Преимущества программ для контроля за исполнением поручений

Программа контроля исполнения поручений незаменима при реализации масштабных проектов и повседневных задач. Большая часть таких программных продуктов не имеет акцента на использование в конкретной отрасли, поэтому это универсальные решения, которые могут использоваться в любом направлении, от строительства и производственной деятельности до сферы услуг. Внедрение такого ПО оптимизирует контроль исполнения поручений — программы показывают выполнение задач в режиме реального времени.

Компания Aberdeen Strategy & Research провела исследование о том, насколько эффективны В2В-компании и от чего зависят их успехи. После анализа показателей различных торговых организаций, выяснилось, что 81% наиболее успешных компаний последовательно используют в работе CRM или другую систему учета.

В большинстве случае в подобных программных продуктах присутствуют следующие инструменты, помогающие ставить задачи и отслеживать их выполнение:

• Планировщик. Во многих программах он синхронизируется с Google-календарем, что помогает проверять список дел даже со смартфона или другого компьютера, подключенного к тому же аккаунту. Кроме того, этот инструмент показывает загрузку персонала, что помогает равномерно распределять задачи.
• Система уведомлений. Благодаря оповещениям не приходится тратить время на звонок или отправку сообщения о поставленной задаче — исполнитель получает уведомление на компьютер, электронную почту или мобильный телефон.
• Набор статусов. Благодаря такому разграничению задач всегда видно, какие из поручений взяты в работу, а какие еще ждут своей очереди.
• Диаграмма Ганта. Это решение помогает отслеживать ход работ даже по сложному и многоэтапному проекту, а также планировать дальнейшие действия. Каждая задача показана визуально.

Когда требуется обеспечить контроль исполнения поручений и оформления документов, программа полезна не только для руководителей, но и для рядовых сотрудников. С ее помощью персонал всегда знает, какие задачи предстоит выполнить, а также видит наиболее приоритетные дела. Это помогает повысить продуктивность работы: исполнители не теряют времени в ожидании поручения. Кроме того, снижается влияние человеческого фактора, когда руководитель забыл сообщить о задаче, которую нужно выполнить.

Отдельным плюсом является прозрачность — в списке поручений всегда видно кто поставил задачу, когда она принята к исполнению, вносил ли кто-либо в нее изменения. Но это не предел. Так, к примеру, в Мегаплане видно, какие сотрудники увидели не только задачу, но и комментарий к ней. Благодаря этому исполнитель не сможет оправдать срыв дедлайна тем, что был не в курсе, — программа покажет даже время просмотра.

Как ПО для контроля поручений экономит время

Когда в компании внедрена программа для контроля исполнения поручений, в большинстве случаев это приводит к положительным последствиям — к экономии времени. Такой эффект происходит благодаря шаблонам. Они полезны и при постановке однообразных задач, и при заполнении документов — не приходится повторно выполнять одни и те же действия.

Эффективность диаграммы Ганта подтверждают данные от Microsoft — этот метод проектного контроля входит в пятерку наиболее востребованных решений для профильного ПО. Применение диаграмм помогает избежать существенного расширения границ проектов, которое негативно влияет на соблюдение сроков. Так, опрос проектных руководителей показал, что за 2020 год расширение границ наблюдалось в 52% случаев. Из-за этого возникали сложности с контролем сроков, бюджетов и ресурсов.

Внедренная в организации программа для контроля исполнения поручений позволяет снизить количество планерок и совещаний, которые зачастую приводят к потерям времени. Кроме того, за счет удобного интерфейса она помогает с легкостью контролировать даже большой объем задач.

Экономия времени происходит и за счет автоматизации ряда процессов. Это отправка уведомлений и составление отчетов. Помогает в этом и уже упомянутая диаграмма Ганта, которая наглядно показывает затраты времени на каждую из поставленных задач — это помогает оптимизировать сроки.

Какую программу выбрать для контроля за исполнением задач

Многим пользователям интересна какая-либо бесплатная программа для контроля исполнения поручений — такие варианты снижают расходы на ПО. Но важно понимать, что у такого софта могут быть недостатки.

Поэтому бесплатные программные продукты оправдывают свое использование только в случаях, когда речь идет об очень небольшом бизнесе или ПО устанавливается как прикладной софт для выполнения какой-либо одной задачи. В более крупных компаниях внедрение таких решений может привести к снижению качества выполнения поручений или срыву сроков.

Выбирая Мегаплан, вы получаете современный программный продукт, ориентированный на использование в организациях различного масштаба, от малого бизнеса до крупных холдингов. Это ПО, ориентированное на удобную постановку и контроль за выполнением задач даже в масштабных проектах. Простой интерфейс способствует быстрому внедрению: он понятен даже пользователям, которые ранее не сталкивались с такими программами.

С помощью Мегаплана можно:

• ставить задачи и отслеживать сроки выполнения;
• распределять поручения между исполнителями, руководствуясь их загруженностью;
• делегировать задачи для оптимизации рабочего времени;
• разграничивать доступ к данным, чтобы у каждого сотрудника было свое рабочее поле;
• контролировать продуктивность персонала;
• планировать личные и рабочие дела;
• проводить совещание по видео;
• автоматически формировать отчеты.

К преимуществам Мегаплана можно отнести и бесплатный тестовый период, который предоставляется пользователям на две недели. За это время можно попрактиковаться в контроле задач, которые выполняют сотрудники компании. Кроме того, можно упростить внедрение ПО, воспользовавшись помощью учебного центра Мегаплана, — это обеспечит быструю адаптацию персонала к новой программе.

Вопросы и ответы

Можно ли пользоваться программой и на компьютере, и на смартфоне?

Такая возможность зависит от разработчика. Так, пользователям Мегаплана доступно мобильное приложение, с помощью которого можно контролировать работу в компании, находясь вдали от компьютера.

Насколько сильно нужно менять техническую базу, чтобы внедрить такую программу?

Если выбрана облачная версия Мегаплана, никакой модернизации технической базы не потребуется. Все данные в этом случае хранятся на серверах разработчика. Не стоит волноваться за конфиденциальность — они надежно защищены.

Как происходит выполнение задачи, когда в работе задействованы разные отделы?

Никаких дополнительных действий предпринимать не придется — задача при смене статуса автоматически будет направлена по цепочке, если заранее определен такой сценарий. Это решение помогает снизить потери времени при выполнении задач, включенных в проект.

Может заинтересовать:

• что такое CRM система
• цена CRM системы
• внедрение CRM системы