Диаграмма Ганта: полное руководство по созданию и использованию

Если хотите больше узнать, что такое диаграмма Ганта, для чего она нужна и как её использовать – эта статья для вас. Расскажем о сильных и слабых сторонах одного из популярных методов контроля за проектами и сервисах, которые подходят для его внедрения.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграммой Ганта называют способ визуализации проектов и контроля за ходом работ. График помогает планировать задачи, отслеживать их реализацию и дедлайны. Её придумали в начале XX века и с тех пор активно применяется в проектном менеджменте.

Определение диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта – набор гистограмм, иллюстрирующих план действий по проекту. Она показывает не только сроки, но и вехи, а также взаимосвязь рабочих этапов. Помогает узнать, когда и кому нужно заняться очередной задачей, что упрощает координацию действий персонала.

История диаграммы Ганта

Генри Гант презентовал свой календарный график в 1910 году. Он хотел создать способ быстрого информирования руководства компании о ходе работ. Изначально диаграмма показывала лидирующих сотрудников и аутсайдеров, но вскоре была адаптирована для демонстрации этапов проектной работы.

Элементы диаграммы Ганта

Визуально диаграмма предельно проста – набор полос, наложенных на таблицу с отрезками времени. Это информативное и универсальное решение. С помощью такого графика можно быстро получить представление о работе над проектом любого масштаба.

Из чего состоит диаграмма Ганта

Структура диаграммы – горизонтальная полосчатая схема.

• По вертикали указаны задачи или исполнители, которые должны приступить к работе.
• По горизонтали распределено время, от часов до месяцев. Шаг шкалы зависит от специфики задач.
• Полосы (бары) показывают продолжительность каждого шага.

Если есть зависимости и взаимосвязи между задачами и рабочими этапами, они показаны стрелками.

Для чего нужна диаграмма Ганта

Несмотря на кажущуюся простоту диаграмма Ганта многофункциональна – она помогает узнать различные стороны работы над проектом. График нужен для следующих целей:

• Контролировать прогресс – полосы показывают, какие задачи выполнены, а какие пока в работе или не начаты.
• Планировать сроки – можно визуализировать этапы проекта.
• Координировать действия команды – каждый сотрудник, глядя на график, понимает свои задачи и сроки их выполнения.
• Выявлять перегрузки – можно увидеть, когда ресурсы распределены неравномерно.

Диаграмма помогает создать комплексное представление о проекте и разработать структурированный план для управления им. Помимо этого, такой инструмент полезен для оценки ситуации в режиме реального времени.

Примеры применения диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта полезна в различных сферах, где есть задачи, привязанные к определённым срокам. Ещё одно условие – взаимосвязь рабочих этапов. Покажем это на примере строительства дома. На графике можно показать следующие процессы:

• Получение разрешений – занимает 2 недели.
• Фундамент – занимает 3 недели, но срок начала зависит от разрешений.
• Возведение стен – потребуется 4 недели, но старт привязан к заливке фундамента.
• Кровля – нужно 2 недели, но начинается только после возведения стен.
• Отделка – потребуется 6 недель, при этом задача зависит от всех предыдущих этапов.

Как видите, весь рабочий процесс привязан к первому этапу – если с разрешениями возникла заминка, сроки всех последующих задач автоматически переносятся. Рисуя график с подобным проектом, можно заранее выделить цветом важные события, чтобы исполнители понимали приоритет ключевых задач. Помимо этого, сегментация по срокам помогает спланировать закупку материалов для каждого этапа работ.

Кому и в каких сферах пригодится диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – универсальный инструмент, который не получится привязать к какой-то конкретной отрасли. Построить такой график можно, если вы планируете сварить суп или вам нужно разработать мобильное приложение. Обратиться к этому инструменту для бизнеса можно в любом проекте, где этапы привязаны к срокам и есть их очерёдность, а также взаимосвязь.

Календарный график, показывающий продолжительность работ, применим не только к разным сферам, но и к разным должностям. Им может пользоваться руководитель, менеджер, инженер, разработчик, преподаватель или представитель любой другой профессии. Подходит диаграмма Ганта для личных бытовых задач.

Как построить диаграмму Ганта

Диаграмму Ганта можно сделать разными способами – разработано много специальных сервисов, но, если не хочется вникать в новый софт, подойдёт Excel. Также можно нарисовать график от руки.

Пошаговая инструкция по созданию диаграммы Ганта в Excel и Google Таблицах

Принципы, по которым можно построить диаграмму Ганта в таблицах Google или Excel, похожи. Для начала создайте шаблон с колонками, в которых указаны:

• Поручения для персонала.
• Даты старта каждого этапа.
• Сроки, в течение которых работа должна быть закончена.
• Даты окончания задач – их можно рассчитать по формуле «=Дата начала + Длительность».

Когда таблица создана, выделите все поля, кроме колонки со списком задач. Затем откройте меню, которое расположено на верхней панели. Выбор пунктов будет немного отличаться, но принцип един.

У вас получится базовая гистограмма с двумя полосками, которые показывают время старта работ и длительность этапа. Затем придётся потратить немного времени на настройку:

1. Уберите ряд «Дата начала», кликнув правой кнопкой по диаграмме, затем переходите по пунктам «Выбрать данные» и «Удалите ряд с датами начала».
2. Сделайте первую полосу невидимой. Для этого кликните по синим полосам, показывающим дату начала, и выберите пункты «Формат ряда данных» и «Заливка: "Нет заливки"».
3. Подпишите задачи. Щёлкните правой кнопкой по диаграмме и выберите пункт «Добавить подписи данных».
4. Настройте оси. Y – это задачи, и они должны быть в правильном порядке. Ось X – это даты.

После этого получите базовую диаграмму Ганта, которую можно применять для различных проектов. Если хотите показать взаимосвязь между задачами, добавьте стрелки вручную. Для этого нужно выбрать в меню пункт «Вставка» и перейти в раздел «Фигуры».

Использование специализированных онлайн-сервисов

Чтобы выстроить таблицу для контроля за проектами, можно воспользоваться профильными сервисами. Но, несмотря на то что они созданы для работы с диаграммами, такой софт не лишён минусов. К тому же некоторые зарубежные приложения не работают на территории РФ.

Как читать данные на диаграмме Ганта

Для начинающего пользователя диаграмма Ганта может показаться сложной – особенно если она показывает масштабный проект, где много этапов. Чтобы не запутаться, обращайте внимание на список задач и сопоставляйте его со шкалой времени.

Обязательно следите за продолжительностью разных этапов – это видно по длине полос. Не нужно игнорировать взаимозависимость задач, потому что некоторые из них можно выполнять параллельно, а где-то важна очерёдность. При необходимости укажите вехи – это ключевые события, например, согласование прототипа.

На графике нужно обязательно отмечать начало и конец задач. Это поможет понять, по каким делам есть отставание, – в этом случае полоса не дотягивает до текущей даты.

Учитывайте, что иногда используемый сервис может помочь прочитать график, но в другом случае придётся разбираться самостоятельно – это зависит от функционала софта.

Инструменты для работы с диаграммой Ганта

Многие программные инструменты условно подходят для работы с такими таблицами. Да, они адаптированы под анализ проектов, но их нельзя назвать идеальным софтом.

Microsoft Excel

Инструмент для тех, кто хорошо разбирается в специфике диаграмм Ганта – здесь нет никаких профильных подсказок. Доступны только средства, помогающие создать таблицу и отобразить бары на шкале. Поэтому легко допустить ошибку, если нет профильного опыта.

Google Таблицы

Ситуация аналогичная с Excel. Но плюс всё же есть – это облачный сервис, поэтому при необходимости можно проконсультироваться насчёт создания и анализа таблицы, отправив ссылку коллеге.

Другие приложения и онлайн-сервисы

Многие профильные сервисы сложны, не переведены на русский язык или вообще недоступны в нашей стране. Из российских разработок можно выделить Мегаплан – в списке инструментов, доступных пользователям CRM, есть диаграмма Ганта. Она синхронизирована с базой данных, поэтому процесс внедрения автоматизирован – вручную придётся корректировать отображающийся проект только при изменениях сроков и задач. В системе удобно назначать исполнителей и корректировать дедлайны, настраиваются напоминания. Инструмент реализован изящно и просто, поэтому с таблицей справится даже начинающий пользователь.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Сложно найти бизнес-инструмент, у которого нет минусов, и диаграмма Ганта – не исключение. У неё есть недостатки, которые ограничивают сценарии применения таких таблиц. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, чтобы сделать работу над проектом проще.

Советы по использованию диаграммы Ганта

1. Обновляйте диаграмму при изменении сроков.

2. Разбивайте большие задачи на подзадачи.

3. Масштабируйте временную шкалу на больших проектах – указывайте не дни и недели, а месяцы.

4. Выбирайте ответственных за каждую задачу, если позволяет софт.

5. Задачи с множеством зависимостей критически важны, поэтому уделите им повышенное внимание.

6. Учитывайте зависимости – нельзя начать некоторые задачи, не пройдя подготовку к ней.

7. Используйте цвета для разных типов задач.

Преимущества

График, отображающий список задач и шкалу времени, стал популярен не просто так – уже более века диаграмма Ганта считается одним из самых востребованных методов проектного менеджмента. И причин для этого несколько:

• Наглядно показывает сроки и исполнителей задач.
• Подходит для проектов любого масштаба.
• Демонстрирует взаимосвязи задач.
• Помогает избежать накладок в расписании.
• Прост для восприятия.
• Оптимизирует ресурсы – сразу видно большую нагрузку и простои.

С помощью таких таблиц удобно контролировать рабочий процесс, а при необходимости добавлять новые задачи – на графике сразу видны «окна» для них.

Недостатки

Без минусов тоже не обошлось.

• Таблица требует постоянного внимания и обновления.
• Она слабо применима для проектов с гибкой организацией работ, например по принципу Agile.
• Сложна при большом объёме задач.
• Не подходит для управления рабочим процессом – инструмент предназначен для планирования и оценки динамики.
• Не учитывает форс-мажорные задержки сроков, а только фиксирует их.

Но даже с учётом недостатков можно использовать такие графики не как основной способ контроля, а как вспомогательный, и получать от этого пользу.

Альтернативы диаграмме Ганта

У любого успешного метода всегда найдётся альтернатива, и этот случай не исключение. В зависимости от типа задач, методологии и стиля работы команды могут быть полезны другие подходы:

• Канбан-доска эффективна для гибких проектов и задач, у которых нет строгих сроков.
• Метод критического пути, наоборот, будет полезен, когда есть жёсткое ограничение по времени, а сам проект сложный.
• Временные шкалы можно применять для личных целей и простых проектов.
• Скрам-доски подойдут при гибком планировании.

Важно понимать, что любой инструмент для проектной работы нельзя назвать универсальным, то есть подходящим для всех ситуаций. Прежде всего нужно ориентироваться на специфику задач и принципы работы. Одни группы ценят возможность быть гибкими, а в других коллективах в приоритете стоит соблюдение сроков. И средства для контроля за проектной работой будут отличаться.

Как внедрить диаграмму Ганта в команде

Чтобы внедрение не вызвало сложностей, мы составили краткий чек-лист с основными этапами.

1. Выберите инструмент – лучше начать с простого.
2. Подготовьте данные: обязательно определите задачи, сроки и ответственных за результат.
3. Научите коллектив читать и обновлять график.
4. Запустите пилотный проект.
5. Назначьте ответственного за актуализацию данных – желательно, чтобы этим занимался один человек, иначе можно запутаться.

Когда все этапы по внедрению позади, интегрируйте этот метод контроля с текущими бизнес-процессами – если используете софт, настройте программу. И не забывайте регулярно обращаться к графику во время планёрок, иначе она не станет неотъемлемой частью работы.

Заключение

Диаграмма Ганта – эффективный способ визуального планирования, который превращает хаос из задач и сроков в чёткую стратегию работы над проектом. У метода есть и другие полезные эффекты:

• Показывает зависимости, без которых 80% задержек остаются незамеченными до последнего момента.
• Экономит время — вместо долгих объяснений достаточно показать обновлённый график с актуальными данными.
• Задаёт направление — от исполнителя до топ-менеджмента все говорят на одном языке сроков и приоритетов.

Да, таблица не гарантирует, что проект не свернёт с верного пути, но существенно снижает вероятность этого. И чтобы эффективно использовать такой метод работы, желательно выбрать оптимальный сервис. Мегаплан отлично подходит для планирования проектных работ и последующего контроля над выполнением задач. Убедитесь сами, воспользовавшись двухнедельным тестовым периодом.