Матрица Эйзенхауэра: полное руководство по применению

Эффективное управление временем невозможно без матрицы приоритетов. Её ещё называют матрицей Эйзенхауэра – этот способ оценки дел полезен не только в бизнесе, но и в учёбе и даже в личной жизни. Вы сможете рационально распределять ресурсы, разделяя предстоящие дела по категориям.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Если вам интересно, что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять на практике, – эта статья для вас. Прежде чем перейти к описанию эффективного инструмента, стоит подробнее рассказать о его структуре.

История создания матрицы Эйзенхауэра

Создание матрицы приписывают одному из президентов США, который прославился высокой продуктивностью, – Дуайту Эйзенхауэру. Но к её современному внешнему виду он не имеет никакого отношения. В основу матрицы лёг только его рабочий принцип, согласно которому срочные дела не бывают важными, а важные – срочными. Это правило выстраивания приоритетов до сих пор применяется для распределения дел по категориям. Создал инструмент Стивен Кови, но назвал его в честь Эйзенхауэра.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Система приоритетов проста: это 4 сегмента, предназначенные для распределения предстоящих дел. Каждую задачу нужно отнести к конкретной категории, чтобы понять, когда приступить к работе над ней.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра

Такой подход помогает фокусироваться на важных делах – благодаря этому не приходится тратить внимание на второстепенные задачи. Кроме того, матрица Эйзенхауэра может быть полезна и для других целей:

• Избежать прокрастинации.
• Научиться расставлять приоритеты.
• Не тратить время на задачи, которые можно делегировать.

Эта система облегчает планирование дел, показывая, куда нужно направить свои усилия. Её можно назвать одним из самых эффективных инструментов тайм-менеджмента и действенным способом стать продуктивнее.

Сегменты матрицы Эйзенхауэра

Структура проста – есть всего 4 сегмента, предназначенных для задач, которые предстоит выполнить. И по этим областям нужно распределять дела в зависимости от их приоритетности.

Сегмент A: Важно и срочно

Дела, требующие немедленного вмешательства – «горящий» дедлайн, визит к врачу или форс-мажор, который способен повлиять на достижение цели. Сегмент называют кризисным, потому что игнорирование задач из него может привести к негативным последствиям.

Сегмент B: Важно, но не срочно

Сегмент, ориентированный на планирование. Сюда входят долгосрочные цели, профилактика проблем и дела, относящиеся к саморазвитию. Это задачи, которые нельзя игнорировать – если упустить возможность сделать их своевременно, они мигрируют в сегмент А, спровоцировав экстренную ситуацию.

Из-за того, что эти ситуации не срочные, к работе над ними получится приступить после тщательного обдумывания. Проявив конструктивный подход, можно выполнить их с максимальной пользой.

Сегмент C: Срочно, но не важно

Задачи, подразумевающие делегирование. Это могут быть звонки и встречи, которые нельзя назвать принципиально важными — так называемая зона суеты. На такую работу времени уйдёт много, но отдача будет минимальной.

В сегменте С есть ловушка. Наш мозг все срочные дела воспринимает как важные. Поэтому по ошибке можно их отнести к сегменту А. Нужно быть осторожным. Эти задачи создают иллюзию занятости, а по факту лишь отвлекают от важных дел.

Сегмент D: Не важно и не срочно

Сюда относятся задачи, пожирающие ваше время. Избавьтесь от них или минимизируйте усилия на их выполнение – они не способствуют достижению целей. Но иногда в список таких дел входят самые любимые занятия, поэтому отказаться от них бывает сложно. К тому же многие предпочитают начинать рабочий день с самых простых дел, чтобы «раскачаться», из-за чего теряют время. В идеале этот сегмент должен быть пустым.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Чтобы система расстановки приоритетов работала, ей нужно правильно пользоваться. Важно объективно оценивать массив предстоящих дел и не концентрироваться на том, что не принесёт пользы.

Расстановка приоритетов

Приоритеты – основа распределения дел по матрице Эйзенхауэра. Нужно из общего потока вычленить только важные задачи, которые помогут добиться поставленных целей. Затем останется лишь распределить их между категориями А и В.

Планирование дел

Строить планы с помощью такой системы просто. В сегменте А размещены срочные дела, а в сегменте В – задачи, которые также требуют внимания, но без спешки. Идеальный расклад дня подразумевает равное сочетание работы над обеими категориями.

Делегирование задач

На бумаге делегирование выглядит просто и прекрасно, когда вы президент США с когортой помощников. Но далеко не у каждого есть ассистент, которому можно поручить работу над задачами из сегмента С. Поэтому, если рассчитывать не на кого, выполняйте их быстро и без перфекционизма. Помните, что работа над этими задачами отнимает время, которое можно уделить чему-то более важному.

Диагностика продуктивности

Если принципы системы понятны, как и содержание сегментов, то как убедиться в том, что работа действительно продуктивна? День за днём задачи распределяются по сегментам, а результатов нет – как и раньше крутишься как белка в колесе. Что не так?

Недостаточно распределять задачи по сегментам. Нужно правильно оценивать ситуацию с загрузкой после рабочего дня. В идеале дела должны оставаться только в сегменте В. Любая другая картина будет сигнализировать, что у вас есть сложности с системой приоритетов.

Как заполнять матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это не просто список дел, которые предстоит выполнить. Поэтому нужно полноценно использовать инструмент для расстановки приоритетов и заполнять таблицу правильно. Если делать это регулярно и без ошибок, это даст положительный эффект:

• Снизит уровень рабочего стресса.
• Даст вам возможность уделять время вещам, которые действительно важны.
• Поможет перестать прокрастинировать, попусту расходуя ресурсы.

Не нужно думать, что внедрение такой системы расстановки приоритетов высосет радость из жизни, превратив вас в бездушного робота, нацеленного на результат. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно спланировать и отдых – главное, не доводить до ситуации, когда соответствующий пункт появится в сегменте А.

Определение важности задачи

У тех, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, чаще всего возникают сложности с приоритезацией. Нужно понимать: важно не всё, что относится к срочным задачам. Это принцип распределения дел между сегментами А и В.

Определение срочности задачи

Оценивая срочность дел, не стоит путать критерии сегментов А и С. Кризисные ситуации, как и задачи со строгим дедлайном, – это срочно. Но если есть возможность перенести срочное дело, значит, оно не такое уж важное. Это прямой путь в сегмент С.

Алгоритм сортировки задач

Выставляя приоритеты, придерживайтесь несложной стратегии. Достаточно задать всего два вопроса: «Это важно?» и «Это срочно?» Ответы покажут, в какой сегмент направить задачу.

Можно задавать вспомогательные вопросы, если сразу непонятно, куда отнести задачу. И для каждого сектора вопрос свой:

• A – Будут негативные последствия, если сейчас я займусь чем-то другим?
• B – Это поможет мне в долгосрочной перспективе?
• C – Это дело действительно требует моего участия?
• D – Можно это проигнорировать?

Сортируйте задачи регулярно, не реже раза в неделю. В результате список задач в матрице Эйзенхауэра всегда будет актуальным.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра

Этот метод не раз доказал свою эффективность – иначе он не вошёл бы в учебники как образец распределения приоритетов. Но у него есть сильные и слабые стороны.

Достоинства метода

К преимуществам этой системы можно отнести следующие доводы:

• наглядность;
• универсальность – подходит и для работы, и для повседневных дел;
• упорядоченность.

Этот метод учит отделять срочное от важного, а также избавляет от хаоса в делах. Это эффективный антистресс для тех, кто устал работать в постоянном режиме аврала.

Недостатки метода

Не все люди способны правильно расставить приоритеты, поэтому матрица Эйзенхауэра им не подойдёт. Этот подход не учитывает спонтанность – он основан на порядке. Поэтому творческие люди, которым важны порывы вдохновения, не смогут извлечь максимум выгоды из такой таблицы. Есть и другие минусы метода:

• Не учитывает энергозатратность при работе над задачами.
• Оставляет отдых за скобками – его нужно планировать отдельно, иначе можно столкнуться с выгоранием.
• Не решает проблему делегирования – иногда проще сделать самому, чем объяснять, как сделать задачу.

Ещё одна слабая черта – нет страховки от перегруза в сегменте А. Если не уделять внимание делам из сегмента В, они скоро станут критически важными. В результате начнётся очередной «пожарный режим» на работе.

Где создать матрицу Эйзенхауэра: обзор инструментов

Прелесть метода в простоте – это касается не только структуры, но и инструментов, которые вам потребуются. Если не хочется осваивать новый софт, обойдитесь ручкой и бумагой. Но помните, что программные методы упрощают расстановку приоритетов и их соблюдение.

Для ведения матрицы Эйзенхауэра можно использовать:

• Exce;
• мобильные приложения: Todoist, MyEffectiveness, Wonderlist;
• Программы для ПК и облачные сервисы; Notion, Shtab, Evernote.

Доступна матрица Эйзенхауэра и пользователям Мегаплана.В CRM она реализована наряду с другими инструментами для бизнеса, такими как диаграмма Ганта и канбан-доска. Здесь удобно распределять задачи, а если возникла необходимость делегировать, сделать это можно парой кликов мышью. Таблица взаимосвязана с планировщиком и календарём. Поэтому строить планы, назначая дела на определённый день – система напомнит о том, что нужно выполнить. Можно указывать приоритет, чтобы случайно не пропустить важную задачу.

Пример использования матрицы Эйзенхауэра

Приоритеты важны не только в работе, но и при планировании личных дел. Поэтому примеров использования Матрицы можно привести много, от разработки приложения до анализа семейной жизни. Например, так выглядит матрица Эйзенхауэра для менеджера проектов.

При этом никто не говорит, что дела из сегмента D не имеют ценности. Однако к рабочим обязанностям они не относятся. И если расставить приоритеты для личного времени, у них есть все шансы «переехать» в другой сегмент.

Заключение и рекомендации

Расставлять приоритеты важно и полезно, но стоит помнить, что матрица Эйзенхауэра эффективна, если:

• Регулярно пересматривать список дел и актуализировать приоритеты.
• Использовать таблицу в комплексе с другими методиками, например, «Помидорро». Распределение времени будет более эффективным.
• Взвешенно подходить к оценке приоритетов дел, не путая срочные и важные задачи.

Не забывайте об оптимизации. Ищите способы уменьшить количество задач и фиксируйте конкретное время в расписании. Если собираетесь делегировать какие-то дела, у вас должен быть под рукой список людей, которым можно передать задачу. Иногда уместно использовать автоматизацию, особенно если заходит речь о рутине. Задействуйте CRM или другое программное обеспечение для бизнеса – они помогут сделать ежедневную работу более технологичной. Если не можете обойтись без прокрастинации, установите жёсткие ограничения, например, листайте новостную ленту не более получаса в день.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие ошибки самые частые при использовании матрицы Эйзенхауэра?

Люди путают срочность и важность, забывают про важную роль сегмента В, пренебрегают делегированием. Также не нужно считать эту систему единоразовым инструментом – лучше перевести её в разряд постоянных привычек.

Почему сегмент В самый главный?

В нём расположены задачи, предотвращающие кризисы. Они обеспечивают основу долгосрочного успеха, поэтому важно уделять повышенное внимание именно этим задачам.

Как избежать перегрузки в сегменте А?

Это относительно просто. Стройте рабочие планы заранее и следите, чтобы важные задачи не становились срочными. Оценивайте ситуацию с холодной головой, не поддаваясь влиянию ложных авралов. Всегда оставляйте небольшой зазор времени, чтобы иметь ресурс на выполнение непредвиденных задач.