Сервисы для совместной работы

Сервисы для совместной работы используются при реализации различных проектов. Такие платформы не только помогают выполнять задачи, но и ежедневно задействованы в документообороте. Они повышают слаженность при взаимодействии персонала, особенно если речь идет о сотрудниках разных отделов. Без подобных сервисов сложно добиться согласованности в работе.

Особую ценность такие платформы имеют для работы в режиме онлайн. Сервисы для совместной онлайн-работы обеспечивают бесшовную передачу задач между сотрудниками, даже если они работают из разных городов и даже стран. Чтобы у персонала была возможность эффективно работать, платформа должна обеспечивать:

• оценку времени выполнения каждой задачи;
• простая коммуникацию между коллегами;
• информирование о задачах в реальном времени;
• возможность добавлять файлы в карточки задач.

Кроме того, сервисы для совместной работы над проектами невозможно полноценно использовать, если в них не предусмотрена система статусов — она помогает быстро оценить динамику выполнения задач.

Когда нужен облачный сервис для совместной работы

Благодаря удобству облачных технологий большинство таких сервисов относится именно к этому типу софта. Для начала работы не требуется никаких установочных файлов. Все данные хранятся на сервере разработчика. Достаточно купить необходимое количество лицензий и провести минимальные настройки. Приступить к работе можно в день подключения.

Популярность таких сервисов обусловлена не только переходом многих компаний на удаленный режим работы, но и ввиду масштабности организаций. Если в условной дизайн-студии работают пять человек, подобная платформа может и не понадобиться — чат в мессенджере вполне справится с ролью инструмента для управления и координации. Но когда речь идет о сотне сотрудников, сервисы для совместной работы с документами незаменимы.

При небольшом количестве сотрудников можно рассмотреть и какой-либо бесплатный сервис для совместной работы. Благодаря компактному штату не придется вносить абонентскую плату. Функционал сервиса, разумеется, будет ограничен, но для базовых проектов его обычно хватает.

Еще одно преимущество сервисов для совместной работы над проектами — это снижение негативных факторов, которые неизбежно проявляются по мере увеличения численности персонала. Так, еще в первой половине XX века профессор Государственного университета Огайо Ральф Карриер Дэвис установил, что идеальная численность коллектива — от трех до девяти человек. Когда сотрудников становится больше, рано или поздно руководство сталкивается с падением производительности из-за:

• усложнения взаимодействия;
• непонимания сотрудниками зон ответственности;
• растущей склонности к прокрастинации;
• увеличения дистанции между коллегами.

Когда сотрудники трудятся в общем рабочем пространстве, находясь в метре друг от друга, даже острые конфликты можно быстро и безболезненно решить. То же самое касается и рабочих вопросов. Сложности возникают, когда те же сотрудники распределены по разным отделам и тем более если работают удаленно. В этих случаях требуются такие средства, как сервисы для совместной работы над проектами.

Какие инструменты есть в сервисах для совместной работы

Выбирая платформу для проектной работы или документооборота, стоит учитывать особенности функционала. Важно выбрать сервис, подходящий для специфики рабочих процессов компании. Основные функции мы уже упомянули выше, а теперь остановимся подробнее на дополнительных инструментах.

Будет полезной и возможность интеграции программы с другими сервисами. Это помогает превратить платформу в «швейцарский нож», который избавит от переключения между различными окнами в браузере. Мобильная версия будет еще одним преимуществом — удобно пользоваться сервисом, который не привязан к компьютеру. Приложение поможет быстро решать рабочие вопросы, находясь вне офиса.

Какой сервис выбрать для совместной работы над проектами

Чтобы управлять проектами или организовать эффективный документооборот в компании, лучше всего подойдет CRM. По сравнению с узкоспециализированными сервисами такие платформы для ведения бизнеса обеспечивают универсальность — пользователям доступно множество опций, полезных в работе. Это и постановка задач, и контроль над сроками, и даже последующий анализ.

Выбирая среди российских CRM, многие пользователи отдают предпочтение Мегаплану. Программа полностью соответствует особенностям ведения современного бизнеса: там доступно много полезных возможностей, от интеграции со сторонними сервисами до автоматизации документооборота.

Отдельно стоит отметить интуитивно понятный интерфейс и простые настройки. Даже те пользователи, которые раньше не работали в CRM, после краткого обучения успешно работают с помощью Мегаплана.

Для тех, кто только начинает использовать CRM Мегаплан, доступен информативный справочный центр. В этой библиотеке инструкций всегда можно найти ответы на свои вопросы по использованию программы.

Вопросы и ответы

Как бесплатно пользоваться Мегапланом?

Зарегистрируйте аккаунт и две недели пользуйтесь Мегапланом бесплатно. Все это время вам будут доступны максимальные возможности сервиса. Через 14 дней специалисты компании помогут выбрать подходящий тариф для продления.

Смогу ли я эффективно использовать сервис, если в проекте участвуют подрядчики?

Если вы сотрудничаете с фрилансерами или сторонними исполнителями, на время проекта им можно предоставить гостевой доступ. Исполнители будут видеть все задачи, в которых они задействованы, а вся работа будет происходить в одном облачном пространстве.

Что такое шаблоны и зачем они нужны в CRM?

Шаблоны задач, проектов и документов экономят время. Вам не придется с нуля оформлять договор, выставлять счет или в очередной раз ставить задачу, которая относится к разряду регулярных. Используйте шаблоны, чтобы автоматически генерировать задачи, а также заполнять и оформлять документы в CRM.