Изначально производственная система канбан, несмотря на внедрение в цехах, быстро нашла отклик в офисной среде, превратившись в универсальный и эффективный инструмент управления рабочими процессами. Основной принцип такого бизнес-инструмента — это наглядный набор сигналов о том, как продвигается работа сотрудников.
У многих людей, в той или иной мере знакомых с методологией менеджмента, сложилось упрощенное понимание насчет организации системы канбан. Обычно сразу возникает образ доски, на которую наклеены разноцветные стикеры, подписанные задачами, которые находятся на определенном этапе. Это классический пример канбан системы, который лег в основу множества интерпретаций этого метода.
Согласно исследованию Journal of Software Engineering Research and Development, применение метода канбан в работе компаний, специализирующихся на разработке IT-продуктов, полностью себя оправдывает. Этот метод учета задач снижает сроки выполнения проектов до 78%.
На самом деле система управления канбан глубже и сложнее, чем кажется на первый взгляд. Это набор инструментов, которые помогают повысить эффективность работы компании. Система канбан является проверенным способом оптимизации и производственных, и бизнес процессов. Это проявляется и в экономии ресурсов, и в понимании этапов, которые задерживают работу над проектом.
Как работает канбан
Существуют принципы системы канбан — в зависимости от контекста выделяют около 10 основных факторов, за счет которых этот метод демонстрирует эффективность. Остановимся на основополагающих:
- Наглядность. Система карточек канбан просто и понятно показывает, на каких стадиях находятся задачи, — одного взгляда на доску достаточно, чтобы понять степень прогресса.
- Массив задач. Пункт, который следует из предыдущего — если есть задержка в работе, она сразу заметна по числу карточек, скопившихся в условной колонке «Взять в работу». Неспроста канбан — это система управления потоком.
- Решение проблемы. За счет фокусировки на невыполненных задачах становится понятно, за счет чего можно их выполнить, не нарушив сроки — снизить уровень личной прокрастинации, привлечь дополнительные ресурсы или исключить ошибки при планировании.
- Оптимизация. Система планирования канбан прекрасна тем, что она сразу показывает узкие места в рабочем процессе. У руководителя всегда есть возможность экстренно повлиять на ситуацию.
Планируя внедрение системы канбан для ведения проектной работы, нужно помнить про важный принцип, без соблюдения которого этот метод управления не будет эффективным. Это ограничение. Ни одна колонка не должна быть безразмерной. Именно за счет этого ограничения, когда в столбце скапливается слишком много карточек, становится понятно, что нужно внести какие-либо коррективы в рабочий процесс.
Где применяется канбан
Система канбан относится к универсальным методам ведения проектов — количество колонок напрямую зависит от этапов работы, которую предстоит выполнить. За счет этого она применима в любой сфере, от продаж до разработки программного обеспечения. Различаться будут лишь названия колонок. Так, у менеджера канбан-карточки будут разнесены по столбцам «Позвонить», «Выставить счет» или «Сделать повторный звонок», в то время как сотрудников из IT-среды они будут названы соразмерно рабочим этапам.
При этом сфера, где первоначально начала практиковаться система канбан, — производство. Эти карточки были созданы для оптимизации промышленных процессов на заводах Toyota, поэтому та система визуально отличалась от варианта, который получил офисное распространение.
Система канбан на предприятии базировалась на карточках, которые сопровождали производимые детали. К каждой комплектующей был прикреплен стикер с маркировкой, благодаря чему становилось понятно, какие запчасти заканчиваются, а главное — сколько деталей нужно произвести. Благодаря такому подходу сформировался принцип бережливого производства, при котором промышленные мощности используются максимально рационально.
В зависимости от задачи, которую следовало выполнить, различались и виды канбан карточек. Так, одни стикеры сообщали о том, что нужно взять детали из предыдущей партии, а другие — сигнализировали о том, что какие-то комплектующие нужно пустить в производство. Поэтому канбан называют толкающей системой (или вытягивающей) — станки запускаются только при необходимости, а не работают в режиме нон-стоп, заполняя склады предприятия комплектующими, которые пока не востребованы.
Внедрение системы канбан на предприятии быстро дало положительный результат. С учетом бережного производства улучшился и контроль за количеством брака на производственных линиях. Поэтому система канбан — это и управление качеством продукции. Во многом повлиял тот факт, что сотрудники заводов начали делать только те детали, на которые были заказы, что избавило их от труда в условиях потокового производства.
Нашла применение система канбан и в логистике. Здесь применяются те же самые принципы, которые помогают оптимизировать транспортные графики, за счет чего исключается перенасыщение складов товарами. Ввиду этого логистическая система канбан во многом продолжает направление, заданное ее производственным аналогом.
Плюсы и минусы канбан-доски
Масштабное распространение канбан системы для управления производством и ведения бизнес-процессов подтвердило ее эффективность. Такой подход помогает в сжатые сроки достичь очевидных успехов:
- Сделать работу прозрачной — суть системы канбан заключается в обеспечении наглядности.
- Повысить гибкость при планировании.
- Уменьшить количество узких мест, тормозящих работу.
При этом информационная система канбан не перегружает сотрудников, заставляя их изучать новое программное обеспечение или кардинально менять рабочие процессы. Достаточно лишь своевременно менять положение карточек при выполнении задач, чтобы этот инструмент начал работать. Однако, несмотря на все преимущества, существуют и недостатки канбана — этот метод улучшение системы управления подходит не всем.
Впрочем, недостаток, связанный с ограничением по числу сотрудников, легко обойти — достаточно внедрить инструменты системы канбан в каждый отдел или рабочую группу. В этом случае обилие сторонних досок и карточек, не относящихся к непосредственным рабочим задачам, не будет отвлекать персонал.
Этапы внедрения
Важно соблюдать этапы внедрения системы канбан, чтобы она начала работать сразу. Но здесь легко допустить ошибки. Чтобы этого не произошло, важно выполнить следующие шаги:
- Визуализируйте бизнес-процессы, прописав каждый этап.
- Введите ограничение по числу задач, одновременно находящихся в одном столбце.
- Регулярно отслеживайте прохождение карточек по этапам.
- Не переставайте искать способы улучшения работы.
Разумеется, предварительно стоит проговорить с персоналом правила использования канбан-доски, чтобы они понимали, насколько важно отображать выполнение задач на поле с карточками. Если этого не произойдет, все последующие этапы системы канбан не будут иметь смысла.
Как использовать канбан
Несмотря на расхожее мнение, что применение системы канбан обычно приносит эффект только в небольших коллективах, можно сделать оговорку. Это касается классического варианта в виде доски с набором стикеров. Действительно, такой формат управления проектом плохо сочетается с большим числом сотрудников. Но если говорить про онлайн-решения, использующие сущность системы канбан, картина меняется.
Неспроста существует множество облачных сервисов, переносящих классическую японскую систему канбан в цифровое пространство. Кроме того, многие CRM используют этот инструмент, предоставляя пользователям доступ к неограниченному количеству досок, на которых можно вести различные проекты. Так, элементы системы канбан успешно внедрены в CRM Мегаплан — их можно использовать и для сделок, и при ведении проектов.
С учетом функционала Мегаплан можно использовать не только в качестве системы канбан, но и для достижения других целей. Это может быть автоматизация рутинных процессов, работа с воронкой продаж, прием заказов или ведение масштабных проектов.
Вопросы и ответы
Не хочу в офисе вешать доску со стикерами, но и тратить деньги на программу тоже не планирую. Как мне быть?
На рынке существуют программы, которые обеспечивают бесплатный доступ к канбан-доскам в режиме онлайн. Особенно это актуально для небольших компаний, насчитывающих менее десяти сотрудников.
Как на канбане отразить сложный процесс?
В этом случае рекомендуем разбить один процесс на 2-3 этапа. Каждый из них тоже нужно сегментировать по шагам, чтобы не перегружать доску колонками. Это особенно удобно, когда в работе задействовано несколько отделов — у каждого подразделения будет своя канбан-доска, показывающая актуальный фронт работ.
Сколько колонок должно быть на доске?
Количество столбцов зависит от процессов, которые отражены на доске. Самый простой вариант состоит из трех колонок — «Нужно сделать», «В работе», «Сделано».