Как обеспечить контроль за выполнением работ подрядчиком

Контроль за выполнением работ подрядчиком необходим вне зависимости от сферы — многие компании предпочитают часть задач передавать сторонним исполнителям. Такой подход практикуется в строительстве, ремонтных работах и даже в digital-сфере. И в подобном случае нужно обеспечить максимальную прозрачность, чтобы видеть прогресс в режиме реального времени — это снижает вероятность затягивания сроков сдачи работы. Чтобы получить полноценный контроль за выполнением работ подрядчиком, стоит использовать профильное программное обеспечение, разработанное для этих целей.

Два варианта решения задачи

Существует множество программных решений, разработанных для взаимодействия с подрядчиками. Среди них есть как и нишевое ПО, предназначенное для конкретных отраслей, так и более универсальные продукты. Если говорить об отраслевых решениях, обычно они направлены на конкретные сферы:

• Строительство.
• Ремонт.
• Монтаж конструкций и оборудования.

От универсальных программ их отличает профильный функционал, например, инструменты для составления смет и возможность вести учет бюджета. Это делает применение ПО удобным, но слишком узконаправленным. Так, с помощью подобной программы можно посмотреть остатки материалов на складе, но нельзя обсудить какие-либо вопросы с подрядчиком, потому что иногда не предусмотрено ни чата, ни системы комментариев под задачами, ни интеграции с IP-телефонией, и уж точно нет видеоконференций. Для беседы придется воспользоваться сторонним приложением, и это уже не очень удобно — для эффективного контроля за выполнением работ подрядчиком лучше, когда все рабочее общение происходит в рамках одной платформы. В этом случае можно не только без каких-либо сложностей найти конкретную задачу, но и быстро поднять историю переписок, посмотреть на резюме каждого рабочего диалога. Особенно это важно с учетом того, что многие мессенджеры дают возможность в одностороннем порядке удалять сообщения для обоих собеседников.

Еще один недостаток профильных программ для контроля за выполнением работ подрядчиком — это не самый большой список интеграций со сторонними сервисами. Обычно программы, которые можно подключить, носят нишевый характер, и зачастую ориентированы на узкую область применения.

Но основной недостаток некоторых профильных программ для контроля за выполнением работ подрядчиком — невозможность настроить интеграцию с CRM, которая используется сотрудниками компании-заказчика. Это создает разрозненную программную среду, когда в ходе работы приходится использовать разные сервисы. Например, возникают сложности с переносом данных — информацию приходится выгружать на носитель, и это усложняет работу.

Какую программу выбрать для контроля за выполнением работ подрядчиком

Чтобы эффективно и с комфортом контролировать выполнение работ подрядчиком, можно использовать CRM, например, Мегаплан. В этом случае достаточно передать компании-исполнителю или сотруднику, работающему на аутсорсе, гостевой доступ. Такое решение имеет ряд преимуществ:

• Работа ведется в единой программной среде.
• Исполнитель получает доступ к нужным файлам и задачам.
• Результаты работы подрядчика можно автоматически проанализировать или включить в отчеты.
• Доступны инструменты для коммуникации — чат или видеосвязь.

Кроме того, у Мегаплана есть такой весомый плюс, как интеграция со сторонними сервисами. Она упрощает работу не только штатных сотрудников, но и подрядчиков — сторонним исполнителям в этом случае становятся доступны эффективные инструменты для выполнения поставленных задач.

Это далеко не полный список интеграций, которые доступны пользователям Мегаплана. Подробнее о списке сервисов, доступных для подключения, можно узнать здесь.

При этом, для настройки гостевого доступа не придется выполнять каких-либо сложных действий. Для этого достаточно сделать карточку с указанием контактного лица и отправить ему приглашение. На указанную в контактах электронную почту придет письмо со ссылкой. При этом подрядчик будет видеть только те задачи, которые имеют отношение к проекту, в котором он участвует. В них он сможет принимать полноценное участие. Например, комментировать или скачивать файлы. Но ставить новые задачи гостевой доступ не позволяет — подрядчик выступает только исполнителем или аудитором. Подробнее о том, как работать с гостевым доступом, можно прочитать в Справочном центре.

Вопросы и ответы

Для гостевого доступа мне нужно указывать особые настройки в Мегаплане?

Нет. После получения гостевого доступа исполнитель будет видеть отдельный рабочий стол, на котором расположены только те задачи, к которым он имеет отношение.

Сможет ли подрядчик случайно ввести некорректные настройки?

Не сможет. Он получает версию Мегаплана, защищенную от случайного или преднамеренного вмешательства в настройки.

Как быть, если в списке интеграций нет нужного для меня сервиса?

В этом случае интеграцию можно настроить в индивидуальном порядке. Для этого стоит обратиться к помощи специалистов, работающих в нашем Учебном центре. Они помогут и с интеграцией, и с настройкой.

Сможет ли подрядчик продолжить использование Мегаплана после окончания проекта?

Если не нуждаетесь в услугах подрядчика, можно прекратить действие гостевого доступа. Это займет меньше минуты.

Что делать, если у подрядчика изменились контактные данные?

В карточке можно быстро заменить адрес электронной почты и телефон, указав актуальные контактные данные.