Синхронизировать работу коллег бывает трудно, ведь у каждого специалиста свой подход к делам. Кто-то пишет списки в блокнот, а кто-то использует бумажные стикеры на мониторе. Из-за этого возникает путаница, а важные детали постоянно теряются. Специальные программы помогают собрать все задачи в одном месте и навести порядок.
Зачем нужен таск-трекер
Таск-трекер помогает руководить процессами. Здесь легко смотреть статусы, сроки и ответственных лиц. Коллеги понимают, кто и что должен сделать сегодня, завтра или через неделю. Это экономит время: больше не нужны совещания, чтобы узнать актуальную информацию.
Хороший инструмент помогает ставить цели по системе SMART и отслеживать прогресс. Каждая цель становится конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Ниже представлена таблица с основными критериями. На них стоит опираться, когда команда выбирает новый софт.
Обзор 5 лучших платформ
Мы отобрали самые удобные программы, которые закрывают большинство потребностей бизнеса. Каждая система имеет свои сильные стороны и уникальные фишки. Давайте рассмотрим их подробнее.
Мегаплан — прозрачность на каждом шаге
Эта система создана, чтобы глубоко контролировать поручения и крупные сделки. Платформа помогает связать менеджеров по продажам с остальными отделами компании. Здесь легко выстроить воронку продаж и смотреть, как клиенты двигаются по этапам. Ни одна заявка от покупателя точно не потеряется в огромном потоке.
Программа умеет автоматически напоминать о дедлайнах и собирать подробные отчёты по доходам. Руководитель всегда видит, на каком этапе находится конкретный проект. Интерфейс требует небольшого погружения, но очень быстро становится понятным. Платформа отлично работает там, где люди привыкли трудиться по строгим регламентам.
Weeek — всё по полочкам
Этот сервис позволяет комфортно планировать дела, вести базу знаний и работать с клиентами. Интерфейс простой и не перегружен лишними кнопками. Здесь удобно работать по методу тайм-боксинга, чтобы успевать гораздо больше. Можно выделять временные отрезки на каждое дело и не отвлекаться на посторонние факторы.
Внутри есть удобные календари, предусмотрена возможность собирать важные документы в одном месте. Коллеги могут быстро менять формат таблиц и списков, если это необходимо. Это делает рутину быстрой и приятной для каждого сотрудника. Сервис подходит как стартапам, так и крупным компаниям.
Trello — старые добрые Канбан-доски
Этот инструмент стал классикой благодаря тому, что всё видно максимально наглядно. Основа системы — это карточки и колонки, которые легко перемещать мышкой. Канбан-доски помогают увидеть общую картину проекта без лишних кликов и переходов по меню.
Здесь нет сложных настроек, поэтому новые сотрудники осваивают систему буквально за пару минут. В карточки легко добавлять чек-листы, нужные файлы, картинки и цветные метки. Инструмент подходит для небольших коллективов и творческих людей. Однако если поручений копятся сотни, то возможностей этой системы может не хватить.
Asana — масштаб и строгая структура
Программа помогает вести сложные и многоуровневые проекты без хаоса. Внутри удобно разбивать глобальные цели на мелкие шаги и назначать ответственных на каждый этап. Система помогает строить наглядные графики и смотреть, как пересекаются дедлайны разных задач. Никаких неприятных сюрпризов со сроками точно не возникнет.
Инструмент помогает видеть зависимости между поручениями. Если кто-то из коллег сдвигает сроки, остальные участники сразу замечают эти изменения на своих экранах. Сервис предлагает множество готовых шаблонов, чтобы быстро запускать новые проекты. Это надёжный и проверенный выбор для средних и крупных компаний.
Notion — конструктор под любые нужды
Этот сервис представляет собой чистый лист, из которого можно собрать идеальное рабочее пространство. Инструмент объединяет текстовые документы, таблицы, графики и базы данных. Человек сам решает, как будет выглядеть его система и где будут лежать нужные файлы.
Здесь легко создать собственную архитектуру проекта с уникальными свойствами и связями. Платформа заменяет сразу несколько разрозненных приложений, помогая сэкономить бюджет. Главный минус заключается в том, что сначала придётся потратить время на настройку. Но конечный результат полностью оправдывает потраченные усилия.
3 совета перед тем, как покупать тариф
Искать идеальный инструмент для бизнеса можно очень долго. Не стоит сразу покупать дорогой тариф на год вперёд. Лучше следовать простому и понятному плану:
- Опробовать бесплатные версии двух-трёх программ на небольших задачах.
- Дать команде неделю на то, чтобы плотно протестировать интерфейс.
- Собрать отзывы коллег, обсудить плюсы и минусы, а затем принять совместное решение.
Главное — выбрать ту систему, в которой сотрудникам будет действительно удобно работать каждый день, не испытывая стресса. Тогда дела пойдут гораздо быстрее.
Подпишитесь
на рассылку Мегаплана
Или следите за нашими обновлениями в Telegram>
