Автоматизация бизнес-процессов – это решение рутинных задач при помощи специальных сервисов. Например:
- Выставление счетов одним кликом. Автоматизировано получение информации о клиенте и заказе из базы данных, подготовка документов, их отправка.
- Создание карточки клиента по сообщению в WhatsApp. Автоматизировано создание новой карточки в клиентской базе, занесение туда данных.
- Автоматическое заполнение реквизитов клиента. Автоматизирован запрос названия компании, ИНН, КПП, адреса, ОГРН.
Передать на выполнение компьютеру можно практически любую повторяющуюся задачу – и чем больше таких операций вы автоматизируете, тем выше будет экономический эффект.
С чего начать автоматизацию бизнеса
Автоматизацию бизнес-процесса можно проводить на разных уровнях, однако для каждого решения нужно учитывать три основных параметра:
- Сложность внедрения: сроки, стоимость, необходимость обучения сотрудников и другие.
- Охват: какой объем задач продукт позволяет автоматизировать, для каких департаментов он будет полезно.
- Прибыльность: какую выгоду вы получите.
По сумме этих трех факторов практически всегда имеет смысл начинать с основы цифровой инфраструктуры — CRM. Это платформа, которая предназначена для управления взаимоотношениями между компанией в лице сотрудников и клиентами. Система упрощает огромное количество процессов в каждом департаменте компании, внедряется в течение нескольких недель и требует лишь минимального обучения.
Мегаплан является такой CRM: он создает единую клиентскую базу, хранит все данные о сделках и проектах компании, позволяет распределять задачи и следить за их выполнением, управлять сотрудниками и формировать документацию. Подробнее о возможностях системы вы можете прочитать на соответствующей странице.
Что конкретно дает автоматизация бизнес-процессов
Использование средств автоматизации бизнеса помогает добиться главных целей любого бизнеса.
Снизить издержки. Правильно настроенная CRM снижает нагрузку на всех специалистов компании. На примере работы отдела продаж Мегаплан:
- Формирует документы по сделкам, корректно заполняя все реквизиты клиентов – линейным сотрудникам остается только проверить готовый счет или коммерческое предложение.
- Автоматически создает и распределяет задачи, собирает информацию об их выполнении – упрощает работу менеджера.
- Помогает моментально получить подробную статистику по продажам и продуктивности сотрудников – это полезно для руководителя.
В итоге персонал начинает работать быстрее, больше успевает, вы экономите на фонде оплаты труда.
- Повысить качество работы. Рутина – это всегда однообразие, а занимающийся однообразными задачами человек склонен ошибаться. Мегаплан всегда корректен: даже если нужно выставить 1000 счетов подряд, в каждом из них будут правильные, проверенные в справочниках реквизиты. Сотрудники же смогут сосредоточиться на творческих, требующих участия человека задачах.
- Увеличить эффективность работы компании. CRM мгновенно справляется с задачами, на решение которых человеку понадобятся часы или даже целые рабочие дни – например, с обработкой большого объема документации или с поиском нужных сведений в архиве.
В итоге общая продуктивность работы растет, расходы снижаются – автоматизация бизнеса приносит прямую финансовую выгоду:
- 73% руководителей технологических компаний отмечают рост эффективности труда на 10-50%, связывая его с автоматизацией.
- Более половины руководителей считают, что автоматизация процессов снижает шанс возникновения ошибки из-за человеческого фактора на 90-95%.
- Средний рост эффективности труда сотрудников, отмеченный представителями разных видов бизнеса после автоматизации, составляет 12%.
- Сокращение затрат на обеспечение бизнес-процессов после автоматизации достигает 24%.
(Данные сайта Cflow)
То же самое касается и работы других департаментов: HR, разработки, маркетинга. Автоматизировать можно любой бизнес, от огромного концерна до небольшой булочной: бухгалтерия, управление сотрудниками, взаимоотношения с клиентами – чем бы вы ни занимались, есть десятки процессов, которые можно передать компьютеру.
Две группы бизнес-процессов для автоматизации
Все процессы можно разделить на две больших категории, для каждой из которых созданы свои инструменты автоматизации.
Управляющие процессы
Менеджмент и контроль над организацией: сбор данных, аналитика, распределение задач. Работу с ними облегчают системы ERP и CRM – Мегаплан объединяет и структурирует информацию обо всем, что происходит в компании, и помогает получить к ней оперативный доступ. Кроме того, система дает возможность оперативно связаться с любым сотрудником, провести онлайн-планерку, назначить задания и проконтролировать их выполнение (в том числе в автоматическом режиме: поступивший заказ сразу уходит в работу ответственному лицу).
Операционные процессы
Основная работа: взаимодействие с клиентами, прием нового товара, бухгалтерия, работа с кадрами. Большинство рутинных процессов автоматизируются при помощи той же CRM, обеспечивающей доступ к нужной информации и ее обработку. В дополнение можно использовать интеграции, расширяющие возможности Мегаплана:
- сервисы IP-телефонии;
- 1С:Бухгалтерию;
- календарь сделок;
- генератор коммерческих предложений и другие.
Подключая к CRM нужные модули, вы расширяете ее функционал и автоматизируете бизнес-процессы наиболее эффективно.
Начните внедрение Мегаплана сейчас, получите рост результатов компании уже в следующем месяце.
Вопросы и ответы
Как быстро можно внедрить Мегаплан?
Вы можете начать пользоваться системой в течение одного рабочего дня. Мы максимально упростили процесс подключения CRM: базовые настройки делаются буквально в один клик.
Есть ли у Мегаплана бесплатный период?
Да, мы предоставляем полный доступ ко всем функциям системы на 14 дней. За это время вы сможете оценить все возможности и преимущества Мегаплана.
Вы можете помочь с освоением системы?
Да, в любом необходимом вам объеме: от консультаций по отдельным вопросам до организации полноценного обучения работе в CRM для всех ваших сотрудников.