Автоматизация работы офиса – это способ переложить рутину на компьютерные программы. Например, вы можете:
- Автоматически формировать карточки клиентов по входящему сообщению в WhatsApp.
- Одним кликом заполнять реквизиты клиента: название компании, адрес, КПП, ИНН, ОГРН.
- Выставлять счета нажатием кнопки: система сама выгрузит из базы необходимые данные клиента и сформирует документы.
- Перевести весь офисный документооборот в электронный вид – так гораздо проще и надежнее обмениваться документами с контрагентами. К тому же сохраняется полная история изменений в документах.
Как показывает опрос, проведенный компанией Cflow, 54% бизнес-лидеров считают, что программное обеспечение для автоматизации снизит потребность в персонале и менеджерах по найму, уменьшив затраты на зарплату.
На самом деле, передать компьютеру можно практически любую задачу, которая выполняется по определенному повторяющемуся сценарию – и сделать это проще, чем кажется.
Как автоматизировать работу офиса
Когда речь заходит об автоматизации, необходимо добиться баланса между тремя основными параметрами:
- Охват решения: какой объем работы оно поможет выполнять, насколько заметным будет эффект.
- Сложность внедрения системы: нужно ли разрабатывать индивидуальную конфигурацию, насколько трудоемко будет установить программу, легко ли ваши сотрудники разберутся, как с ней работать.
- Прибыльность: какой именно экономический эффект вы сможете извлечь из внедрения новой системы.
В большинстве случаев приоритеты выглядят очень просто: вам нужна простая во внедрении система, с которой не нужно будет долго разбираться и которая закроет наибольший объем задач. Хорошая новость в том, что такие системы существуют и это современные CRM.
Например, в Мегаплан автоматизация работы офиса – одна из основных функций. Программа создана таким образом, чтобы в базовой конфигурации закрывать все основные потребности средней компании: ведение клиентской базы, распределение задач между сотрудниками, формирование и ведение электронного документооборота. Никакой дополнительной настройки не нужно: вы можете подключиться к ней и начать пользоваться в тот же день. .
Какие именно результаты приносит автоматизация работы офиса
Внедрив CRM, вы сможете:
- Разгрузить сотрудников. Например, отделу продаж будет проще формировать документы по сделкам, а руководителю система заметно облегчит распределение задач между подчиненными и контроль за их исполнением.
- Увеличить качество работы. Чем больше сотрудник занят рутиной, тем больше у него риск ошибиться: на однообразных задачах быстро теряется концентрация, замыливается глаз. Мегаплан же не совершает ошибок – даже если придется обработать базу с тысячами позиций, система сделает все безупречно.
- Ускорить работу. Более оперативная реакция на заявки, сокращение сроков ответа клиенту, быстрые решения для типовых задач – все это в целом повысит результативность работы вашей компании.
В результате от внедрения CRM системы вы получите заметную финансовую выгоду, причем заметите эффект почти сразу после того, как начнете пользоваться продуктом.
Внедрение системы автоматизации работы офиса
Все, что вам нужно, – начать пользоваться Мегапланом. Наша CRM развернута онлайн, на российских серверах, поэтому у вас не будет никаких сложностей с установкой: просто регистрируйтесь, выбирайте подходящий тариф и моментально получайте доступ ко всем необходимым функциям. А если вам нужна помощь или консультация, мы всегда готовы помочь.
Часто задаваемые вопросы
Смогу ли я автоматизировать работу офиса самостоятельно?
Да: Мегаплан обладает интуитивно понятным интерфейсом, вы легко в нем разберетесь и сможете сами автоматизировать рабочие процессы.
Как быстро я увижу первые результаты автоматизации?
Они будут заметны почти сразу, ведь вы сможете пользоваться всеми возможностями системы с первого дня подключения!
Если мне понадобятся дополнительные функции, можно будет их подключить?
Да, у Мегаплана около ста интеграций со сторонними сервисами, которые расширяют его возможности: с сервисами IP-телефонии, 1С:Бухгалтерией и другими.