и этапы, работа над которыми застопорилась.
Другие преимущества CRM
Еще один важный плюс внедрения CRM — интеграция со сторонними программами. Это также соответствует всем требованиям по автоматизации проектной деятельности. В результате не приходится вручную переносить данные из одного приложения в другое. Так, большинство CRM можно объединить с различными программами и сервисами:
- CMS сайта;
- бухгалтерские программы;
- мессенджеры;
- электронная почта;
- социальные сети;
- IP-телефония;
- сервисы для отправки рассылок.
Благодаря этому пользователи получают единое рабочее пространство, в котором можно общаться, принимать звонки и заказы, переносить данные. Это еще один способ экономии времени, наряду с автоматическим оформлением счетов и созданием отчетов.
Для руководителей польза CRM заключается в прозрачности — программа не только автоматизирует ряд этапов проектной деятельности, но и позволяет контролировать работу сотрудников.
Разумеется, программа не покажет, смотрит ли менеджер подборку со смешными животными на Youtube или увлечен ли чемпионатом по тетрису, но с помощью CRM можно узнать результаты работы каждого сотрудника. При необходимости она выделит лидеров и аутсайдеров по закрытым задачам. В ряде случаев можно даже узнать, сколько времени каждый сотрудник тратит на работу, но такая опция есть далеко не в каждой программе.
Важное преимущество CRM и в том, что программа задает четкую структуру проекта в плане очередности прохождения этапов, а также в отношении иерархии и прав доступа. Так, руководитель, при необходимости, может посмотреть на задачи каждого исполнителя. Но при этом сотрудники видят только ту часть работы, которую им нужно сделать. Таким образом, персонал оказывается не перегружен сторонними задачами, а руководство получает возможность оценить картину в целом.
В такой схеме директор может контролировать не только руководителей проекта, но и рядовых исполнителей. При этом можно настроить систему оповещений таким образом, что главное лицо компании автоматически будет получать уведомление о каждой просроченной задаче.
Как не допустить ошибок при внедрении автоматизации
Большинство руководителей допускает ряд ошибок при внедрении программы для автоматизации проектной деятельности. К ним можно отнести:
- игнорирование обучения сотрудников;
- неправильный выбор CRM;
- ошибки при настройке программы автоматизации.
К неправильной эксплуатации программы можно отнести и ситуации, когда потенциал CRM оказывается не задействован на 100%. Например, если программа может автоматически создавать отчеты по различным направлениям, а руководитель и сотрудники продолжают делать это в ручном режиме, тратя время впустую.
Какую программу для автоматизации проектной работы выбрать
Сложно выбрать одну программу, когда на рынке изобилие различных разработок. При этом многие пользователи останавливают свой выбор на Мегаплане — это российская CRM, которая подходит и для автоматизации проектной деятельности, и для работы в продажах. Она обеспечивает все описанные выше преимущества, от интеграции со сторонними сервисами до автоматизации оформления документов и отчетов.
Несмотря на простоту использования и понятный даже начинающему пользователю интерфейс, доступно обучение. При необходимости можно заказать помощь в настройке CRM, а также отдельных автоматических сценариев. Мегаплан обеспечивает переход задач по различным этапам проектов без риска потерь времени и данных — каждый исполнитель получает уведомление о том, что пора заняться определенной задачей.
Если близится дедлайн, программа оповестит сотрудника — это помогает не срывать сроки при работе над проектами. Она удобна и в том случае, если отдельные задачи отданы на аутсорсинг — можно предоставить гостевой доступ или оформить отдельный аккаунт для исполнителя. Это позволяет вести все работы в едином пространстве.
Мегаплан можно использовать вне зависимости от отрасли — это универсальная CRM, которая подходит для применения в разных сферах бизнеса. К тому же, пользователям доступны отраслевые решения — в этом случае программа автоматически адаптируется под особенности компании, что упростит ее дальнейшую настройку.
Вопросы и ответы
Автоматизация подразумевает только оформление документов и отчетов?
Нет, при необходимости можно настроить автоматическое выполнение других действий. Например, отправку писем или уведомлений, создание определенных событий в планировщике. Менеджерам будет удобна такая опция, как автоматическое оформление карточки клиента, если звонок поступает с номера, которого нет в базе данных.
К каким сферам применима для автоматизации проектной деятельности?
К любым. Среди пользователей Мегаплана компании из различных отраслей — это и digital-сфера, здравоохранение, тяжелая промышленность, энергетика. Подходит CRM и для малого бизнеса, особенно если работа ориентирована на продажи.
Как быть, если Мегаплан мне не подошел?
Всем новым пользователям доступен двухнедельный тестовый период. Это бесплатно. За это время можно без ущерба для бюджета понять, насколько CRM соответствует задачам и потребностям компании.