Trello или CRM: что выбрать для бизнеса

Trello подходит для наглядного управления задачами, а CRM-система — для работы с клиентами и сделками. Если достаточно назначать исполнителей и отслеживать сроки, возможностей доски может хватить. Если нужно сохранять историю обращений, контролировать продажи и планировать следующие контакты, стоит рассмотреть CRM для бизнеса.

При этом Trello можно настроить для ведения простой воронки продаж. Вопрос в том, сколько дополнительных настроек и ручной работы потребуется вашей команде. Система управления клиентами становится полезнее, когда у одного заказчика несколько сделок, в работе участвуют разные сотрудники, а руководителю нужны отчёты.

Разберёмся, что выбрать — Trello или CRM, когда нужна автоматизация продаж и в каких случаях стоит искать аналог Трелло с более широкими возможностями.

Trello или CRM для бизнеса: в чём разница

Основное различие — в том, вокруг чего организована работа. В Trello команда работает с досками и карточками. В CRM для продаж основой становятся клиенты, связанные с ними сделки и история взаимодействий.

Например, карточка на доске может обозначать подготовку коммерческого предложения. В CRM это действие связывают с конкретным клиентом и сделкой: сотрудник видит, кому готовится предложение, какие условия уже обсуждали и когда нужно получить ответ.

Наличие канбан-доски само по себе не делает программу полноценной CRM. При выборе важно проверить, как система связывает клиента, его обращения, договорённости и следующие действия сотрудников.

Когда достаточно Trello

Trello можно рассматривать, если основная задача — распределять работу и видеть её статус. Например, вести редакционный план, согласовывать макеты или готовить мероприятие.

Сервис также можно приспособить для несложного учёта потенциальных клиентов. Но заранее проверьте, удобно ли искать историю общения, вести повторные заказы и получать нужные отчёты.

Когда нужна CRM-система

CRM стоит рассмотреть, если сотрудники регулярно работают с обращениями и сделками, а данные о клиентах распределены между таблицами, почтой и перепиской.

Признаки, что одной доски становится недостаточно:

• менеджеры повторно запрашивают сведения, которые клиент уже сообщал;
• при передаче сделки другому сотруднику теряются договорённости;
• руководитель собирает отчёт о продажах вручную;
• сотрудники забывают о следующем звонке или повторном заказе;
• сведения об одном клиенте приходится обновлять в нескольких местах.

В таких ситуациях выбирать программу только по удобству доски недостаточно. Нужны связанные данные, понятные правила работы и контроль следующих действий.

Trello или CRM для малого бизнеса: сравнение с примерами

Для малого бизнеса выбор зависит прежде всего от процесса работы. Даже двум менеджерам может понадобиться CRM, если они ведут длительные переговоры и повторные продажи.

Рассмотрим три условных сценария.

Редакция из четырёх человек. Команда готовит 20 публикаций в месяц. Нужно распределять материалы между авторами, следить за согласованием и сроками. Для такого процесса может хватить таск-менеджера.

Отдел продаж из трёх сотрудников. Каждый месяц поступает 150 обращений. Менеджеры уточняют потребности, готовят предложения, согласуют условия и возвращаются к клиентам после покупки. Здесь целесообразно рассмотреть CRM: важны история общения, этап сделки и следующий контакт.

Агентство из восьми человек. Сначала сотрудники продают услуги, затем выполняют проекты. Подойдёт CRM с управлением задачами либо связка двух систем. Во втором случае нужно заранее определить, как передавать сведения от продавцов исполнителям.

Эти цифры иллюстрируют сценарии, а не устанавливают порог перехода на CRM. Главный критерий — сколько связанной информации требуется сохранять и использовать в работе.

Как выбрать Trello или CRM: пошаговая инструкция

Сравнивайте системы на одинаковых рабочих ситуациях. Так проще понять, какие действия сотрудники смогут выполнять без дополнительных таблиц и ручного переноса данных.

1. Определите главную задачу. Что требуется упорядочить: выполнение поручений, работу с клиентами или оба процесса?
2. Выпишите обязательные возможности. Например: история общения, несколько сделок одного клиента, напоминания, отчёт по этапам продаж, передача заказа исполнителю.
3. Подготовьте пять типовых ситуаций. Новое обращение, повторный заказ, перенос срока, смена ответственного и отказ от покупки.
4. Проверьте каждую ситуацию в выбранных системах. Зафиксируйте, где нужны расширения, повторный ввод данных или помощь специалиста.
5. Сравните затраты и выберите решение. Учитывайте подписку, настройку, обучение и время на повседневную работу.

Например, предложите сотруднику найти последнюю договорённость с клиентом, назначить следующий контакт и передать сделку коллеге. Оцените время выполнения и проверьте, сохранилась ли вся нужная информация.

Если система подходит для задач, но продажи по-прежнему приходится вести в отдельной таблице, потребность в CRM остаётся незакрытой.

Trello или CRM: цена и затраты на использование

Сравнивать нужно стоимость решения вашей задачи. Бесплатная доска может потребовать платных расширений, а CRM — дополнительных расходов на настройку и интеграции.

На момент проверки у Trello есть бесплатный тариф с ограничением до 10 участников и 10 досок на рабочее пространство. Он включает 250 запусков автоматизации в месяц. У Мегаплана предусмотрен бесплатный пробный период на 14 дней.

Чтобы сравнить варианты, рассчитайте затраты за одинаковый период:

Расходы за первый год = подписка за 12 месяцев + внедрение + перенос данных + интеграции и расширения + обучение.

Отдельно оцените трудозатраты сотрудников. Например, если три менеджера ежедневно тратят по 15 минут на перенос данных, за 20 рабочих дней набирается 15 часов. Это условный расчёт: на тестировании нужно проверить, действительно ли выбранная система сокращает такую работу.

Перед покупкой уточните:

• какие сотрудники и внешние участники учитываются при оплате;
• входят ли нужные функции в выбранный тариф;
• нужно ли отдельно оплачивать расширения и подключение сервисов;
• сколько будет стоить добавление новых пользователей;
• как можно выгрузить данные при смене системы.

Для работы из России также необходимо учитывать доступность сервиса. Atlassian сообщает об ограничении создания новых аккаунтов Trello из России и Беларуси. Поэтому доступность регистрации, использования и оплаты нужно проверить до выбора продукта.

Какой аналог Trello выбрать для задач и продаж

Если нужны только поручения, сроки и обсуждения, сравнивайте таск-менеджеры по удобству повседневной работы. Если необходимо связать задачи с клиентами и сделками, рассмотрите CRM с инструментами совместной работы.

Один из таких вариантов — Мегаплан. В нём можно вести клиентскую базу, работать со сделками, ставить задачи и организовывать проекты. Это подходит для процессов, в которых после продажи заказ переходит к исполнителям.

Во время тестирования проверьте весь рабочий путь: создание клиента, оформление сделки, постановку задачи и передачу заказа. Отдельно оцените необходимые отчёты и интеграции.

Если команда ищет только простую доску для внутренних поручений, широкий набор функций CRM может оказаться избыточным. Если же важно сохранять договорённости и контролировать выполнение клиентских заказов, стоит проверить систему на этих сценариях.

Мегаплан как аналог trello можно использовать и для простых задач, которые вы могли ранее загружать в Трелло, и в тех случаях, когда нужен насыщенный функционал — это универсальная программа, закрывающая потребности компаний различного масштаба. Для ознакомления предусмотрен бесплатный тестовый период две недели. За это время можно понять, насколько Мегаплан подходит для ваших задач.

Вопросы и ответы

Trello или CRM: какой вариант выбрать?

Trello можно рассмотреть для управления задачами и простого учёта обращений. CRM подходит, когда нужно связывать клиентов со сделками, сохранять историю взаимодействий и контролировать продажи. Выбор зависит от рабочего процесса и возможностей конкретной системы.

Что лучше: Trello или CRM для малого бизнеса?

Если небольшая команда работает с поручениями и сроками, ей может хватить таск-менеджера. Если сотрудники ведут переговоры, передают клиентов друг другу и занимаются повторными продажами, стоит рассмотреть CRM. Численность команды сама по себе не определяет выбор.

Можно ли использовать Trello как CRM?

Да, в Trello можно организовать простую воронку: списки обозначают этапы, а карточки — потенциальных клиентов или сделки. Для дополнительных возможностей используют расширения и интеграции. Перед запуском проверьте, удобно ли вести повторные обращения, связывать заказы одного клиента и получать отчёты.

Как пошагово выбрать между Trello и CRM?

Опишите рабочий процесс, составьте список обязательных функций и проверьте одинаковые ситуации в обеих системах. Затем сравните затраты, количество ручных операций и удобство передачи работы между сотрудниками.

Что дешевле: Trello или CRM?

Ответ зависит от числа пользователей, нужных функций и дополнительных расходов. Сравнивайте стоимость за год с учётом подписки, настройки, расширений и обучения. Бесплатный тариф выгоден, если его возможностей хватает для вашего процесса.