Система учета рабочего времени (СУРВ), востребовано, когда руководители хотят знать больше о том, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности. Особенно это ПО полезно в организациях, где практикуется удаленная работа, и нет возможности ежедневно наблюдать за тем, как трудится персонал.
Если хотите купить систему учета рабочего времени, обязательно учитывайте специфику работы организации – в ряде случаев принятые меры контроля могут оказаться избыточными и оказать демотивирующее влияние на сотрудников. Поэтому важно выдержать баланс между бесконтрольным течением рабочего процесса и мотками колючей проволоки, окружающими стены офиса.
Как показало исследование, проведенное HeadHunter по заказу газеты «Ведомости», более четверти российских работодателей используют программные методы для контроля рабочего времени. 27% опрошенных признались в том, что не только отслеживают время, проведенное на рабочем месте, но и фиксируют поисковые запросы, а также анализируют историю посещений в браузере.
Если речь идет не о режимном объекте, где не нужно применять повышенные меры учета и безопасности, имеет смысл обратить внимание на программные системы учета рабочего времени сотрудников — это обеспечит ненавязчивое отслеживание активности персонала. Такое ПО контролирует время, проведенное на рабочем месте, при этом предоставляя расширенные данные о том, чем сотрудники занимаются в течение дня.
Преимущества программных методов контроля
Программная система учета рабочего времени сотрудников эффективна благодаря точной аналитике. Кроме времени начала и окончания работы, она показывает большой массив информации, касающейся эффективности персонала. С ее помощью можно быстро определить работников, которым видео с котиками интереснее прямых обязанностей. Кроме того, помимо вывода сведений о используемом ПО и посещаемых сайтах, такие СУРВ показывают аналитику по общей эффективности сотрудников, — дни недели и отрезки в течение дня.
В зависимости от выбранной программы можно настроить функцию автоматического уведомления. Но оно приходит не начальнику, а сотруднику. Эта мера выступает в виде дополнительной мотивации – ПО сообщает о превышении дневной нормы прокрастинации.
Кроме уже описанного функционала, система контроля доступа и учета рабочего времени может быть оснащена дополнительным функционалом. В этот список можно отнести следующие опции:
- Удаленный доступ к компьютеру. Это важно, когда требуется помощь со стороны — руководитель может со своего рабочего места показать сотруднику как заполнить файл или выполнить поставленную задачу.
- Защита базы данных. В этом случае СУРВ сообщит о попытке копирования информации на флешку.
- Запись звонков. Это помогает впоследствии прослушать разговоры, чтобы понять насколько эффективно работают менеджеры или операторы.
Обсуждая функционал, который предоставляет автоматизированная система учета рабочего времени, не стоит забывать и про интеграцию, которая поможет объединить такое ПО с CRM или любой другой программой, используемой в работе. Это даст возможность настроить бесшовную работу двух и более сервисов, и при этом избежать конфликтов между ними.
Если хотите получить систему учета рабочего времени бесплатно, ориентируйтесь на число сотрудников – обычно такие версии отличаются ограничением по числу пользователей, из-за чего подходят только для малого бизнеса.
После покупки СУРВ, как правило, становятся доступны дополнительные опции и увеличивается количество компьютеров, на которые можно установить ПО. Функционал, предоставляемый платными версиями, зависит от разработчика. Это может быть увеличение объема для хранения данных или распознавание текста, введенного на клавиатуре. Поэтому внимательно изучите возможности, которые предоставляют такие программы после оплаты — среди них могут оказаться и полезные опции, и те, которые вызовут у сотрудников ассоциации с прогрессирующим тоталитаризмом.
Как Мегаплан поможет заменить систему учета рабочего времени
Если уже являетесь пользователем Мегаплана, можно обойтись без покупки программы для учета рабочего времени — в CRM добавлен модуль «Трудозатраты». Этот виджет показывает сколько времени у персонала занимает выполнение поставленных задач.
Реализован учет просто. Сотрудники отмечают свои действия по сделке, указывая затраченное время. Все эти пометки отображаются в виде комментариев под задачей и впоследствии могут быть использованы при составлении отчета или при расчете заработной платы.
Вопросы и ответы
Можно ли установить ограничения по посещению определенных IP-адресов?
Да, некоторые программы предоставляют подобный функционал. Кроме того, с помощью большинства ПО для учета рабочего времени можно выводить статистику по посещению сайтов с каждого компьютера.
Сколько стоит использование виджета “Трудозатраты” в Мегаплане?
Этот инструмент включен в базовую версию, поэтому дополнительно платить за его использование не придется.