Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это решение рутинных задач при помощи специальных сервисов. Например:

1. Выставление счетов одним кликом. Автоматизировано получение информации о клиенте и заказе из базы данных, подготовка документов, их отправка.
2. Создание карточки клиента по сообщению в WhatsApp. Автоматизировано создание новой карточки в клиентской базе, занесение туда данных.
3. Автоматическое заполнение реквизитов клиента. Автоматизирован запрос названия компании, ИНН, КПП, адреса, ОГРН.

Передать на выполнение компьютеру можно практически любую повторяющуюся задачу – и чем больше таких операций вы автоматизируете, тем выше будет экономический эффект.

С чего начать автоматизацию бизнеса

Автоматизацию бизнес-процесса можно проводить на разных уровнях, однако для каждого решения нужно учитывать три основных параметра:

1. Сложность внедрения: сроки, стоимость, необходимость обучения сотрудников и другие.
2. Охват: какой объем задач продукт позволяет автоматизировать, для каких департаментов он будет полезно.
3. Прибыльность: какую выгоду вы получите.

По сумме этих трех факторов практически всегда имеет смысл начинать с основы цифровой инфраструктуры — CRM. Это платформа, которая предназначена для управления взаимоотношениями между компанией в лице сотрудников и клиентами. Система упрощает огромное количество процессов в каждом департаменте компании, внедряется в течение нескольких недель и требует лишь минимального обучения.

Мегаплан является такой CRM: он создает единую клиентскую базу, хранит все данные о сделках и проектах компании, позволяет распределять задачи и следить за их выполнением, управлять сотрудниками и формировать документацию. Подробнее о возможностях системы вы можете прочитать на соответствующей странице.

Что конкретно дает автоматизация бизнес-процессов

Использование средств автоматизации бизнеса помогает добиться главных целей любого бизнеса.

Снизить издержки. Правильно настроенная CRM снижает нагрузку на всех специалистов компании. На примере работы отдела продаж Мегаплан:

• Формирует документы по сделкам, корректно заполняя все реквизиты клиентов – линейным сотрудникам остается только проверить готовый счет или коммерческое предложение.
• Автоматически создает и распределяет задачи, собирает информацию об их выполнении – упрощает работу менеджера.
• Помогает моментально получить подробную статистику по продажам и продуктивности сотрудников – это полезно для руководителя.

В итоге персонал начинает работать быстрее, больше успевает, вы экономите на фонде оплаты труда.

1. Повысить качество работы. Рутина – это всегда однообразие, а занимающийся однообразными задачами человек склонен ошибаться. Мегаплан всегда корректен: даже если нужно выставить 1000 счетов подряд, в каждом из них будут правильные, проверенные в справочниках реквизиты. Сотрудники же смогут сосредоточиться на творческих, требующих участия человека задачах.
2. Увеличить эффективность работы компании. CRM мгновенно справляется с задачами, на решение которых человеку понадобятся часы или даже целые рабочие дни – например, с обработкой большого объема документации или с поиском нужных сведений в архиве.

В итоге общая продуктивность работы растет, расходы снижаются – автоматизация бизнеса приносит прямую финансовую выгоду:

• 73% руководителей технологических компаний отмечают рост эффективности труда на 10-50%, связывая его с автоматизацией.
• Более половины руководителей считают, что автоматизация процессов снижает шанс возникновения ошибки из-за человеческого фактора на 90-95%.
• Средний рост эффективности труда сотрудников, отмеченный представителями разных видов бизнеса после автоматизации, составляет 12%.
• Сокращение затрат на обеспечение бизнес-процессов после автоматизации достигает 24%.

(Данные сайта Cflow)

То же самое касается и работы других департаментов: HR, разработки, маркетинга. Автоматизировать можно любой бизнес, от огромного концерна до небольшой булочной: бухгалтерия, управление сотрудниками, взаимоотношения с клиентами – чем бы вы ни занимались, есть десятки процессов, которые можно передать компьютеру.

Две группы бизнес-процессов для автоматизации

Все процессы можно разделить на две больших категории, для каждой из которых созданы свои инструменты автоматизации.

Управляющие процессы

Менеджмент и контроль над организацией: сбор данных, аналитика, распределение задач. Работу с ними облегчают системы ERP и CRM – Мегаплан объединяет и структурирует информацию обо всем, что происходит в компании, и помогает получить к ней оперативный доступ. Кроме того, система дает возможность оперативно связаться с любым сотрудником, провести онлайн-планерку, назначить задания и проконтролировать их выполнение (в том числе в автоматическом режиме: поступивший заказ сразу уходит в работу ответственному лицу).

Операционные процессы

Основная работа: взаимодействие с клиентами, прием нового товара, бухгалтерия, работа с кадрами. Большинство рутинных процессов автоматизируются при помощи той же CRM, обеспечивающей доступ к нужной информации и ее обработку. В дополнение можно использовать интеграции, расширяющие возможности Мегаплана:

• сервисы IP-телефонии;
• 1С:Бухгалтерию;
• календарь сделок;
• генератор коммерческих предложений и другие.

Подключая к CRM нужные модули, вы расширяете ее функционал и автоматизируете бизнес-процессы наиболее эффективно.

Начните внедрение Мегаплана сейчас, получите рост результатов компании уже в следующем месяце.

Вопросы и ответы

Как быстро можно внедрить Мегаплан?

Вы можете начать пользоваться системой в течение одного рабочего дня. Мы максимально упростили процесс подключения CRM: базовые настройки делаются буквально в один клик.

Есть ли у Мегаплана бесплатный период?

Да, мы предоставляем полный доступ ко всем функциям системы на 14 дней. За это время вы сможете оценить все возможности и преимущества Мегаплана.

Вы можете помочь с освоением системы?

Да, в любом необходимом вам объеме: от консультаций по отдельным вопросам до организации полноценного обучения работе в CRM для всех ваших сотрудников.