Многим руководителям знакома ситуация: вы увольняете или отправляете в отпуск сотрудника и начинаете переживать, что будет с его задачами, клиентами, сделками, процессами и выставленными счетами. Кажется, что всё обязательно потеряется, зависнет или останется без ответственного. В Мегаплане эти сценарии можно сделать предсказуемыми и управляемыми, если правильно пользоваться встроенными инструментами распределения дел.
Увольнение сотрудника: как передать его задачи и клиентов
Самый частый сценарий — увольнение сотрудника. Чтобы не бояться этого процесса, достаточно один раз разобраться, как он устроен в Мегаплане. Для начала зайдите в карточку сотрудника и нажмите кнопку «Уволить».
После этого откроется окно, где Мегаплан покажет все процессы, в которых задействован сотрудник: его задачи, клиентов, сделки, процессы и выставленные счета. Система не просто информирует вас, но и предлагает выбрать пользователя, которому нужно передать весь этот массив дел.
Важно учитывать ограничения по доступам. Если вы попытаетесь передать дела тому сотруднику, которому они недоступны по структуре компании, Мегаплан выдаст ошибку. Поэтому назначить ответственным можно только себя, кого-то из своих подчинённых или прямого руководителя увольняемого сотрудника. Это позволяет сохранить корректную иерархию и не нарушить систему прав. После того как вы выбрали нового ответственного, этот пользователь автоматически получает задачу, в которой перечислены его новые зоны ответственности. Как только он принимает задачу, процесс увольнения с точки зрения переназначения дел можно считать завершённым: ни клиенты, ни сделки, ни задачи не остаются «бесхозными».
Передача клиентов и процессов на время отпуска
Второй распространённый сценарий — сотрудник собирается в отпуск. Понятно, что не все клиенты и процессы могут «уйти» в отпуск вместе с ним. Их нужно временно передать коллегам, чтобы работа с ними не останавливалась. В случае с клиентами всё делается достаточно просто. Вы открываете список контактов, выбираете тех клиентов, которые требуют внимания, и добавляете ещё одного ответственного. Коллега получает уведомления и начинает работать с этими клиентами как с полноценными своими. Клиенты при этом не чувствуют, что остались без внимания.
Когда сотрудник возвращается из отпуска, вернуть клиентов обратно тоже несложно. Для этого можно создать фильтр по контактам, у которых ответственными указаны одновременно вы и ваш коллега. Так вы быстро увидите всех «разделённых» клиентов и сможете снова назначить себя единственным ответственным, восстановив прежное распределение. С процессами и сделками логика похожая. Вы открываете список процессов или сделок и либо меняете менеджера на другого сотрудника, либо добавляете коллегу в качестве аудитора. Если вы хотите, чтобы коллега полностью вёл сделку или процесс, имеет смысл изменить менеджера. Если задача — просто подстраховать и держать руку на пульсе, достаточно добавить его в аудиторы.
Работа с задачами: аудиторы и координаторы
Отдельное внимание стоит уделить задачам. Здесь у вас есть два основных варианта действий. Первый вариант — действовать с задачами так же, как с клиентами и процессами: открыть список задач и добавить коллегу в аудиторы. В этом случае коллега будет видеть задачи, понимать, что по ним происходит, и при необходимости подключаться к работе. Это удобно, если вы хотите, чтобы кто-то временно следил за ситуацией и мог оперативно вмешаться, не забирая задачи полностью.
Второй вариант — назначить коллегу координатором.
Это более «плотный» формат участия. Координатор видит не только задачи сотрудника, но и его дела, что позволяет глубже контролировать выполнение и при необходимости перераспределять нагрузку. Однако назначить координатора может не каждый. Если у вас нет особых прав, эту операцию выполняет ваш руководитель, HR или директор — в зависимости от того, как устроена структура компании. Таким образом, система координирования позволяет гибко управлять ответственностью, не ломая общую логику прав и доступов.
Зачем всё это нужно и чем помогает Мегаплан
Все эти механики — увольнение с перераспределением дел, временная передача клиентов и процессов на время отпуска, назначение аудиторов и координаторов — нужны для того, чтобы компания не зависела от конкретного человека настолько, чтобы вместе с ним «останавливались» задачи и сделки. Когда вы увольняете сотрудника или отправляете его в отпуск, важно, чтобы ни один клиент не остался без ответственного, ни одна сделка не зависла в воздухе, а задачи не потерялись и не были забыты.
Мегаплан помогает увидеть, в каких процессах участвует сотрудник, аккуратно передать все его дела другим людям, сохранить правильные доступы и структуру компании, а затем при необходимости быстро вернуть всё обратно после отпуска. В результате увольнения и отпуска перестают быть стрессом: вы понимаете, какие шаги нужно сделать, система подсказывает, кому можно передать дела, а ответственные автоматически получают задачи с описанием новых зон ответственности. Это делает работу команды устойчивой, даже когда люди меняются, а нагрузка перераспределяется.
Подпишитесь
на рассылку Мегаплана
Или следите за нашими обновлениями в Telegram>
