Практически каждая программа планирования работы производства или компании учитывает особенности проектной деятельности — важно в общем массиве задач не потерять информацию об отдельных этапах. В этом состоит принципиальное отличие такого ПО от большинства планировщиков и онлайн-календарей, которые применяют для планирования личных и рабочих дел. Здесь не обойтись стандартным списком задач со статусами «Нужно сделать» и «Сделано».
Программы для планирования работы доказывают свою эффективность в различных сферах бизнеса. Согласно данным, которые опубликовала платформа Cflow, 73% лидеров мировой IT-индустрии связывают с автоматизацией от 10 до 50% экономии времени при выполнении задач. И CRM — основной инструмент этой автоматизации бизнес-процессов.
Когда речь идет о программе планирования работы организации, нужна более емкая и функциональная платформа, которая покажет не только на какой стадии находятся отдельные задачи, но и какие есть ресурсы для их выполнения. Поэтому, прежде чем выбрать нужное приложение, стоит составить список важных преимуществ — все они должны быть отражены в программе.
В зависимости от специфики компании список преимуществ может различаться, поэтому плюсы, указанные выше, могут дополняться различными пунктами — это уже зависит от сферы, в которой используется программа планирования и выполнения работ.
В ряде случаев программа планирования задач для работы немыслима без определенной базы данных — это могут быть контакты клиентов или хранилище проектных документов. Иногда важны такие опции, как:
- фильтр для поиска отдельных задач;
- среда для коммуникации персонала — ветки комментариев под задачами, чат, система личных сообщений;
- инструмент для учета рабочего времени;
- учет затрат — обычно такой функционал предлагают программы для планирования строительных работ.
Разумеется, стандартный планировщик, работающий по принципу канбан-доски, не подойдет — в таком ПО не предусмотрен обширный функционал. Поэтому многие пользователи, которым нужна программа планирования графика работ и ведения проектов, останавливают выбор на CRM.
Преимущества CRM
Несмотря на то, что CRM изначально ориентированы на выстраивание отношений с клиентами, их можно рассматривать и как полноценные программы для планирования работы сотрудников компании. Особенно такие решения можно рекомендовать пользователям, которым нужна программа планирования проектных работ — CRM за счет своего функционала идеально подходят для ведения многоэтапных задач, для выполнения которых нужно задействовать различные отделы организации. В этом помогает ряд особенностей таких платформ.
Использование CRM упрощает не только планирование. Помимо этого, становятся доступны отчеты и аналитические инструменты. Это существенно экономит время и руководителям, и рядовым сотрудникам — нужную сводку можно составить автоматически.
Какую CRM выбрать
Если нужна функциональная программа для планирования работы, бесплатно ее вряд ли получится использовать – ни один разработчик не станет предоставлять свободный доступ к продукту, на создание которого потрачено много усилий, денег и времени. Исключением являются небольшие компании-пользователи — таким абонентам иногда не приходится платить за пользование ПО. Но не все разработчики финансово лояльны к малому бизнесу, поэтому расходы, которые повлечет программа для планирования работ по проектам, стоит включить в бюджет.
Если нуждаетесь в платформе, созданной для эффективного планирования, обратите внимание на Мегаплан. Это зарекомендовавшая себя CRM, которая занимает одну из лидирующих позиций на рынке. Функционал программы подразумевает возможность использование в различных сферах, от строительства и тяжелой промышленности до здравоохранения. Программа оснащена всеми необходимыми инструментами, которые упрощают и оперативную постановку задач, и долгосрочное планирование.
При необходимости можно интегрировать Мегаплан с онлайн-календарем, чтобы данные синхронно отображались на обеих площадках. При назначении исполнителей на задачи CRM сразу покажет занятость сотрудников — это поможет избежать накладки, выбрав исполнителя, который в этот период будет в отпуске.
Мегаплан обеспечивает многоэтапную работу, при которой задача переходит между отделами. В этом помогает система уведомлений — сотрудники получают уведомления в браузере, мобильном приложении или с помощью электронной почты. Исполнитель не пропустит приближающийся дедлайн, потому что программа ему напомнит о сроках. При необходимости можно посмотреть статистику по каждому пользователю, чтобы узнать сколько задач у него в работе и есть ли среди них просроченные.
Если пользуетесь услугами подрядчиков, пригодится такая опция, как гостевой доступ. Такой доступ помогает работать в единой информационной среде, когда все лица, причастные к реализации проекта, могут наблюдать за его развитием. При этом программа проста и интуитивно понятна — с работой в ней справятся даже те пользователи, которые ранее не сталкивались с CRM.
Вопросы и ответы
Где скачать программу для планирования работы?
Большинство программ, созданных для этой цели, — это облачные решения. То есть вам не придется ничего скачивать. Достаточно открыть программу в браузере и ввести логин и пароль, чтобы попасть в аккаунт, через который будет идти работа.
В нашей компании сотрудникам приходится заполнять много отчетов. Как CRM поможет в этом?
Такую часть работы, как отчеты, можно автоматизировать. Для этого достаточно настроить формирование отчетов по определенным критериям, а также указать дни, когда будет сформирована отчетность. После этого файлы будут приходить на адреса электронной почты, указанные в настройках.
Существует ли возможность ограничить доступ пользователей к конкретному проекту?
Да, такая возможность есть. В этом помогает система настройки доступа — благодаря ей каждый сотрудник видит задачи только из того сегмента, который определен администратором. Это помогает не перегружать рабочее пространство избыточным списком задач.