Как организовать планирование работы сотрудников в компании

Планирование работы сотрудников в любой организации имеет критическое значение — если не внедрить в культуру компании этот важный ритуал, результативность работы может оказаться заметно ниже. Предварительно составленные планы нужны чтобы придать каждому рабочему дню больше осмысленности. Не стоит полагать, что сотрудник, который не планирует свои дела — по умолчанию прокрастинатор и саботирует выполнение обязанностей. Но отсутствие планирования приводит к тому, что люди начинают чаще переключаться между задачами, неправильно расставляют приоритеты и хуже показывают свою эффективность на длинной дистанции.

Планирование и контроль работы сотрудников — две стороны одной медали. Составленный план дает возможность оценить степень его выполнения. Соответственно, контроль становится проще и эффективнее.

Планирование работы сотрудников отдела издавна ведется с помощью классических методов — либо блокнот и ручка, либо файл Excel. Но если для личного контроля эти способы подходят, то скорость сторонней оценки они существенно затрудняют из-за разницы в стандартах оформления, потому что у каждого человека своя система учета. Для повышения эффективности лучше применять какой-либо единый метод. В этом поможет программа для планирования работы сотрудников.

Как CRM помогает планировать

В плане организации рабочей дисциплины у CRM есть важное преимущество — возможность планирования графика работы сотрудников. Например, в Мегаплане есть удобная опция — показ занятости персонала. Назначая задачу на конкретному исполнителю, можно сразу увидеть, свободен ли он или у него запланирован отпуск или отгул. То же самое касается планирования совещаний — благодаря этой функции заранее видно сотрудников, которые не смогут присутствовать на собрании.

Если говорить о личных планах, то и здесь CRM придет на помощь. Каждый сотрудник компании может с помощью встроенного планировщика вести учет предстоящих и выполненных дел. При этом CRM заранее напомнит о том, что запланирован звонок или деловая встреча.

Используя CRM, компании из различных сфер бизнеса получают полностью автоматизированного помощника, который ежедневно борется с проявлениями человеческого фактора — программа не дает забывать про задачи, исключает срыв запланированных сроков. Кроме того, подобное ПО избавляет от рутины — с помощью него можно легко выполнять простые рабочие дела, вплоть до заполнения документов, составления отчетов или отправки писем.

Планирование с помощью CRM

Типичные недостатки планирования личной работы сотрудников проявляются в том, что персонал игнорирует необходимость регулярно фиксировать дела . Из-за этого весь смысл планирования сводится к нулю. Главное правило — записывать каждую поставленную задачу в планировщик. И неважно, как она была поставлена — по телефону, в личной беседе, через электронную почту или мессенджер. В CRM можно фиксировать каждое дело.

Еще одна стандартная ошибка, касающаяся планирования — ошибочный прогноз по срокам выполнения работы Результаты одного эксперимента это подтверждают.

В ходе исследования у 37 студентов спросили, сколько времени потребуется для завершения работы над дипломом. Средняя оценка требуемого времени составила 33,9 дня. На практике же работа заняла 55,5 дня. Правильную оценку смогли дать только 30% студентов.

Указывайте сроки

Когда вы составляете личный план на день или другой отрезок времени, полезно прогнозировать время выполнения каждой задачи. Особенно если речь идет не об отдельных телефонных звонках — продолжительность разговора спланировать сложно. Когда каждая рабочая задача занимает от получаса, то это время обязательно нужно учитывать, чтобы равномерно распределять дела между днями. Это помогает повысить продуктивность и избежать авралов. То же самое касается задач, которые начальство ставит сотрудникам — всегда нужно прописывать дедлайн.

Расставляйте приоритеты

Почти в каждой CRM, в том числе и в Мегаплане, есть возможность указать приоритетные задачи. В этом случае исполнитель будет понимать, что какое-то дело нужно выполнить как можно скорее. Это помогает правильно спланировать рабочий день.

Применяя CRM для планирования рабочего дня, можно существенно повысить личную эффективность. Программа становится помощником, который обеспечивает соблюдение принципов тайм-менеджмента.

Оповещайте о выполнении задачи

Сотрудник может сообщить об этом либо изменив статус задачи, либо в личном сообщении. Очень важно доносить до аудитора или непосредственного начальника информацию о том, что поручение выполнено. Если для этого используется смена статуса, то CRM может автоматически посчитать время, которое ушло на работу по задаче. И эти данные потом пригодятся для отчета. А именно эту часть рутины программа берет на себя. Это касается и ежедневных отчетов, и сводок за длительные периоды времени.

Чем чревато отсутствие планирования и контроля в организации

Как ни странно, не все компании внедряют обязательное планирование дел, несмотря на то, что игнорирование этой рекомендации негативно сказывается на эффективности. Со временем в таких организациях могут возникать следующие нежелательные последствия:

• Полная потеря контроля над рабочими процессами, происходящими в коллективе.
• Рост прокрастинации — когда нет контроля, некоторые работники больше времени проводят на различных сайтах и перекурах.
• Снижение трудовой дисциплины — начинается все с задержек на обеде, а заканчивается произвольным пребыванием на рабочем месте.

Всего этого можно избежать, если внедрять планирование и контроль как обязательные этапы рабочего процесса. И контролировать сотрудников можно по-разному.

С помощью CRM можно организовать не только планирование, но и контроль над выполнением задач. Программа поможет на разных этапах работы над проектом получать объективные сведения о том, как продвигаются дела.

Чем полезен Мегаплан в планировании

Как показывает статистика, один из самых популярных модулей в Мегаплане — планировщик. И это подтверждает тот факт, что многие наши клиенты активно используют CRM именно для планирования своей работы. Отдельный плюс — интеграция календаря в Мегаплане с аналогичным приложением от Google. Благодаря этому записи, сделанные на одной платформе, автоматически дублируются на второй. И это очень удобно.

В планировщике каждый день разбит по часам. Благодаря этому можно детально расписать свой рабочий график, даже если у вас много задач. Когда среди них есть регулярные — можете поставить их на повтор по определенным дням. Также в CRM можно получать уведомления и выбрать канал, в котором вы будете их получать:

• Приложение на смартфоне
• Электронная почта
• Информер

Информер — это удобный инструмент, который показывает все уведомления в CRM. Это может быть упоминание сотрудника в комментариях по задаче, напоминания о приближающемся дедлайне, запланированных делах.

Все задачи при желании можно отсортировать по различным категориям, а также поставить отметку о повышенном приоритете. В дальнейшем можно одним кликом мыши сделать сортировку запланированных дел.

Казалось бы, очень простое и привычное решение, но очень полезное на практике. Секрет в регулярном использовании — нужно заносить в планировщик каждое дело или задачу. Так вы сможете за пару минут понять, свободна ли у вас следующая среда, или чем нужно заняться через две недели. И такая ясность в рабочих планах очень упрощает жизнь.

Вопросы и ответы

Уведомления в Мегаплане приходят через один канал или их можно дублировать?

Вы можете выбрать любые каналы для оповещений и при желании их сочетать. Тогда все уведомления будут приходить в браузере, на почту и в приложении примерно в одно время.

Если я использую сортировку дел по важности, уведомления будут только о самых приоритетных делах или о всех?

Здесь все зависит от настроек. Выбор уведомления о запланированном деле делает сам пользователь.

Можно ли через Мегаплан посмотреть статистику по просроченным делам, которые были запланированы?

Да, это можно сделать. При необходимости такие данные можно получить по каждому сотруднику компании, если задача была поставлена через CRM.